Презентация "Информатика MS Access"

Информатика MS Access

• Автор курса лекций:
• Петрова Вера Александровна, ст. преподаватель кафедры анализа систем и принятия решений УГТУ-УПИ

• Екатеринбург 2007

Основные понятия

• Предметная область – это часть реального мира, подлежащая изучению с целью автоматизации управления в этой сфере.
• Объект реального мира (сущность) – это нечто существующее и различимое, для которого существует название и способ отличать один подобный объект от другого (школа, магазин, банк и т. д.)

Основные понятия

• Объект может быть набором объектов – класс объектов.
• Например – товар на складе представляет собой набор различных товаров.
• Классом объектов называют совокупность, обладающую одинаковым набором свойств.
• Каждый объект в наборе называют экземпляром объекта.

Свойства объектов

• Свойством объекта называется некоторая величина, которая характеризует состояние объекта в любой момент времени.
• Отдельный экземпляр объекта можно описать, если указать достаточное количество значений его свойств.
• Например, все экземпляры объекта Товар характеризуются свойствами: артикул товара, наименование товара, цена товара.

Идентифицирующие свойства объектов

• Идентифицирующее свойство объекта - свойство, по значению которого можно однозначно отличить один экземпляр объекта от другого в пределах класса объектов. Например, объект Сотрудник.
• Идентифицирующими свойствами нельзя считать свойства: Фамилия, Имя, Отчество из-за наличия однофамильцев с совпадающими именами и отчествами.
•  Можно добавить в список свойства: Дата рождения, Национальность.
• Можно использовать идентифицирующее свойство Номер паспорта, Серия паспорта или Табельный номер.  

Понятие атрибута объекта (реквизита )

• Каждый объект характеризуется набором свойств, которые называются атрибутами объекта или реквизитами.
• Атрибут - это информационное отображение отдельного свойства некоторого объекта, процесса или явления.

Реляционная модель данных

• Разработана Э. Ф. Коддом в 1970 г.
• РМД - это организация данных, в которой информационные объекты представляют в виде двумерных массивов (таблиц), обладающих следующими свойствами:
• каждый элемент таблицы – один элемент данных;
• все столбцы в таблице однородные, т. е. все элементы в столбце имеют одинаковый тип;
• каждый столбец имеет уникальное имя;
• порядок следования строк и столбцов может быть произвольным.
• В теории множеств таблицы называются отношениями или реляциями.
• Строки - записями (кортежами).
• Столбцы – полями (атрибутами отношений).

Реляционная модель данных

• Данная модель базируется на реляционной алгебре, где определены такие математические операции, как объединение, вычитание, пересечение, соединение и др.
• В любой реляционной базе данных можно сформировать несколько таблиц.
• Таблицы должны быть связаны между собой для возможности одновременной работы со всеми таблицами.
• Связь между двумя таблицами выполняется через одинаковые поля.
• Поле, используемое для связывания таблиц, называется ключевым полем или ключом.

СУБД MS ACCESS

• MS Access относится к системам управления базами данных реляционного типа и является одной из самых популярных настольных СУБД.
• MS Access представляет собой комплекс прикладных программ, предназначенных для выполнения следующих операций:
• создания баз данных (БД);
• обеспечения доступа к данным;
• обработки данных .
• MS Access обладает большим набором визуальных средств (для ввода, анализа и представления данных), также позволяет использовать возможности объектно-ориентированного языка программирования (VBA - Visual Basic для приложений).

Объекты СУБД MS Access

• Таблица – сохраняет данные.
• Запрос – выбирает нужные данные из одной или нескольких таблиц.
• Форма – выводит данные из таблиц или запросов в форме удобной для пользователя.
• Отчет – формирует выходной документ для вывода на печать.
• Макрос – программа, состоящая из последовательности макрокоманд, предназначенная для автоматизации конкретных операций обработки базы данных.
• Модуль – программа на языке VBA, которая разрабатывается пользователем для реализации нестандартных операций при создании приложения.

Объекты ACCESS

• Таблица

• Запрос

• Форма

• Отчет

• Макрос

• Модуль

Таблицы

• Каждому объекту концептуальной модели предметной области соответствует одна таблица.
• Каждое поле таблицы содержит одну характеристику (атрибут) объекта предметной области.
• В записи собраны сведения об одном экземпляре этого объекта.

Способы создания таблиц

• Режим таблицы (путем ввода данных).
• Конструктор таблиц.
• Мастер таблиц.
• Импорт таблиц.
• Связь с таблицами – устанавливается автоматическая непосредственная связь текущего приложения с данными других приложений. Таблица остается в приложении-источнике и может использоваться несколькими приложениями.

Типы данных таблиц

• Текстовый – тип данных по-умолчанию. Число символов в поле не должно превышать 255.
• МЕМО (комментарий – хранилище текста) – текст и цифры длиной до 65 535 символов. Просмотр данных возможен только в форме или отчете.
• Числовой – целые и десятичные числа.
• Денежный – числа в денежном формате.
• Счетчик – последовательные или случайные числа.
• Дата/время – дата и время.

Типы данных таблиц

• Логический – данные, которые могут иметь одно из двух возможных значений (да/нет, истина/ложь, 0/1, -1/0, вкл/выкл).
• OLE-объект – поле содержит ссылки на OLE объекты.
• Гиперссылка – поле содержит адреса файлов или URL web-сайтов .

Свойства полей

• Свойства полей задаются в режиме Конструктор таблиц на вкладке Общие и зависят от выбранного типа данных.

Свойства полей

• Размер поля
• Для текстовых - от 0 до 255
• Для числовых – размер выбирается из списка:
• байт (0-255);
• целое (-32768 +32767);
• длинное целое (-2,14·109 + 2,14·109);
• одинарное с плавающей точкой (-3,4 ·1038 + 3,4 ·1038);
• двойное с плавающей точкой (-1,797 ·10308 + 1,797·10308).

Свойства полей

• Формат поля.
• Число десятичных знаков.
• Маска ввода - служит для задания отображения постоянных символов в поле и ограничения длины.
• Пример маски для отображения 4х-значного десятичного числа со знаком: #9999 -854; 1854; -25
• #0000 (ввод обязателен)
• Маску LLL??? можно использовать для текстового поля: улица, дом, кровля (L - ввод обязателен; ? – ввод необязателен).
• Подпись – второй идентификатор поля, используется в формах или отчетах.
• Значение по умолчанию – значение, которое при создании записи автоматически вводится в качестве предустановки.

Свойства полей

• Условие на значение - ограничение, накладываемое на значения поля (256 OR 512).
• Сообщение об ошибке - текст сообщения составляется разработчиком и появляется на экране при нарушении предыдущего свойства.
• Обязательное поле – если выбирается ДА, то все ячейки данного поля должны быть заполнены.
• Пустые строки – если выбирается НЕТ, поле не должно содержать данных, состоящих из одних пробелов.
• Индексированное поле - если выбирается ДА, то в соответствие каждому значению поля ставится индекс (простое число). Таблица индексов используется для ускорения выборки данных из таблицы.

Организация связей между таблицами

• Ключевые поля могут быть двух видов:
• первичный ключ;
• внешний ключ.
• Первичный ключ – поле, каждый элемент которого однозначно определяет запись таблицы.
• Внешний ключ – поле, которое вводят в таблицу специально для выполнения связывания таблиц.

• Студент
• Номер
• ФИО
• Дата рожд
• Группа

• Сессия
• Номер
• Оценка 1
• Оценка 2
• Оценка 3
• Результат

• Стипендия
• Результат
• Сумма стипендии

Организация связей между таблицами

• Таблицы Студент и Сессия связаны по первичным ключам, а таблицы Сессия и Стипендия связаны по внешнему ключу.
• При выполнении связывания таблиц с использованием внешнего ключа используются следующие определения:
• таблица с первичным ключом называется главной таблицей;
• таблица с внешним ключом – подчиненной таблицей.

Типы связей

• Один к одному.
• Первичный ключ главной таблицы связан с первичным ключом подчиненной таблицы.
• Один ко многим.
• Первичный ключ главной таблицы связан с внешним ключом подчиненной таблицы.
• Многие ко многим.
• Связь реализуется через таблицу-связку и распадается на две связи Один ко многим.

• Поставщики

• Товары

• Товары

• Заказы

• 1 : M

• M : M

Организация связей между таблицами Виды первичных ключей

• Первичный кляч может быть двух видов.
• Простой – состоящий из одного поля.
• Составной – состоящий из двух и более полей.
• Составной ключ – это уникальный набор значений отдельных полей.

Понятие целостности данных

• Поддержание целостности данных гарантирует сохранение существующих связей между таблицами при вводе и удалении записей и запрещает случайное удаление связанных данных.
• Например, таблицы Покупатели и Заказы связаны по полю Код покупателя.
• Если Покупатель с кодом 4 сделал 3 заказа, тогда в таблице Заказы будет 3 записи с таким кодом покупателя. Эти записи будут связаны с одной записью в таблице Покупатели.
• При попытки удаления любой из трех записей в таблице Заказы будет выдано сообщение о нарушении целостности данных.

Понятие целостности данных Понятие целостности данных

• Для поддержания целостности данных необходимо в диалоге Связи установить флажок Обеспечение целостности данных.
• Access может автоматически выполнять каскадное удаление и обновление связанных данных, если в диалоге связи установить флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей .

Запросы

• Запросы на выборку - используются для выбора из БД интересующей пользователя информации.
• Выборка – это динамическая таблица с записями данных, которые удовлетворяют определенным условиям запроса.
• Выборка формируется каждый раз заново при запуске запроса.
• Можно обращаться с выборкой как с реальной таблицей, т. е. редактировать ее записи. Внесенные изменения будут автоматически отражены в реальных таблицах.

Способы формирования запросов

• QBE (Query By Example) запрос по образцу, т. е. запрос, который создается с помощью конструктора запросов.
• SQL (Structured Query Language) – запрос пишется на языке SQL.
• При формировании QBE запроса Access автоматически формирует соответствующий SQL запрос, который можно посмотреть с помощью команды Вид - Режим SQL.

Запросы

• Простой запрос – запускается мастер по созданию запроса на выборку.
• Перекрестный запрос – сводная таблица, которая создается мастером сводных таблиц Excel.
• Повторяющиеся записи – выполняется группировка записей с одинаковыми значениями указанного поля.
• Записи без подчиненных - выполняется поиск записей в главной таблице, для которых нет связанных с ними записей в подчиненной таблице.

Создание запроса в режиме конструктора

• Открыть окно конструктора.
• Добавить нужные таблицы.
• Установить параметры запроса.

Параметры запроса на выборку

• Сортировка – используется для сортировки выборки по указанному полю (ключу сортировки). Ключей может быть несколько. Сортировка по второму ключу выполняется, если есть повторяющиеся значения в поле первого ключа.

Параметры запроса на выборку

• Поля, у которых снят флажок в строке Вывод на экран участвуют в запросе, но не отображаются в выборке.
• Условие отбора – выражение, которое используется в качестве критерия отбора записей по тому полю, в столбце которого это выражение введено.
• После ввода выражения необходимо нажать клавишу ENTER.

Составление условий отбора в запросах

• Использование маски Like.
• Символ * заменяет любое количество символов.
• Например: выражение Like “М*” - позволит отобрать все значения текущего поля, начинающиеся на букву М
• Использование знаков сравнения.
• Например: >5; >=10; >= “М*” .
• Отбор внутри диапазона значений:
• использование знаков сравнения и оператора AND;
• использование ключевого слова BETWEEN и оператора AND.
• Например: >=“М*” AND <=“Р*” ; BETWEEN 5 AND 10.

Составление условий отбора в запросах

• Использование оператора ИЛИ (OR).
• Например: для поля Дата условие * 08 OR * 09 (символ* заменяет символы, соответствующие дню и месяцу) позволит отобрать заказы за два года.
• Для той же цели можно использовать совместно со строкой Условие отбора строку ИЛИ.

Составление условий отбора в запросах

• Список функций.
• Группировка – группируются одинаковые значения данного поля.
• SUM – вычисляется сумма сгруппированных значений.
• AVG – определяется среднее сгруппированных значений.
• MIN – определяется наименьшее из сгруппированных значений.
• MAX – определяется наибольшее из сгруппированных значений.
• COUNT – вычисляется количество сгруппированных значений.
• FIRST – определяется первое из сгруппированных значений.

Составление условий отбора в запросах

• LAST – определяется последнее из сгруппированных значений.
• Условие – выбирается из списка, если по данному полю составлено условие отбора.
• Выражение – выбирается из списка, если для данного поля составлено вычисляемое выражение.