План урока "Нормы и требования к размещению реквизитов документов"

План урока

Дата 19.11.2019 г. Курс 3 Группа 1753

ФИО преподавателя Стяжкина Оксана Ивановна

Дисциплина «Документационное обеспечение управления»

Тема раздела Тема 2.1.5. Нормы и требования к размещению реквизитов документов

Тип занятия закрепление пройденного и изучение нового учебного материала

Вид занятия комбинированный урок

Цели урока:

А) обучающая

Формирование знаний нормативно-методических материалов,

регламентирующих работу с документами;

Б) развивающая

Развитие у студентов навыков в составлении документации;

В) воспитательная

Воспитание у студентов чувства ответственности при составлении

документации.

Методы обучения: словесные, объяснительные

Средства обучения: - учебные наглядные пособия:

1. Федеральный закон "О стандартизации в Российской Федерации" от 29.06.2015 N 162-ФЗ

2. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов

по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная

документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от

08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018).

3. Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по

информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная

документация. Требования к оформлению документов»

4. Приказ Росстандарта от 25.05.2017 N 435-ст «О внесении изменений в приказ Федерального

агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст "Об

утверждении национального стандарта Российской Федерации»

Формы организации процесса обучения: фронтальная, индивидуальная

Межпредметная связь: право, делопроизводство.

Литература:

1. Басаков, М.И. Документационное обеспечение управления (с основами

архивоведения).: учебное пособие / Басаков М.И. — Москва: КноРус, 2020. — 216 с. — (СПО).

2. Документационное обеспечение управления: учебник / Быкова Т.А., под ред. и др. —

Москва: КноРус, 2020. — 266 с. — (СПО).

3. Соколова, О.Н. Документационное обеспечение управления в организации.: учебное

пособие / Соколова О.Н., Акимочкина Т.А. — Москва: КноРус, 2019. — 156 с. — (для

бакалавров).

Общие компетенции:

ОК 1. Понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять к

ней устойчивый интерес.

ОК 2. Анализировать социально-экономические и политические проблемы и процессы,

использовать методы гуманитарно-социологических наук в различных видах

профессиональной и социальной деятельности.

ОК 3. Организовывать свою собственную деятельность, определять методы и способы

выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество.

ОК 4. Решать проблемы, оценивать риски и принимать решения в нестандартных ситуациях.

ОК 5. Осуществлять поиск, анализ и оценку информации, необходимой для постановки и

решения профессиональных задач, профессионального и личностного развития.

ОК 6. Работать в коллективе и команде, обеспечивать ее сплочение, эффективно общаться с

коллегами, руководством, потребителями.

ОК 7. Самостоятельно определять задачи профессионального и личностного развития,

заниматься самообразованием, осознанно планировать повышение квалификации.

ОК 8. Ставить цели, мотивировать деятельность подчиненных, организовывать и

контролировать их работу с принятием на себя ответственности за результат выполнения

заданий.

ОК 9. Быть готовым к смене технологий в профессиональной деятельности.

ОК 10. Осознавать и принимать ответственность за экологические последствия

профессиональной деятельности, соблюдать регламенты по экологической безопасности и

принципы рационального природопользования, выбирать способы повышения экологической

безопасности профессиональной деятельности организации.

ОК 11. Использовать принципы социального партнерства в регулировании социально-

трудовых отношений в подразделении, организации.

ОК 12. Использовать результаты научных исследований в профессиональной деятельности,

участвовать в проведении и организации научных исследований под руководством, проводить

и организовывать локальные научные исследования в области профессиональной

деятельности.

ОК 13. Соблюдать правила техники безопасности, нести ответственность за организацию

мероприятий по обеспечению безопасности труда.

Умения:

У1 - оформлять документацию в соответствии с нормативной базой, в том числе используя

информационные технологии;

У2 - осуществлять автоматизацию обработки документов;

У3 - унифицировать системы документации;

У4 - осуществлять хранение и поиск документов;

У5 - осуществлять автоматизацию обработки документов;

У6 - использовать телекоммуникационные технологии в электронном документообороте;

Знания:

З1 - понятие, цели, задачи и принципы делопроизводства;

З2 - основные понятия документационного обеспечения управления;

З3 - системы документационного обеспечения управления;

З4 - классификацию документов;

З5 - требования к составлению и оформлению документов;

З6 - организацию документооборота: прием, обработку, регистрацию, контроль, хранение

документов, номенклатуру дел

Организация и ход урока

(тип – комбинированный урок)

1. Организационная часть (5 мин.):

a. выявление отсутствующих студентов;

b. организация внимания и готовности студентов к уроку;

c. сообщение темы и целевая установка на урок.

2. Изложение материала урока (20мин.)

3. Заслушивание докладов (20 мин.)

4. Практическая работа: «Составление приказа» (20 мин.).

5. Заключительный контроль – выполнение тестовых заданий – 20 мин.

6. Подведение итогов занятия и выдача задания на дом – 5мин.

Конспект занятия: «Нормы и требования к размещению реквизитов документов»

1. Повторение пройденного материала:

НПА:

1. Федеральный закон "О стандартизации в Российской Федерации" от 29.06.2015 N 162-ФЗ

2. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов

по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная

документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от

08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018).

3. Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по

информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная

документация. Требования к оформлению документов»

4. Приказ Росстандарта от 25.05.2017 N 435-ст «О внесении изменений в приказ Федерального

агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст "Об

утверждении национального стандарта Российской Федерации»

Реквизиты документов - это обязательные, утвержденные на уровне государственных,

отраслевых или корпоративных стандартов элементы визуального оформления различных

источников информации, представленных, как правило, в печатном, бумажном виде.

При подготовке и оформлении документов используют реквизиты:

01 - герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской

Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

02 - эмблема;

03 - товарный знак (знак обслуживания);

04 - код формы документа;

05 - наименование организации - автора документа;

06 - наименование структурного подразделения - автора документа;

07 - наименование должности лица - автора документа;

08 - справочные данные об организации;

09 - наименование вида документа;

10 - дата документа;

11 - регистрационный номер документа;

12 - ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

13 - место составления (издания) документа;

14 - гриф ограничения доступа к документу;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - заголовок к тексту;

18 - текст документа;

19 - отметка о приложении;

20 - гриф согласования документа;

21 - виза;

22 - подпись;

23 - отметка об электронной подписи;

24 - печать;

25 - отметка об исполнителе;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка о поступлении документа;

28 - резолюция;

29 - отметка о контроле;

30 - отметка о направлении документа в дело.

1. Система организационной документации.

2. Система распорядительной документации.

3. Система информационно-справочной документации.

Система организационной документации.

Одна из управленческих функций, реализуемых в деятельности предприятий - это функция

организации системы и процессов управления.

Организационная деятельность предприятия выражается в разработке и утверждении

комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения,

устанавливающие статус предприятия, его компетенцию, структуру, штатную численность и

другие аспекты.

Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему

законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы,

положения, инструкции, штатное расписание и др. Все эти документы образуют группу

организационных документов.

Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих

структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и

ответственность руководства предприятия. Организационно-правовые документы содержат

положения обязательные для исполнения и являются правовой основой деятельности

предприятия.

Виды организационных документов:

Устав предприятия - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их

взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере

государственной или хозяйственной деятельности.

Устав - это сложный документ, структура и содержание которого определяются самими

разработчиками. Устав входит в состав унифицированной системы организационно-

распорядительной документации и имеет установленную структуру текста.

Требования к составлению устава даны в Гражданском Кодексе РФ ч.1.

Устав должен содержать следующие реквизиты:

• Наименование организации;

• Наименование вида документа;

• Дата документа;

• Место составления или издания документа;

• Гриф утверждения документа;

• Текст устава;

• Подпись лица, утверждающего документ.

Положение - это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности,

права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных

подразделений. (Например, Общее положение о министерствах, Положение о бухгалтерском

учете и т.д.) Положения также входят в состав унифицированной системы и имеют

установленную структуру текста.

Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе

руководителей структурных подразделений.

Подписывает положение руководитель структурного подразделения, согласовывается с

юридическим отделом, утверждается руководителем предприятия.

Положение оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты:

• Наименование организации;

• Наименование структурного подразделения;

• Наименование вида документа;

• Дата;

• Гриф утверждения документа.

Положение является сложным документом. Структура и содержание Положения

определяются, как правило, организацией-разработчиком.

Текст Положения включает следующие разделы:

• общие положения.

• основные задачи.

• функции.

• права.

• организация работы.

Инструкция - правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил,

регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные стороны

деятельности учреждений, организаций, должностных лиц. Заголовок инструкции должен

содержать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования.

(Например, Инструкция по делопроизводству). Инструкция является документом постоянного

или длительного действия (до замены новой).

Текст инструкции носит указующий характер и содержит распорядительные слова: ДОЛЖЕН,

СЛЕДУЕТ, НЕОБХОДИМО, и т.д.

Инструкция содержит следующие реквизиты:

• наименование организации;

• наименование вида документа;

• дата;

• место издания;

• заголовок к тексту;

• гриф утверждения;

• текст;

• подпись.

На каждого работника предприятия составляется должностная инструкция - документ, в

котором определяются задачи, функции, права и обязанности сотрудника предприятия. На

основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником.

Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных

ситуаций между работодателем и работником.

Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой, согласовывается с юристом и

утверждается директором предприятия.

Основные разделы текста должностной инструкции:

• общие положения;

• должностные обязанности;

• права;

• ответственность;

В 1 разделе указываются область деятельности специалиста; порядок его назначения на

должность и освобождения от должности; квалификационные требования; подчиненность

специалиста; нормативные документы.

Во 2 разделе перечисляются конкретные виды работ, выполняемые специалистом.

В 3 разделе устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных

на него обязанностей.

В 4 разделе указывается, за что конкретно несет ответственность специалист.

Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав

предприятия с указанием фонда заработной платы.

Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, с указанием перечня должностей,

сведений о количестве штатных единиц, должностных окладов, и месячном фонде заработной

платы.

Штатное расписание содержит следующие реквизиты:

• наименование организации;

• наименование вида документа;

• дата;

• место издания;

• гриф утверждения;

• текст;

• визы;

• подпись.

Подписывается штатное расписание заместителем руководителя, согласовывается с

гл.бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Гриф утверждения заверяется

печатью организации.

Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя предприятия.

Структура и штатная численность - организационный документ, в котором указываются

все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и

количество штатных единиц по каждой из должностей. (составляется и подписывается также

как и штатное расписание).

Правила внутреннего трудового распорядка- организационный документ, в котором

отражаются следующие вопросы:

• организация работы предприятия;

• взаимные обязанности работников и администрации;

• предоставление отпусков;

• командирование сотрудников;

• внутриобъектный режим.

Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на

собрании работников предприятия , визируется юристом и утверждается руководителем

предприятия.

Система распорядительной документации.

Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями,

предприятиями и организациями.

Распорядительные документы - документы, носящие административный характер и

обращенные к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным

должностным лицам. Основное назначение распорядительных документов- регулирование

деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед

ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.

Схема подготовки распорядительных документов:

• всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа;

• согласование текста и его подписание;

• обсуждение и принятие документа на заседаниях коллегиального органа

(постановление, решение)

Текст распорядительного документа состоит из взаимозависимых двух

частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана

объяснить, чем вызваны распоряжения. Констатирующая часть необязательна, она может и

отсутствовать, если нет необходимости давать пояснения.

Основную нагрузку несет распорядительная часть.

Распорядительная часть излагается в повелительной форме. В зависимости от вида

документа она начинается словами: ПОСТАНОВИЛ (постановления), РЕШАЕТ (РЕШИЛ) –

решения, ПРИКАЗЫВАЮ - приказы.

ГОСТ указывает: «в распорядительных документах организаций, действующих на принципах

единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста

должно идти от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу…)»

Виды распорядительных документов:

Постановление - это правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными

органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и

принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм

правил поведения.

Постановления принимаются высшими органами государственной власти по

организационным, хозяйственным, политическим и другим вопросам, связанным с

осуществлением их полномочий.

Формуляр постановления имеет следующие реквизиты:

• герб РФ или субъекта;

• наименование организации, издавший документ;

• наименование вида документа;

• место составления;

• дата документа, регистрационный номер;

• заголовок к тексту;

• текст;

• подписи;

• визы согласования.

Проекты постановлений обязательно визируются юрисконсультом. Подписывается

постановление руководителем органа, издавшего данный документ.

Приказ (по основной деятельности) -правовой акт, издаваемый руководителем предприятия,

для разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.

Приказами оформляются:

• порядок деятельности предприятия;

• решения и поручения по организации работы;

• организационные мероприятия;

• итоги работы;

• результаты ревизии.

Приказы издаются только при необходимости.

Изменения, дополнения, отмена приказов производится только приказами. Подписывает

приказ руководитель организации или его заместитель. Приказ вступает в силу с момента

подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый по оперативным вопросам на предприятиях

единолично заместителями первого руководителя, заместителями главного инженера, а также

руководителями структурных подразделений.

Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга

подразделений, должностных лиц и граждан. Текст распоряжения имеет те же разделы, что и

приказ, только распорядительная часть начинается словами «ПРЕДЛАГАЮ» или

«ОБЯЗЫВАЮ». Подписывается руководителем и согласовывается с заинтересованными в

этом документе лицами.

Указание - распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления,

министерствами, ведомствами, предприятиями и организациями по вопросам

информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией

исполнения приказов, инструкций и других актов органов управления.

К вопросам информационно-методического и организационного характера относятся:

А. Организация исполнения приказов;

Б. Организация исполнения инструкций.

Текст указания состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

• констатирующая часть раскрывает причины издания документа и

начинается словами: «во исполнение…», «в целях», «в соответствии»

• распорядительная часть начинается словом ПРЕДЛАГАЮ, в ней

указываются предписываемые действия.

Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый по

важнейшим вопросам или для введения норм, положений. Решения составляются по

производственным вопросам советами директоров, общим собранием акционеров и т.д. Текст

состоит из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части излагаются

причины издания документа. В распорядительной части указывают наименование органа,

принимающего решение, затем - слово РЕШИЛ на отдельной строке.

Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт строится по схеме: действие-

исполнитель - срок исполнения.

Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа.

Система информационно-справочной документации.

Большинство документов, издаваемых в организациях, являются информационно-

справочными.

Информационно-справочные документы - это совокупность документов, содержащих

информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений.

Виды информационно-справочных документов:

Акт - информационно-справочный документ, составляющийся группой лиц для

подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы,

рекомендации, предложения его составителей.

Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого

составлен документ.

Текст акта состоит из двух частей: вводной, констатирующей.

Во вводной части текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются

лица, составившие акт и присутствующие при этом.

В констатирующей части содержится описание проделанной работы; фиксируются факты,

излагаются выводы, предложения составителей акта. Акт подписывается всеми лицами,

принимавшими участие в его составлении.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на

собраниях, заседаниях, совещаниях.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию.

Постоянная - слова: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (пишутся от левого

поля).

Переменная - инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих. Пишется от

второго положения табулятора.

Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ

(РЕШИЛИ) по каждому вопросу отдельно, от левого поля без знаков препинания.

Перед словом СЛУШАЛИ ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько. С

красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже, затем

печатают содержание доклада, сообщения.

После ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии, выступающих в

именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.

Завершающая часть текста протокола – постановление по вопросу. Начинается словом

ПОСТАНОВИЛИ. Она строится по схеме: действие - исполнитель - срок. Протокол

подписывают председатель и секретарь. Датой протокола является дата проведения заседания.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю своей или вышестоящей

организации и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта.

По содержанию докладные записки бывают: информационные; отчетные.

В зависимости от адресата: внутренние, внешние.

Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор-

составитель.

Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются

руководителем организации.

Текст докладной записки делится на две части:

• изложение фактов, послуживших причиной ее составления.

• Выводы, предложения организации или должностного лица.

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений

основного документа (плана, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой

дисциплины.

Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие

его, оформляются на общих бланках. Подписывает их руководитель.

Объяснительные записки, объясняющие причины невыполнения какого-либо поручения,

составляются работниками на стандартном листе бумаги. Подписывается автором-

составителем.

Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события.

В справке не даются выводы и предложения. В справке фиксируют сведения определенного

периода времени.

Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы,

учебы, занимаемой должности.

Если необходимо в справку включить сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на

разделы. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки,

имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы.

Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых

направляется адресату, а второй подшивается в дело.

Текст справки личного характера начинается с указания фамилии, имени, отчества (в

именительном падеже), работника или иного лица, о котором сообщают сведения.

Доклад - последовательное изложение на собрании, заседании… информации, касающейся

проделанной или планируемой работы руководителем организации или другим должностным

лицом.

Чтобы составить хороший доклад, надо определить цель документа и правила оформления.

Цели доклада: информирование и убеждение.

Элементы доклада:

• вступление

• основная часть

• выводы

• рекомендации.

Текст доклада должен состоять из коротких предложений. В предложении должно быть не

более 20 слов.

Телеграмма - официальное сообщение, переданное по телеграфу.

Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте

опускаются.

В первой части телеграммы указываются:

Отметка о категории телеграммы;

Адресат;

Текст;

Фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму;

Во второй части телеграммы - под чертой - указываются:

Адрес и наименование организации - отправителя телеграммы;

Наименование должности;

Подпись лица, от имени которого телеграмма исходит;

Печать;

Дата

Телефонограмма - официальное сообщение, переданное по телефону. Этот вид

информационно-справочного документа используется для передачи срочных распоряжений,

извещений в пределах телефонной связи.

При передачи телефонограммы полагается придерживаться следующих установок:

• передавать только краткую, срочную информацию;

• проверять правильность записи обратной связью;

• текст - не более 50 слов;

• не использовать трудно выговариваемые и трудные слова.

Практическая работа

«Оформление приказа по основной деятельности»

(время выполнения не более 10 мин на каждую работу В сумме 20мин.))

Приказ — правовой акт, издаваемый разрешения производственных задач.

Приказы являются одними из важнейших документов предприятия.

Приказы предприятия делятся на две основные группы:

- приказы по основной деятельности (производственным вопросам);

- приказы по личному составу (персоналу предприятия).

К приказам по основной деятельности относятся приказы:

- по организации работы предприятия;

- финансированию;

- планированию;

- отчетности;

- снабжению;

- реализации продукции;

- другим производственным вопросам, например, о распределении служебных

помещений, о порядке и сроках хранения бухгалтерских документов; о нарушении правил

транспортировки грузов, о создании рабочей группы по проекту; о мерах по улучшению

пожарной безопасности и т. п.

К приказам по личному составу относятся приказы: о приеме работников; об

увольнении работников; О переводе работников.

Проекты приказов готовятся специалистами предприятия по поручению руководителя.

Приказы оформляются на общем бланке предприятия или на бланке приказа.

Приказ должен имеет следующие реквизиты:

- наименование вида документа;

- дату;

- номер;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись.

Датой приказа является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов

производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах календарного года (№ 1, № 2

и т. д.). Регистрационный номер приказов по личному составу предприятия содержит

индекс, напрмер: №37л/с или №45к.

Заголовок к тексту приказа должен отвечать на вопрос "о чем?", например: "О

реорганизации предприятия", "Об изменении оплаты отпускков" «Об изменении графика

работы предприятия», «Об увольнении…».

Текст приказа состоит, как правило, из двух частей:

- констатирующей;

- распорядительной.

В констатирующей части указывают основания издания приказа. Основанием для

издания приказа являются:

- нормативные документы государственных или муниципальных органов;

- решения совета директоров, общих собраний акционеров;

- производственная необходимость.

В распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ»

отдельной строкой, прописными буквами от левой границы текстового поля без абзаца.

Текст распорядительной части приказа состоит из разделов, которые нумеруются

арабскими цифрами. Каждый раздел содержит данные:

- "кому" (исполнителю или структурному подразделению);

- "что сделать" (указывают конкретную работу);

- "до какого числа" (сроки ее окончания).

Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и

не нуждается в разъяснении. В случае необходимости в приказе перечисляются ранее из-

данные документы (приказы, решения, инструкции), которые этим приказом отменяются.

Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения в приказе может

отсутствовать. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое

осуществляет контроль за исполнением приказа. Если пункт о контроле отсутствует, то

контроль за исполнением данного приказа осуществляет руководитель предприятия.

Приказ может быть оформлен продольным или угловым расположением реквизитов.

Основные ошибки в реквизитах приказов

Ошибка 1. Оформляют не на бланке приказа. Бланк — это шаблон с реквизитами,

который позволяет идентифицировать автора документа — организацию или должностное

лицо. Поэтому приказы должны быть оформлены на бланках. Бланк приказа включает

следующие реквизиты: эмблему; товарный знак (знак обслуживания); наименование

организации; наименование вида документа; место составления или издания документа;

отметки для размещения реквизитов «дата документа», «регистрационный номер документа».

Дату и регистрационный номер приказа проставляют после того, как его подпишет

руководитель компании. На бланке приказа не должно быть справочной информации, как на

бланке письма, это внутренний документ организации. Часто оформляют не только первый

лист приказа на бланке, но и второй, и последующие. Этого делать не следует. Оформляйте на

бланке только первый лист документа.

Ошибка 2. Забывают про реквизиты, которые влияют на юридическую силу приказа.

Если в приказе нет реквизитов, которые влияют на его юридическую силу, документ могут

признать недействительным. Поэтому прежде всего проверьте, есть ли в приказе реквизиты:

«Наименование организации — автора документа»; «Место составления (издания)

документа»; «Дата документа»; «Подпись».

Ошибка 3. Избегают реквизитов, которые нужно оформлять по ГОСТ-2016. Проверьте,

есть ли в приказе остальные обязательные реквизиты кроме тех, что влияют на юридическую

силу документа. Среди них: «Наименование вида документа»; «Регистрационный номер

документа»; «Заголовок к тексту»; «Текст документа»; «Отметка о приложении». Также

проверьте реквизиты: «Виза», «Отметка об исполнителе», «Отметка о направлении документа

в дело».

Ошибка 4. Неправильно оформляют реквизиты приказа. Вы убедились, что в приказе

присутствуют все реквизиты. Теперь проверьте, правильно ли они оформлены. Заголовок

приказа должен отвечать на вопрос «О чем?». Отметку о приложении оформляйте в самом

тексте документа при первом упоминании, указывая в скобках (приложение) или (приложение

1). В реквизите «Подпись» пишите ту должность, которую сотрудник занимает в соответствии

с приказом о замещении, возложении обязанностей и др. Если вместо директора документ

подписывает его заместитель, причем в приказе стоит фраза «назначить исполняющим

обязанности генерального директора...», то в подписи так и напишите: исполняющий

обязанности генерального директора или и. о. генерального директора.

Пример грамотного оформления реквизитов приказа с подсказками

Образец приказа с продольным расположением реквизитов

Наименование предприятия

ПРИКАЗ

00.00.0000 №_____

г. Санкт - Петербург

Заголовок к тексту

с «о» или «об»

Констатирующая часть приказа …

ПРИКАЗЫВАЮ:

Руководитель предприятия Личная подпись И.О.Фамилия

С приказом ознакомлен:

Должность Личная подпись И.О.Фамилия Дата

Образец приказа с угловым расположением реквизитов

Наименование предприятия

ПРИКАЗ

00.00.0000 №_____

г. Санкт - Петербург

Заголовок к тексту

с «о» или «об»

Констатирующая часть приказа …

ПРИКАЗЫВАЮ:

Руководитель предприятия Личная подпись И.О.Фамилия

С приказом ознакомлен:

Должность Личная подпись И.О.Фамилия Дата

Тест

(время на каждый вопрос не более 1 мин.)

1. "ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система

стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-

распорядительная документация. Требования к оформлению документов «устанавливает

состав реквизитов в количестве:

1- 30

2-31

3-25

2. Формуляр-образец организационно- распорядительного документа представляет

собой схему расположения реквизитов организационно-распорядительного документа. Верно

ли данное суждение?

1-верно

2-неверно

3. Печать на организационно-распорядительных документах проставляется:

1 должна быть захвачена часть наименования должности лица, подписавшего

документ

2. ниже реквизита подпись

3. на любом свободном месте

4. Резолюция на документах проставляется:

1. на любом свободном месте документа, кроме полей

2. в правом верхнем углу

3. на полях документа

5. Реквизит «подпись» на документах, подписываемых двумя должностными лицами

одного уровня, оформляется:

1. одна подпись под другой

2. в два ряда на одном уровне

3. в столбик

6. По месту составления документы подразделяются:

1. внутренние

2. внешние

3. оба варианта

7. В каких случаях при оформлении реквизита «Адресат» не указывается адрес?

1. при адресовании документа физическому лицу

2. при адресовании руководителю структурных подразделений хозяйствующего

субъекта

3. при направлении документа в правительственные учреждения и постоянным

корреспондентам

8. Для каких видов документов не используется общий бланк?

1. писем

2. протоколов

3. приказов

9. В каком случае указывается место создания или издания документа?

1. если затруднено определение места по реквизитам «Наименование

организации» и «Справочные данные об организации»

2. если документ является письмом

3. указывается только во внутренних документах

10. В каких случаях допускается не указывать реквизит «Заголовок к тексту»?

1. к небольшим текстам или к текстам документов формата А5

2. при продольном расположении реквизитов документа

3. в случаях нагромождения реквизитов в верхнем левом углу бланка документа

11. Состав и объем сведений, составляющих коммерческую тайну организации

определяется руководителем организации. Верно?

1. неверно

2. верно

12. Состав и объем сведений, составляющих коммерческую тайну организации

определяется руководителем организации. Верно?

1. да, обязательно все

2. нет, не все

3. только реквизиты, подтверждающие юридическую силу документа

13. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи

располагаются…

1. одна под другой в последовательности убывания значимости, занимаемой ими

должности

2. на первом месте подпись руководителя организации, затем по усмотрению

составляющего документ

3. в алфавитном порядке фамилий

14. В каких случаях реквизит «Отметка о контроле» ставится на документе?

1. если документ является входящим

2. если исполнение документа поставлено на контроль

3. если документ относится к секретным

Выдача домашнего задания:

Ответить на вопросы и законспектировать. Вопросы:

1. Что такое реквизит документа?

2. Что такое формуляр документа и в чем его отличие от формуляра – образца?

3. В каком стандарте определены основные требования к построению формуляра – образца и

в чем они состоят?

4. Наличие каких реквизитов в документах определяют его юридическую силу?

5. В каком национальном стандарте определены требования к оформлению управленческих

документов и каков состав реквизитов, определенных в нем?

Рекомендации:

Литература для подготовки задания:

1. Корнеев, И. К. Документационное обеспечение управления + тесты в ЭБС :

учебник и практикум для среднего профессионального образования / И. К. Корнеев, А. В.

Пшенко, В. А. Машурцев. — 2-е изд., перераб. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2019.

— 384 с. ЭБС (URL: https://www.biblio-online.ru/book)

2. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система

стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-

распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом

Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст)

Приложение А

1 группа

Приложение Б

2 группа

Приложение В

3группа

Приложение Г

Список групп:

1 группа:

1. Ведрова А.

2. Мочалова Н.

3. Халлиулин И.

4. Матвеев Н.

2 группа:

1. Андреев И.

2. Богданова Е.

3. Иванова С.

4. Молоковская А.

3 группа:

1. Сафронова А.

2. Богданов Р.

3. Сенюк Ю.

4. Идиева М.

Жюри:

Ведрова Алена Сергеевна

Мочалова Анастасия Юрьевна

Приложение Д

Ведрова Алена

Сергеевна

Приложение Е

Мочалова Анастасия

Юрьевна

Приложение Ё

Требования к проведению урока:

Правила оценки презентации:

1. Наличие иллюстрации;

2. Соблюдение размера шрифта;

3. Выступление студентов.

3балла – соблюден 1 критерий.

4 балла – соблюдены 2 критерия.

5 баллов – соблюдены все три критерия.

Оценочная ведомость № 1

№ группы

Домашнее задание

итого

Правила оценки вопросов:

Один вопрос – один ответ.

1 вопрос – 1 балл.

Оценочная ведомость № 2

№

группы

итого

Правила оценки практической работы

1. Аккуратность заполнения бланка.

2. Оформление реквизитов.

4 балла – выполнение практической работы №1

5 баллов - выполнение практической работы №2

Оценочная ведомость № 3

№ группы

итого

Итоги занятия:

Критерии оценки урока:

3балла – задания выполнены в полном объёме меньшее количество баллов (50%)

4 балла – задания выполнены в полном объёме меньшее количество баллов (70%)

5 баллов – задания выполнены в полном объёме и набрано больше баллов по итогам всех

заданий (100 %)

Приложение Ж

СИГНАЛЬНЫЕ КАРТОЧКИ

Приложение 3

Бланки для практической работы

Рисунок Б.1 - Расположение реквизитов и границы зон

на формате A4 углового бланка

Приложение И

Бланки для практической работы

Рисунок Б.2 - Расположение реквизитов и границы зон

на формате A4 продольного бланка

Приложение И

Образец приказа с продольным расположением реквизитов

Наименование предприятия

ПРИКАЗ

00.00.0000 №_____

г. Тольятти

Заголовок к тексту

с «о» или «об»

Констатирующая часть приказа …

ПРИКАЗЫВАЮ:

Руководитель предприятия Личная подпись И.О.Фамилия

С приказом ознакомлен:

Должность Личная подпись И.О.Фамилия Дата

Образец приказа с угловым расположением реквизитов

Наименование предприятия

ПРИКАЗ

00.00.0000 №_____

г. Санкт - Петербург

Заголовок к тексту

с «о» или «об»

Констатирующая часть приказа …

ПРИКАЗЫВАЮ:

Руководитель предприятия Личная подпись И.О.Фамилия

С приказом ознакомлен:

Должность Личная подпись И.О.Фамилия Дата

Скачать материал

План урока "Нормы и требования к размещению реквизитов документов"

Педагогика - еще материалы к урокам:

Предметы

Похожие материалы