Презентация "Структура документа Excel"

В практической работе на компьютере часто требуется готовить различные списки. В Excel списки данных можно легко сортировать (упорядочивать по возрастанию или убыванию), фильтровать, группировать, проверять на допустимость вводимых значений и т. д. Доступ к этим и другим возможностям манипулирования данными осуществляется через меню Данные: при этом группу обрабатываемых ячеек предварительно следует выделять. Самостоятельно разберитесь с пунктами Сортировка…, Фильтр, Проверка… меню Данные.

Документ представляет собой набор таблиц рабочую книгу,

которая состоит из одного или более рабочих листов. Листы можно вставлять, удалять. Для вставки листа выполнить: ВСТАВКА ↵, ЛИСТ ↵.

Таблица          программы     состоит           из        ячеек,  находящихся  на

пересечении поименованных строк и столбцов. Например, ячейка на пересечении 1-го столбца и 5-ой строки обозначается как А5.

Столбцы         обозначаются латинскими   буквами          A,        B,        C,        …,

максимальное количество столбцов в таблице – 256. Буква столбца определяет колонку в электронной таблице. Колонки нумеруются

так: A – Z, затем AA – AZ, BA – BZ и т.д.

Строки нумеруются целыми числами. Максимальное количество строк – 65536.

Ячейки располагаются на пересечении столбцов и строк. Одна из ячеек на рабочем листе всегда является текущей.

Указатель       ячейки            –          светящийся    прямоугольник,

определяющий текущую ячейку. Его можно перемещать по таблице

«мышью» или с помощью клавиатуры.

Материал взят из книги Начальные сведения по работе в Excel (А.Б. Николаев)

 Для ускорения ввода данных активно используйте средства из предыдущих разделов. В частности: а) для записи функции СЕГОДНЯ() в ячейку E2 воспользуйтесь кнопкой fx на Панели инструментов, б) для записи формул в колонку Сумма – сначала запишите формулу в ячейку E6 один раз (=C6*D6), а затем скопируйте (перетащите) её в ячейки E7-E22, в) для записи итоговой суммы в ячейку E23 воспользуйтесь кнопкой å на Панели инструментов, г) для строки 4 установите выравнивание ячеек с переносом по словам, вызвав окно Формат ячеек.

Как видно, списки товаров перечислены по группам. При большом количестве товаров, списки не будут умещаться в один экран, не будут обозримы и для просмотра придётся пользоваться полосами прокрутки. Для удобства просмотра в Excel можно задавать группировку строк (по строкам или по столбцам).

На рис. 1.11 показан наш список, сгруппированный по строкам. Кнопки – и + скрывают и раскрывают группы, а кнопки 1 и 2 скрывают/раскрывают уровни групп одновременно. На рис. 1.11 группа Телевизоры раскрыта, другие группы закрыты.

Перед/после группировки строк желательно выполнить настройку следующим образом: вызвать окно настройки ДанныеàГруппа и структураàНастройка…, далее в окне Структура документа снять флажок «в строках под детальными» и нажать кнопку ОК или Применить стили. Это означает, что кнопки + и – будут располагаться над выбранной группой, а не под ней.

Перед разгруппированием также следует предварительно выделить строки группы. Для разгруппирования всех групп одновременно следует выполнить команду меню ДанныеàГруппа и структураàУдалить структуру.

 Еще одним «удобством» при работе с большими документами является закрепление областей. На рис. 1.10 удобно закрепить первые 4 строки – остальные строки будут прокручиваться. Для закрепления области выделите первую прокручиваемую строку (на рис. 1.10 это строка 5) и выполните пункт меню ОкноàЗакрепить области. Проверьте закрепление с помощью кнопки вертикальной прокрутки. Пункт ОкноàСнять закрепление областей отменяет закрепление.

 Другим «удобством» при работе с большими документами является разбиение экрана. Экран может быть разбит на 4 области с помощью вертикальных и горизонтальных маркеров разбиения (показаны на рис. 1.1). В каждой области можно просматривать требуемую часть листа. Попробуйте потянуть за маркер. Маркеры разбиения экрана отсутствуют, если установлено закрепление областей.

Каждая группа создается отдельно. Для получения группировки, как на рис. 1.11, проделайте действия:

1.  Выделите строки первой группы:

2.  Выберите и выполните команду меню ДанныеàГруппа и структураàГруппировать. Это приведет к появлению раскрытой группы с кнопкой –.

3.  Проделайте пункты 1 и 2 с другими группами.

4.  Проверьте работу кнопок – и +.

5.  Сохраните таблицу в файл, нажав кнопку   на Панели инструментов. Она вам понадобиться при выполнении следующего задания. О сохранении документа в файл говорится в Приложении 1: раздел Создание текстового файла, рис. П.4.

Мощная программа Excel 2007 дает возможность анализировать, совместно использовать и обрабатывать данные для принятия более обоснованных решений. Office Excel 2007 содержит новый, ориентированный на результаты интерфейс, представления сводной таблицы, которые можно легко создавать и использовать, улучшенное средство составления формул, мощные возможности визуализации данных и значительно ускоряет создание профессионально оформленных диаграмм и таблиц. Службы Excel Services и сервер Microsoft Office SharePoint Server 2007 обеспечивают совместное использование и управление электронными таблицами, содержащими важную деловую информацию.

Описание Excel

Excel 2007 - программа, которая просто незаменима при работе с табличными данными. Это четвертая модификация известного во всем мире продукта Microsoft Office Excel. Предыдущие версии благодаря своей функциональности также пользуются большим спросом, однако в них отсутствует четкая систематизация программных компонентов.

Функционал

Удобное, хотя и непривычное на первый взгляд меню, обеспечивает максимальный комфорт при работе с таблицами. Кроме того, в версии Excel 2007, учитывая пожелания пользователей версий 1997-2003 года, были увеличены допустимые размеры таблицы за счет дополнительных строк и столбцов.

• возможность отслеживания данных в их динамике;
• улучшенные диаграммы для быстрого сведения результатов;
• макеты страниц для быстрого и удобного создания таблиц;
• возможность автоматического заполнения формул во избежание допущения ошибок;
• возможность работы с большими объемами информации за счет дополнительных строк и столбцов.

С выходом Excel 2007, все несовершенства были устранены благодаря кардинально новому подходу к вопросу разработки интерфейса. И хотя данная версия доступна для пользователей вот уже более шести лет, на рынке софта она по сей день не сдает своих позиций. Совершенно новый, ориентированный на пользователя интерфейс Excel 2007, недоступный в предыдущих версиях, вывел данный продукт компании Microsoft на лидирующие позиции.