Презентация "Поиск и отбор данных в базе"

Подписи к слайдам:
  • <number>
  • Поиск и отбор данных в базе
  • Простейшие методы поиска
  • Запросы
  • Найти …
  • Сортировка
  • Выполняются быстрее;
  • Хранятся временно;
  • Применяются только
  • к активной (открытой)таблице.
  • Можно сохранять
  • и использовать после;
  • Могут базироваться
  • на нескольких таблицах
  • и других запросах,
  • причём необязательно,
  • чтобы они были открыты.
  • Фильтры
  • На изменение
  • На выборку
  • <number>
  • Поиск данных в базе
  • Простейшие методы поиска
  • Найти Заменить
  • Фильтры
  • по выделенному
  • по вводу
  • по форме
  • расширенный фильтр
  • Сортировка
  • Упорядочивает информацию по одному или нескольким полям
  • Позволяют извлечь из таблицы записи, отвечающие определённым условиям;
  • Отображаются только записи, отвечающие условиям отбора.
  • <number>
  • Поиск данных в базе
  • Запросы
  • на выборку
  • итоговые
  • параметрические
  • перекрёстные
  • На изменение
  • на создание таблицы
  • на обновление
  • на добавление
  • на удаление
Запросы. Типы запросов.
  • Запрос на выборку(Select)
  • Самый распространенный тип запроса. Извлекает данные из одной или нескольких таблиц. Результаты отображает в виде динамического набора данных в режиме таблицы.
  • Групповой запрос (Total)
  • Специальная версия запроса на выборку. Позволяет выполнять расчеты итоговых значений. При выборе этого типа запроса Access добавляет в бланк запроса строку Групповая операция.
  • Перекрестный запрос (Crosstab)
  • Отображает результаты статистических расчетов (такие, как суммы, количество записей и средние значения). Результаты группируются по двум наборам данных в формате перекрестной таблицы. Первый набор выводится в столбце слева и образует заголовки строк, а второй — выводится в верхней строке и образует заголовки столбцов
  • Запрос на изменение (Action)
  • Позволяет создавать новые таблицы (команда Создание таблицы) или изменять данные в существующих таблицах (команды Удаление, Обновление и Добавление). Запрос на изменение разрешает вносить изменения в несколько записей сразу при выполнении одной операции
  • <number>
Возможности запроса
  • Выбор таблиц
  • Можно получать информацию из одной или нескольких таблиц, связанных общими данными. Даже при использовании нескольких таблиц собранная информация возвращается в виде одного объединенного набора данных, представленного в табличной форме
  • Выбор полей
  • Можно задавать поля из каждой таблицы, которые хотим видеть в динамическом наборе данных.
  • Выбор записей
  • Можно выбирать записи для отображения в динамическом наборе данных по заданным критериям.
  • Сортировка записей
  • Можно просмотреть динамический набор данных, упорядоченный определенным образом.
  • Выполнение вычислений
  • Запросы можно использовать для выполнения вычислений с данными.
  • Создание таблиц
  • Если необходима новая таблица, созданная на основе результатов выполнения запроса, то запрос может создать такую таблицу на основе динамического набора данных
  • <number>
Возможности запроса
  • Создание форм и отчётов на основе запроса
  • Если в динамическом наборе данных содержатся поля и данные, которые являются основой отчета или формы, то всякий раз при распечатке отчета или открытии формы запрос будет извлекать из таблиц самую свежую информацию
  • Создание диаграмм на основе запроса
  • На основе данных запроса можно строить диаграммы, а затем использовать их в форме или отчете
  • Использование запроса в качестве источника данных для других запросов (подзапрос)
  • Можно создавать дополнительные запросы на основе динамического набора данных предыдущего запроса. Это удобно для выполнения непредвиденных запросов, когда приходится постоянно вносить небольшие изменения в условия запроса. Для внесения таких изменений может использоваться вторичный запрос, тогда как первичный запрос и его данные остаются неизменными
  • Внесение изменений в таблицы
  • Запросы позволяют получать информацию из разных источников. Вы можете запросить информацию из баз данных dBASE, Paradox, Btrieve и Microsoft SQL Server
  • <number>
Динамический набор данных
  • Динамический набор данных является временным набором записей и не хранится в базе данных.
  • При сохранении запроса сохраняется только структура запроса.
  • При каждом выполнении запрос обращается к таблицам и снова создает динамический набор данных, автоматически отображая любые изменения, произошедшие в базовых таблицах с момента последнего запуска.
  • <number>
  • Создание запроса
  • Множество запрашиваемых записей отображается в виде таблицы.
  • Эти записи называются
  • динамическим набором данных.
  • Запуск запроса
Создание запроса
  • Предназначен для определения полей и условий, которые будут использованы для извлечения динамического набора данных.
  • В каждом столбце содержится информация об одном поле из таблицы или запроса в верхней части окна.
  • <number>
  • Область таблиц запроса
  • Место, где размещаются таблицы и/или запросы и отображается их структура и связи.
  • Бланк запроса
  • Добавление таблицы
  • Выводится список всех таблиц и запросов .
Использование окна Конструктора запросов
  • <number>
  • Имя поля
  • Имя таблицы, в которой содержится поле
  • Место ввода инструкций сортировки
  • Определяет, будет ли присутствовать поле в динамическом наборе данных
  • Первое условие, ограничивающее набор записей
  • Другие условия ограничения набора записей
Условия отбора записей
  • Условия отбора записей это набор задаваемых правил. Они указывают Access, какие записи хотим просмотреть в динамическом наборе данных.
  • Условия задаются в строке свойства Условие отбора бланка запроса с помощью выражения. При вводе простого выражения в поле текстового типа Access берет образец из ячейки свойства Условие отбора и интерпретирует его таким образом, чтобы показать все записи, в которых содержится такой же образец данных.
  • Условия можно задавать для полей с данными типа Текстовый, Числовой, Дата/время и Логический.
  • Access автоматически размещает значения даты между разделителями (символами #).
  • <number>
Выражения
  • Выражение — это набор элементов, которые объединены операторами. Выражения являются основой выполняемых операций.
  • Выражения могут задавать условия отбора записей в запросах или фильтрах, выступать как аргументы в определенных пользователем функциях.
  • Значение выражения вычисляется при каждом его использовании.
  • При вводе выражений Access проверяет синтаксис выражения и автоматически вставляет следующие символы:
    • Квадратные скобки ([]); в них заключаются имена элементов управления, в которых нет пробелов или знаков пунктуации.
    • Знаки фунта (#); в них заключаются распознанные даты.
    • Кавычки (""); в них заключается текст, не содержащий пробелов или знаков пунктуации.
  • <number>
Выражения
  • В выражениях могут содержаться:
  • Комбинации операторов: определяют тип действия, которое будет выполнено над одним или несколькими элементами выражения.
  • >, =, *, And, Or, Not, Like и др.
  • Имена объектов: относятся к реальным объектам: таблицам, формам, отчетам, элементам управления и полям.
  • Forms![Клиенты] [Адреса клиентов]
  • Функции: можно использовать как встроенные функции, так и функции, созданные пользователем.
  • Date(), DateDiff ().
  • Литералы: фактические значения, которые вводятся в выражения в виде чисел, текстовых строк или дат; используются в том же виде, в каком их ввели.
  • 100, 1 января 1993, "Кот", "[A-D]*"
  • Константы: величины, которые не могут быть изменены.
  • Yes, No, Null, True, False.
  • <number>
Вспомогательные операторы.
  • Оператор Like.
  • Сравнивает два строковых объекта с помощью шаблона, состоящего из символов подстановки. Он проверяет, соответствует ли один объект шаблону другого объекта. Результатом сравнения может быть значение Истина (True), Ложь (False) или Null
  • Для работы с оператором Like используется следующий синтаксис:
  • выражение Like шаблон
  • Если объект-выражение соответствует объекту-шаблону, то формула возвращает истинное значение.
  • Для увеличения гибкости в шаблоне могут использоваться символы подстановки.
  • Например:
  • [Фамилия] Like "И[Вв]*"
  • истинно, если в поле Фамилия находится строка текста, которая начинается с символов "Ив" или "ИВ".
  • <number>
Символы подстановки
  • <number>
  • Разрешается использовать пять символов подстановки:
  • Символ
  • Соответствие
  • ?
  • Один символ (A – Z, А – Я, 0 – 9)
  • *
  • Любое количество символов
  • #
  • Любая цифра (0 – 9)
  • [список]
  • Любой символ из списка
  • [!список]
  • Любой символ не из списка
  • Например:
  • 1. Выражение [Результат] Like "[!д-яД-Я]"
  • истинно, если в поле Результат находится буква А, Б, В, Г, а, б, в или г. Для других букв результат будет ложным.
  • 2. Выражение "АВ1989" Like "AB#f##"
  • истинно, поскольку шаблон указывает, что исходная строка должна начинаться с букв АВ, за которыми следуют любые четыре цифры.
Вспомогательные операторы
  • Оператор Between...And используется для определения, находится ли данный объект в некотором диапазоне значений.
  • Выражение Between Значение1 And Значение2
  • Результат выражения будет истинным, если величина, заданная параметром Выражение, находится в пределах, определяемых параметрами Значение1 и Значение2.
  • Iif([Сумма займа] Between 0 And 250, "Немедленное погашение", "Погашение через 30 дней")
  • Оператор In используется для проверки, совпадает ли значение выражения с одним из элементов указанного списка.
  • Выражение In (Значение1, Значение2, ...)
  • Результат выражения будет истинным, если величина, заданная параметром Выражение, совпадает с одним из значений, указанных в параметрах Значение1, Значение2 и т.д.
  • Iif([Животные] In ("Кошка", "Собака"), "Домашние животные", "Экзотические животные")
  • <number>
Построитель выражений.
  • Ссылка на инструкции и справку
  • Поле выражения
  • Список "Элементы выражений" 
  • Список «Значения выражений" 
  • Список «Категории выражений" 
  • Справка о выделенном значении выражения
  • <number>
Групповые запросы
  • При создании группового запроса используется строка Групповая операция в режиме Конструктора запроса.
  • <number>
  • Для выполнения вычислений необходимо для каждого поля, включенного в запрос, выбрать соответствующую опцию из раскрывающегося списка в строке Групповая операция.
  • Специальная версия запроса на выборку. Позволяет выполнять расчеты итоговых значений
Итоговые функции
  • <number>
  • Функция
  • Описание
  • Поддерживаемый тип полей
  • Count
  • Количество непустых значений в поле
  • Счётчик, Числовой, Денежный, Дата\Время, Логический, Текстовый
  • Sum
  • Сумма значений в поле
  • Счётчик, Числовой, Денежный, Дата\Время, Логический
  • Avg
  • Среднее значение в поле
  • Счётчик, Числовой, Денежный, Дата\Время, Логический
  • Max
  • Максимальное значение в поле
  • Счётчик, Числовой, Денежный, Дата\Время, Логический, Текстовый
  • Min
  • Минимальное значение в поле
  • Счётчик, Числовой, Денежный, Дата\Время, Логический, Текстовый
  • StDev
  • Стандартное отклонение значения в поле
  • Счётчик, Числовой, Денежный, Дата\Время, Логический
  • Var
  • Дисперсия распределения значений в поле
  • Счётчик, Числовой, Денежный, Дата\Время, Логический
  • First
  • Значение поля в первой записи таблицы (запроса)
  • Счётчик, Числовой, Денежный, Дата\Время, Логический, Текстовый
  • Last
  • Значение поля в последней записи таблицы (запроса)
  • Счётчик, Числовой, Денежный, Дата\Время, Логический, Текстовый
Результат выполнения группового запроса
  • <number>
  • Первый уровень группировки
  • Второй уровень группировки
  • Автоматически созданный заголовок столбца
  • Итоговая функция
Перекрёстные запросы
  • Перекрестный запрос — это выборка данных, записанная в виде двумерной матрицы, которая создана из таблицы Access. Этот запрос представляет определенные данные из выбранных полей в формате, похожем на формат электронной таблицы.
  • <number>
  • Перекрестная таблица.
  • При выборе этого типа запроса в бланке Конструктора запроса между строками Групповая операция и Сортировка добавляется новая строка —.
  • Строка Групповая операция для перекрестного запроса не может быть выключена!
Создание перекрестных запросов
  • <number>
  • В строке Перекрестная таблица необходимо указать три параметра:
  • Поле заголовков строк
  • Поле заголовков столбцов
  • Поле для выбора значения
  • в строке Групповая операция всегда содержит значение Группировка
  • в строке Групповая операция всегда содержит значение Группировка
  • будет выводиться в сетке перекрёстного запроса);
  • необходимо выбрать одну из итоговых функций
Результат выполнения перекрёстного запроса
  • <number>
  • Перекрестные запросы определяют заголовки столбцов на основании значения поля (табличного или вычисляемого), а не на основании его названия.
Использование запросов на изменение
  • Запросы на изменение позволяют автоматизировать работу одновременно модифицируя группы записей.
  • Результаты работы этих запросов являются необратимыми. Поэтому желательно сделать резервную копию таблицы, прежде чем применить к ней запрос на изменение.
  • <number>
  • Целесообразно выполнять их в два этапа.
  • На первом этапе следует произвести отбор модифицируемых данных запросом на выборку. Проверить правильность выборки.
  • На втором этапе изменить статус запроса на выборку, установив его в соответствии с заданием. Затем повторно выполнить запрос с новым статусом.
Создание таблицы …
  • Создает новую таблицу, которая содержит данные, являющиеся результатом запроса.
  • <number>
Обновление
  • Изменяет данные в таблице способом, определяемым пользователем. Если нужно обновить информацию не во всех записях, можно ввести условия отбора;
  • <number>
  • Добавляется строка Обновление
  • В ней можно задать выражение для вычисления нового значения текущего поля.
  • В окне «Запрос» отсутствуют строки «Вывод на экран» и «Сортировка»
Добавление
  • Добавляет отобранные записи из текущей таблицы в другую таблицу, имеющую ту же структуру.
  • <number>
Удаление
  • Удаляет записи, определенные пользователем.
  • Результаты работы этих запросов являются необратимыми.
  • <number>
  • Условие отбора для удаляемых записей
Резюме
  • Запросы обращаются к данным и предоставляют ответ в виде собранной информации.
  • Существуют следующие типы запросов: на выборку, групповой, перекрестный, запрос на изменение.
  • Запросы позволяют выбирать таблицы, поля, порядок сортировки и условия отбора записей.
  • Запросы создают виртуальное представление данных, известное как динамический набор данных. Данные отображаются в виде таблицы.
  • Динамический набор данных — это временная таблица, созданная на основе результатов выполнения запроса. Запросы сохраняют инструкции, а не данные.
  • В окне конструктора запроса есть две области: в верхней отображаются таблицы, а нижняя используется как бланк запроса.
  • Когда вы добавляете в запрос все поля, используя пункт "звездочка", запрос автоматически изменяется при внесении изменений в таблицу, на которой он основан.
  • Имена полей можно переопределять в таблице динамического набора данных, вводя новые имена с двоеточием перед существующими.
  • Отобранные запросом записи можно фильтровать с помощью условий отбора записей.
  • Таблицы динамического набора данных используются в формах, отчетах и других запросах так же, как и любые другие таблицы.
  • <number>