Ученики на Учителя.com


Методическая разработка "Правила деловой переписки и составления пресс-релизов"

УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ СЕМЬИ И МОЛОДЁЖИ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА НОЯБРЬСКА
МУНИЦИПАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
«КОМПЛЕКСНЫЙ ЦЕНТР ПО РАБОТЕ С ДЕТЬМИ
И МОЛОДЁЖЬЮ «ПЕРСПЕКТИВА»
(МБУ «КЦРДМ «Перспектива»)
Методическая разработка
методического занятия
«ПРАВИЛА ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ И
СОСТАВЛЕНИЯ ПРЕСС-РЕЛИЗОВ»
Автор:
Грецкая Снежана Александровна
начальник отдела
информационно-методической
работы
Ноябрьск, 2017 г.
ТЕМА: «Правила деловой переписки и составления пресс-релизов» ЦЕЛЬ:
повышение профессиональной компетенции специалистов учреждения в деловой
переписке и освещения основной деятельности.
ЗАДАЧИ:
ознакомить специалистов с основными правилами написания и оформления
письма-просьбы и благодарственного письма;
разъяснить структуру и алгоритм составления и оформления пресс-релиза.
АУДИТОРИЯ: инструктора по физической культуре отдела физкультурно-
массовой работы с детьми и молодёжью, педагоги-организаторы и специалисты по
работе с молодёжью отдела культурно-досуговой работы с детьми и молодёжью,
специалисты по социальной работе отдела профилактики и помощи детям и
молодёжи МБУ «КЦРДМ «Перспектива»
ФОРМА ПРОВЕДЕНИЯ: методическое занятие
МЕСТО И ВРЕМЯ: административное здание МБУ КЦРДМ «Перспектива»,
03.05.2017г., 14.00 ч.
ПЛАН ПРОВЕДЕНИЯ:
I. Вводная часть.
Сообщение темы и цели методического занятия.
II. Основная часть:
2.1 Основные правила оформления письма-просьбы и благодарственного письма
2.2 Основное назначение, структура и оформление пресс-релиза
III. Заключительная часть.
1. Вопросы к организатору методического занятия.
РАЗДАТОЧНЫЙ МАТЕРИАЛ: презентация, образцы письма-просьбы,
благодарственного письма и пресс-релизов.
ОБОРУДОВАНИЕ: проектор, ноутбук,
2
1 ВВОДНАЯ ЧАСТЬ
Тема методического занятия «Правила деловой переписки и составления
пресс-релизов». Сегодня я вас ознакомлю с основными правилами написания и
оформления письма-просьбы и благодарственного письма; разъясню структуру,
алгоритм составления и оформления пресс-релиза.
2 ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ
2.1 Основные правила оформления письма-просьбы и благодарственного письма
В своей профессиональной деятельности вам приходится обращаться к
благотворителям и спонсорам, поэтому необходимо знать правила написания и
оформления некоторых деловых писем.
Деловое письмо – самый распространённый вид информационно-справочной
документации и коммуникации после устной речи.
Деловые письма имеют много видов, но мы сегодня рассмотрим только два
вида: письмо-просьба и благодарственное письмо.
Письмо-просьба – это одно из видов деловых писем, содержащее
определённую просьбу.
Все деловые письма оформляются в соответствии с установленными
правилами делопроизводства.
Письмо оформляют на специально-предназначенном для этого вида документа
бланке формата А4.
Бланк делового письма включает следующие реквизиты:
Так называемая шапка: наименование органа местного самоуправления;
наименование учредителя; полное и краткое наименование учреждения; адрес
учреждения, телефон, факс, электронный адрес; общероссийский классификатор
предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный
номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер
налогоплательщика/код причины постановки на учёт (ИНН/КПП), расположенная
вверху документа посередине.
Регистрационные реквизиты: место для даты и номера письма, а также ссылку
на номер и дату инициативного письма (если даётся ответ), расположены в левом
верхнем углу под шапкой. Адресат, кому направляется письмо, расположенное в
правом верхнем углу под шапкой.
Далее следует текст письма, который начинается с обращения, Уважаемый(ая)
имя отчество!, расположенное по центру после регистрационных реквизитов и
адресата, например:
Уважаемый Иван Иванович!
Затем следует текст письма. Письмо-просьба начинается с описания ситуации
и причин, которые побудили вас обратиться. В процессе составления текста письма-
3
просьбы необходимо соблюдать некоторые правила. Письмо должно быть
посвящено одной теме, желательно чтобы по своему объёму письмо не должно
превышать одну страницу. Цель направления письма сводится к побудительным
мотивам, отсюда вытекают основные требования к тексту: ясность, чёткость,
краткость изложения. Текст должен содержать достаточно обоснованные аргументы
и полную информацию, позволяющую адресату принять решение по поднятому
вопросу в письме. При объяснении причины обращения возможно приведение
цифровых данных, логических доказательств «за» и «против». В тексте письма не
допускаются рассуждения, повествования, домыслы, неуместные лишние детали,
так как многословие и большой объём документа не способствует усвоению
основного смысла письма. Тон письма должен быть нейтральным, изложение текста
– лаконичным. Письму не следует придавать личностный характер. Деловое письмо
пишется в доброжелательном тоне, обязательно в вежливой форме. Недопустимо
проявление грубости, иронии, насмешки.
Завершается письмо фразой: Заранее благодарим за участие…
Например, если для проведения определённого мероприятия необходимо
пригласить специалиста, то текст письма может содержать следующее:
Администрация муниципального бюджетного учреждения «название
учреждения» просит Вас рассмотреть возможность участия сотрудника
Ноябрьского МРО Управления ФСКН России по ЯНАО в проведении мероприятий,
направленных на предупреждение правонарушений и преступлений, связанных с
незаконным оборотом наркотических средств, для подростков, задействованных в
трудовом отряде (возраст 14-17 лет) и детей, посещающих летние площадки в
подростковых клубах по месту жительства, в июле и августе 2014 года, с
периодичностью один раз в неделю.
В случае положительного рассмотрения просьбы сообщите нам контактную
информацию сотрудника Ноябрьского МРО Управления ФСКН России по ЯНАО для
согласования плана по проведению мероприятий.
В случае, если письмо содержит просьбу об оказании благотворительной
помощи, то текст письма может быть следующим:
Администрация муниципального бюджетного учреждения «Комплексный
центр по работе с детьми и молодёжью «Перспектива» и специалисты отдела
информационно-методической работы изготавливают памятный фотоальбом
пожеланий «Тебе Ноябрьск», посвященный истории развития города Ноябрьска.
Памятный фотоальбом «Тебе Ноябрьск» будет предоставляться жителям города
для записи пожеланий во время празднования Дня города на территории Детского
парка и по окончании праздника подарен Администрации города. На первой
странице альбома будут указаны благотворители, внесшие свой вклад в его
создание.
В связи с этим мы просим Вас рассмотреть возможность оказания
благотворительной помощи в виде предоставления готовых фотографий с
современным видом объектов города в количестве 17 (семнадцати) штук, список
4
которых прилагается и печати исторических фотографий, предоставленных нами
в количестве 36 (тридцати шести) штук размером 10 * 15 на матовой фотобумаге
для оформления памятного альбома.
Заранее благодарим Вас от имени всех специалистов учреждения и не
сомневаемся, что Ваше участие в оказании помощи создания памятного альбома
«Тебе Ноябрьск» позволит оставить потомкам память об истории развития
города.
Письмо – это официальный документ и его подписывает только руководитель
учреждения, поэтому далее следует реквизит – подпись руководителя учреждения,
содержащий должность, подпись, инициалы и фамилию и расположенные после
текста по ширине письма, например:
Директор подпись И.О. Фамилия
Сам автор письма выступает в качестве исполнителя, данные которого
расположены слева в нижней части бланка письма и содержат следующее:
фамилию, инициалы и рабочий телефон, например:
Фамилия И.О.
00-00-00
В наше время широкое распространение получили электронные деловые
письма. Они не требуют соблюдения всех правил оформления, в них можно сразу
переходить к сути дела. Однако смысл письма не меняется от вида переписки.
Письмо-благодарность. Этот вид письма может быть как ответом на письмо-
просьбу, так и инициативным выражением признательности за оказанные услуги
или помощь.
Благодарственное письмо может оформляться на бланке для письма
учреждения и на торжественном бланке.
Оформление письма на торжественном бланке немного отличается от письма
на официальном бланке для писем учреждения. Первым реквизитом является
обращение, например:
Администрация муниципального бюджетного учреждения «Комплексный центр по
работе с детьми и молодёжью «Перспектива»
управления по делам семьи и молодёжи
Администрации города Ноябрьска
Вторым – текст, начинается со слов благодарности, например:
выражает искреннюю благодарность
Третьим – кому и за что, например:
директору Алексею
Алексеевичу Сафонову
5
и коллективу открытого акционерного
общества издательский дом «Благовест»
за предоставление фотографий
города Ноябрьска
для создания «Книги пожеланий»,
посвящённой празднованию 39-летия
города.
Затем необходимо пожелать успехов в бизнесе, например:
Желаем Вам успехов, процветания в бизнесе и надеемся на дальнейшее
сотрудничество!
Завершается письмо фразами, например:
С наилучшими пожеланиями… Надеемся
на дальнейшее сотрудничество.
Надеемся на продолжение сотрудничества.
Далее следует подпись руководителя учреждения и печать, например:
Директор
Название учреждения подпись И.О. Фамилия
МП
Внизу посередине расположен место и год, например:
г. Ноябрьск, 2017 год
6
2.2 Основное назначение, структура и оформление пресс-релиза
Пресс-релиз – это документ с информацией для средств массовой информации
(далее по тексту СМИ) и официальных сайтов сети Интернет органов управления,
который отправляется для публикации.
Основное назначение пресс-релиза – это информирование определённой
целевой аудитории о каком-либо событии. Пресс-релиз является своеобразным
средством освещения деятельности учреждения.
В сфере молодёжной политики целевой аудиторией являются: дети, подростки
и молодёжь в возрасте от 14 лет до 30 лет, а также их родители. Событие – это
конкретное мероприятие в любой форме.
Поэтому пресс-релизы могут нести как предварительную информацию о
будущем мероприятии и выступать в качестве анонса, так и информацию о уже
проведённом мероприятии и быть пост-релизами.
Пресс-релиз пишется на фирменном бланке учреждения.
В идеале пресс-релиз должен помещаться на одной странице А4.
По структуре пресс-релиз напоминает перевернутую пирамиду. То, что выше
– то важнее. Если текст с первых строк не сможет заинтересовать читателя – его не
будут смотреть дальше, а, следовательно, результат публикации не будет достигнут.
Стиль пресс-релиза должен учитывать особенности целевой аудитории. Текст
не должен содержать определений, понятных только для специалистов сферы
молодёжной политики или учреждения, жаргонных словечек, узкоспециальных
терминов. Перед публикацией материала необходимо, чтобы его прочитал человек
«со свежим взглядом», который поможет найти лишние слова, словосочетания или
предложения.
После окончания написания текста пресс-релиза необходимо проверить на
ошибки. Автор текстов с грамматическими и синтаксическими ошибками не
вызывает симпатии. А у учреждения, в котором он работает – снижается уровень
положительного имиджа.
Для того, чтобы получился интересный и грамотно написанный пресс-релиз
необходимо соблюдать следующие правила стилистики:
Предложения должны быть короткими (15-20 слов) и легко читаемыми.
Сложные предложения нужно разделить на простые, постараться как можно меньше
использовать придаточных предложений. Не составлять громоздкие фразы.
Одна мысль – один абзац. Не надо вставлять несколько понятий в один раздел.
Соблюдать логику повествования, не перескакивать с одного факта на другой.
Текст должен быть плавным и понятным.
Все факты и события должны соответствовать приведенному описанию.
Структура пресс-релиза включает в себя следующие реквизиты:
заголовок пресс-релиза;
текст;
автор;
подпись руководителя учреждения.
7
В верхнем левом углу расположен заголовок пресс-релиза. Заголовок
необходимо составить таким образом, чтобы он отражал тему и суть сообщения.
Пишется жирным шрифтом в кавычках, например:
«Продвинутый ЮЗЕР»
Текст пресс-релиза условно делится на несколько частей. Первая является
своего рода аннотацией о чём пойдёт речь в релизе. Это самая главная часть релиза
и от неё зависит заинтересован ли читатель ознакомиться с информацией или нет. В
первом абзаце текста должна быть отражена информация о конкретном событии,
месте и дате. Первый абзац должен излагать суть информационного сообщения и
отвечать на вопросы КОГДА, КТО, ГДЕ И КЕМ, например:
24 марта дети и подростки, проживающие в микрорайоне «Посёлок
Железнодорожников» приняли участие в увлекательном квесте «Продвинутый ЮЗЕР»,
организованным специалистами отдела информационно-методической работы МБУ
«КЦРДМ «Перспектива».
Вторая часть текста является актуальность или обоснование проведения
мероприятия и отвечает на вопросы ЗАЧЕМ и ПОЧЕМУ, например:
Современную жизнь трудно представить себе без сети «Интернет». С тех
пор, как Интернет перестал быть роскошью и пришел буквально в каждый дом, он
стал неотъемлемой частью жизни не только взрослых, но и детей. С одной
стороны Интернет содержит массу полезной для ребёнка информации, помогает в
выполнении школьных заданий, расширяет кругозор и является своеобразным
«окном в большой мир». С другой стороны, сеть Интернет отнюдь не назовёшь
безопасной – особенно для детей и подростков. В связи с этим детей необходимо
информировать о рисках и угрозах сети Интернета, сформировать стойкую
мотивацию на соблюдение безопасных форм поведения в сети. В тоже время
просвещение подрастающего поколения должно проходить в интересной
интерактивной форме, позволяющей погрузиться полностью в атмосферу игры и
создать условия для усвоения информации. Именно поэтому в подростковом клубе
«Робинзон» была проведена квест-игра «Продвинутый ЮЗЕР».
Третья часть – основная, в которой рассказывается о сути самого
мероприятия, т.е. о ходе или процессе мероприятия. Может иметь несколько
абзацев, например:
В квест-игре приняли участие пять команд юных жителей микрорайона
«Посёлок Железнодорожников», в процессе которой они были погружены в
познавательное приключение по киберлабораториям. Квест-игра началась с
импровизированной атаки хакера, которая приобрела мировой масштаб и для
устранения угрозы необходимо создать антикод. Для создания антикода
участники прошли семь этапов – «киберлабороторий», в каждой из которой они
получали цифру.
8
В лаборатории «Касперского» участники показали свои знания о
существующих антивирусных программах и получили новую информацию о
правилах применения данных программ, позволяющих произвести защиту
компьютера, а также обнаружить и удалять вирусы.
В лаборатории «Электропочт@» ребята освоили навыки создания
электронной почты.
С наукой – криптография и шифрованием информации для обеспечения её
безопасности и засекреченности дети и подростки познакомились в лаборатории
«Дешифратор».
О признаках поражения компьютера вирусами и способами его защиты
игроки узнали в лаборатории «Вирусология».
На этапе лаборатория «Нетикет» участники приобрели основы правил
общения в сети, ведения переписок, рассылок, обмена мнениями, знаниями и
опытом. У виртуального общения есть свои особенности, поэтому существуют
некоторые специальные термины, с которыми дети и подростки узнали,
ознакомившись со справочником пользователя интернет «Продвинутый юзер»,
подготовленного организаторами мероприятия.
Сотрудники лаборатории «Социальные сети» создали основные правила
поведения в социальных сетях, освоение которых дети и подростки прошли через
решения теста на данном этапе.
С интересными и полезными фактами развития сети Интернет и
информационных технологий ребята познакомились в лаборатории
«Верификатор».
Четвёртая часть релиза – заключительная, в ней подводятся итоги
мероприятия, например:
По завершению квеста организаторы определили и наградили победителей:
1 место заняла команда «Смайл плэйстин»
2 место получила команда «Интернеты»
3 место досталось команде «Ватч-Докс»
А команды «Помогаторы» и «Щипилявые» получили дипломы участников.
В заключительной части мероприятия, за чаепитием, организаторы и
участники делились впечатлениями о квест-игре. Всем участникам понравилось
мероприятие, поэтому данная квест-игра будет проводиться и в подростковых
клубах «Высокий полёт», «Пилигрим», «Магистраль» и «Шанс». О дате и времени
проведения можно будет узнать в подростковых клубах.
В случае, если в мероприятии участвовали приглашённые специалисты
необходимо выразить благодарность, например:
Организаторы мероприятия выражают благодарность специалисту
название организации Фамилия, Имя, Отчество.
Реквизит автор пресс-релиза пишется в правом нижнем углу и содержит Имя,
Отчество, Фамилию, должность, краткое наименование учреждения, например:
9
Имя Отчество Фамилия
должность название
учреждения
И последний реквизит – это подпись руководителя учреждения, например:
Директор подпись И.О. Фамилия
Требования к оформлению пресс-релиза:
на официальном бланке учреждения;
поля: верхнее, левое и нижнее – 2 см, правое – 1 см;
после шапки один интервал и следует в верхнем левом углу заголовок в
кавычках жирным шрифтом;
один интервал после заголовка затем аннотация релиза жирным шрифтом;
далее следует текст;
после текста в правом нижнем углу реквизит – автор пресс-релиза;
один интервал – реквизит подпись руководителя учреждения жирным
шрифтом.
Основные требования к публикации:
Готовый пресс-релиз предоставляется в формате word начальнику отдела,
который проверяет релиз и при необходимости редактирует, затем подписывает у
директора, сканирует и отправляет в СМИ и сеть Интренет. Фотографии к пресс-
релизу прикладываются в натуральном формате отдельным файлом, в текст релиза
фотографии вставлять запрещено, так как источник публикации не сможет их
разместить.
10
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ:
1. Гост 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-
распорядительной документации. Требования к оформлению документации. –
М.: ИПК Издательство стандартов, 2003. – 17 с.
2. Кирсанова М. Деловая переписка: учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 2006. –
136 с.
3. Мирошниченко А. Как написать пресс-релиз. – М.: Книжный мир, 2010. –
128 с.
4. Рогожин М.Ю. Современное деловое письмо: учебное пособие. – 4, е
изд., перераб. и доп. – М.: ГроссМедиа, 2009. – 272 с.
11
Скачать материал

Русский язык - еще материалы к урокам: