Презентация "Табличный процессор Microsoft Excel"

Табличный процессор Microsoft Excel.

• Борисов В.А.
• КАСК – филиал ФГБОУ ВПО РАНХ и ГС
• Красноармейск 2011 г.

• <number>

• Класс программ, используемых для представления данных в электронной форме, их отображения и обработки называется электронными таблицами.

• <number>

• Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек.

Применение электронных таблиц

• <number>

• проведение однотипных расчетов над большими наборами данных;
• автоматизация итоговых вычислений;
• решение задач путем подбора значений параметров, табулирования формул;
• обработка результатов экспериментов;
• проведение поиска оптимальных значений параметров;
• подготовка табличных документов;
• построение диаграмм и графиков по имеющимся данным.

• <number>

• Основные понятия электронных таблиц

Microsoft Excel

• <number>

• Предназначена для работы с таблицами данных, преимущественно числовых.
• При формировании таблицы выполняют ввод, редактирование и форматирование текстовых и числовых данных, а также формул.

Рабочая книга и рабочий лист. Строки, столбцы, ячейки.

• <number>

• Документ Excel называется рабочей книгой.
• Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц.

• <number>

• <number>

• В окне документа в программе Excel отображается только текущий рабочий лист, с которым и ведется работа.
• Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа, отображаемом в его нижней части.

• <number>

• С помощью ярлычков можно переключаться к другим рабочим листам, входящим в ту же самую рабочую книгу.
• Чтобы переименовать рабочий лист надо дважды щелкнуть на его ярлычке.

• <number>

• Рабочий лист состоит из строк и столбцов.
• Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями.

• <number>

• Всего рабочий лист может содержать до 256 столбцов, пронумерованных от А до IV.
• Строки последовательно нумеруются цифрами, от 1 до 65 536 (максимально допустимый номер строки).

Ячейки и их адресация

• <number>

• На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами для хранения данных.
• Обозначение отдельной ячейки сочетает в себе номера столбца и строки, на пересечении которых она расположена.

• <number>

• Обозначение ячейки (ее номер) выполняет функции ее адреса.
• Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках.

• <number>

• Одна из ячеек всегда является активной и выделяется рамкой активной ячейки.
• Эта рамка в программе Excel играет роль курсора.

• <number>

• Операции ввода и редактирования всегда производятся в активной ячейке.
• Переместить рамку активной ячейки можно с помощью курсорных клавиш или указателя мыши.

Диапазон ячеек

• <number>

• На данные, расположенные в соседних ячейках, можно ссылаться в формулах как на единое целое.
• Такую группу ячеек называют диапазоном.

• <number>

• Наиболее часто используют прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последовательно идущих строк и группы последовательно идущих столбцов.

• <number>

• Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие номера ячеек, расположенных в противоположных углах прямоугольника, например: А1:С15.

• <number>

• Если требуется выделить прямоугольный диапазон ячеек, это можно сделать протягиванием указателя от одной угловой ячейки до противоположной по диагонали.

• <number>

• Чтобы выбрать столбец или строку целиком, следует щелкнуть на заголовке столбца (строки).
• Протягиванием указателя по заголовкам можно выбрать несколько идущих подряд столбцов или строк.

Ввод, редактирование и форматирование данных

• <number>

• Отдельная ячейка может содержать данные, относящиеся к одному из трех типов: текст, число или формула, — а также оставаться пустой.

• <number>

• Тип данных, размещаемых в ячейке, определяется автоматически при вводе.
• Если эти данные можно интерпретировать как число, программа Excel так и делает.
• В противном случае данные рассматриваются как текст.
• Ввод формулы всегда начинается с символа «=» (знака равенства).

Ввод текста и чисел

• <number>

• Ввод данных осуществляют непосредственно в текущую ячейку или в строку формул, располагающуюся в верхней части окна программы под панелями инструментов.
• Место ввода отмечается текстовым курсором.

• <number>

• Чтобы завершить ввод, сохранив введенные данные, используют кнопку Ввод в строке формул или клавишу ENTER.

• <number>

• Чтобы отменить внесенные изменения и восстановить прежнее значение ячейки, используют кнопку Отмена в строке формул или клавишу ESC.

• <number>

• Для очистки текущей ячейки или выделенного диапазона проще всего использовать клавишу DELETE.

Форматирование содержимого ячеек

• <number>

• Текстовые данные по умолчанию выравниваются по левому краю ячейки, а числа — по правому.
• Чтобы изменить формат отображения данных в текущей ячейке или выбранном диапазоне, используют команду Формат > Ячейки.

Функции диалогового окна Ячейки

• <number>

• выбор формата записи данных,
• задание направления текста и метода его выравнивания,
• определение шрифта и начертания символов,
• управление oтoбpaжeниeм и видом рамок,
• задание фонового цвета.

• <number>

• Содержание электронной таблицы

Формулы

• <number>

• Вычисления в таблицах программы Excel осуществляются при помощи формул.
• Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Excel, соединенные знаками математических операций.

• <number>

• Если ячейка содержит формулу, то в рабочем листе отображается текущий результат вычисления этой формулы.
• Если сделать ячейку текущей, то сама формула отображается в строке формул.

Правило использования формул

• <number>

• Если значение ячейки действительно зависит от других ячеек таблицы, всегда следует использовать формулу, даже если операцию легко можно выполнить в «уме».

Ссылки на ячейки

• <number>

• Ячейка, содержащая формулу, таким образом, является зависимой.
• Значение, отображаемое в ячейке с формулой, пересчитывается при изменении значения ячейки, на которую указывает ссылка.

Способы задания ссылки на ячейку

• <number>

• Адрес ячейки можно ввести вручную.
• Щелчок на нужной ячейке или выборе диапазона, адрес которого требуется ввести. Ячейка или диапазон при этом выделяются пунктирной рамкой.

• <number>

Редактирование формулы

• <number>

• Двойной щелчок на соответствующей ячейке. При этом ячейки (диапазоны), от которых зависит значение формулы, выделяются на рабочем листе цветными рамками, а сами ссылки отображаются в ячейке и в строке формул тем же цветом.

Абсолютные и относительные ссылки

• <number>

• По умолчанию, ссылки на ячейки в формулах рассматриваются как относительные.
• Это означает, что при копировании формулы адреса в ссылках автоматически изменяются в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копии.

• <number>

• При абсолютной адресации адреса ссылок при копировании не изменяются, так что ячейка, на которую указывает ссылка, рассматривается как нетабличная.

• <number>

• Для изменения способа адресации при редактировании формулы надо выделить ссылку на ячейку и нажать клавишу F4.
• Элементы номера ячейки, использующие абсолютную адресацию, предваряются символом $.

Копирование содержимого ячеек

• <number>

• Копирование и перемещение ячеек в программе Excel можно осуществлять методом перетаскивания или через буфер обмена.
• При работе с небольшим числом ячеек удобно использовать первый метод, при работе с большими диапазонами — второй.

Метод перетаскивания

• <number>

• Чтобы скопировать или переместить текущую ячейку вместе с содержимым, следует навести указатель мыши на рамку текущей ячейки.
• Затем ячейку можно перетащить в любое место рабочего листа.

Применение буфера обмена

• <number>

• Выделить копируемый диапазон и дать команду на его помещение в буфер обмена: Правка > Копировать или Правка > Вырезать.
• Вставка данных в рабочий лист возможна лишь немедленно после их помещения в буфер обмена.
• Попытка выполнить любую другую операцию приводит к отмене начатого процесса копирования или перемещения.

• <number>

• Место вставки определяется путем указания ячейки, соответствующей верхнему левому углу диапазона, помещенного в буфер обмена, или путем выделения диапазона, который по размерам в точности равен копируемому (перемещаемому).
• Вставка выполняется командой Правка > Вставить.

Специальная вставка

• <number>

• В этом случае правила вставки данных из буфера обмена задаются в открывшемся диалоговом окне.

Автоматизация ввода

• <number>

• К числу предоставляемых средств относятся: автозавершение, автозаполнение числами и автозаполнение формулами.

Автозавершение

• <number>

• Применяют при вводе в ячейки одного столбца рабочего листа текстовых строк, среди которых есть повторяющиеся.
• В ходе ввода текстовых данных в очередную ячейку Excel проверяет соответствие введенных символов строкам, имеющемся в этом столбце выше.
• Если обнаружено однозначное совпадение, введенный текст автоматически дополняется.

• <number>

• Нажатие клавиши ENTER подтверждает операцию автозавершения, в противном случае ввод можно продолжать.
• Можно прервать работу средства автозавершения, оставив в столбце пустую ячейку.
• Чтобы использовать возможности средства автозавершения, заполненные ячейки должны идти подряд, без промежутков между ними.

Автозаполнение числами

• <number>

• В правом нижнем углу рамки текущей ячейки имеется черный квадратик — маркер заполнения. При наведении на него указатель мыши приобретает форму тонкого черного крестика.
• Перетаскивание маркера заполнения рассматривается как операция «размножения» содержимого ячейки в горизонтальном или вертикальном направлении.

• <number>

• Если ячейка содержит число, то при перетаскивании маркера происходит копирование ячеек или их заполнение арифметической прогрессией.
• Для выбора способа автозаполнения следует производить специальное перетаскивание с использованием правой кнопки мыши.

Автозаполнение формулами

• <number>

• Ее особенность заключается в необходимости копирования ссылок на другие ячейки.
• В ходе автозаполнения во внимание принимается характер ссылок в формуле: относительные ссылки изменяются в соответствии с относительным расположением копии и оригинала, абсолютные остаются без изменений.

Правила обновления ссылок при автозаполнении

• <number>

Использование стандартных функций

• <number>

• Вызов функции состоит в указании в формуле имени функции, после которого в скобках указывается список параметров.
• Отдельные параметры разделяются в списке точкой с запятой.

• <number>

• В режиме ввода формулы в левой части строки формул, где раньше располагался номер текущей ячейки, появляется раскрывающийся список функций.
• Он содержит десять функций, которые использовались последними, а также пункт Другие функции.

Использование мастера функций

• <number>

• При выборе пункта Другие функции запускается Мастер функций, облегчающий выбор нужной функции.
• В раскрывающемся списке Категория выбирается категория, к которой относится функция, а в списке Выберите функцию — конкретная функция данной категории.

• <number>

• После щелчка на кнопке ОК имя функции заносится в строку формул вместе со скобками, ограничивающими список параметров.
• Текстовый курсор устанавливается между этими скобками.
• Вызвать Мастер функций можно и проще, щелчком на кнопке Вставка функции в строке формул.

• <number>

• Правила вычисления формул, содержащих функции, не отличаются от правил вычисления более простых формул.
• Ссылки на ячейки, используемые в качестве параметров функции, также могут быть относительными или абсолютными, что учитывается при копировании формул методом автозаполнения.

• <number>

Печать документов Excel

• <number>

• Элементы оформления рабочего окна программы: номера строк и столбцов, условные границы ячеек — обычно не отображаются при печати.

Предварительный просмотр

• <number>

• Режим предварительного просмотра не допускает редактирования документа, но позволяет увидеть его на экране точно в таком виде, в каком он будет напечатан.
• Кроме того, режим предварительного просмотра позволяет изменить свойства печатной страницы и параметры печати.

• <number>

• <number>

• Управление в режиме предварительного просмотра осуществляется при помощи кнопок, расположенных вдоль верхнего края окна.

Кнопка Страница

• <number>

• Открывает диалоговое окно Параметры страницы, которое служит для задания параметров страницы: ориентации листа, масштаба страницы, размеров полей документа.

Вкладка Лист

• <number>

• Включается или отключается печать сетки и номеров строк и столбцов, а также выбирается последовательность разбиения на страницы рабочего листа, превосходящего размеры печатной страницы как по длине, так и по ширине.

• <number>

• Изменить величину полей страницы, а также ширину ячеек при печати можно также непосредственно в режиме предварительного просмотра, при помощи кнопки Поля.
• При щелчке на этой кнопке на странице появляются маркеры, указывающие границы полей страницы и ячеек.
• Изменить положение этих границ можно методом перетаскивания.

Завершение работы в режиме предварительного просмотра

• <number>

• Щелчок на кнопке Закрыть позволяет вернуться к редактированию документа.
• Щелчок на кнопке Разметка страницы служит для возврата к редактированию документа, но в режиме разметки страницы.
• Третий способ — начать печать документа.

Печать документа

• <number>

• Щелчок на кнопке Печать открывает диалоговое окно Печать, используемое для распечатки документа.
• Это окно содержит стандартные средства управления, применяемые для печати документов в любых приложениях.

Выбор области печати

• <number>

• Область печати — это часть рабочего листа, которая должна быть выведена на печать.
• По умолчанию область печати совпадает с заполненной частью рабочего листа и представляет собой прямоугольник, примыкающий к верхнему левому углу рабочего листа и захватывающий все заполненные ячейки.

• <number>

• Если часть данных не должна выводиться на бумагу, область печати можно задать вручную.
• Для этого надо выделить ячейки, которые должны быть включены в область печати, и дать команду Файл > Область печати > Задать.

• <number>

• Если текущей является одна-единственная ячейка, то программа предполагает, что область печати не выделена, и выдает предупреждающее сообщение.

• <number>

• Если область печати задана, то программа отображает в режиме предварительного просмотра и распечатывает только ее.

• <number>

• Границы области печати выделяются на рабочем листе крупным пунктиром.
• Для изменения области печати можно задать новую область или при помощи команды Файл > Область печати > Убрать вернуться к параметрам, используемым по умолчанию.

• <number>

• Границы отдельных печатных страниц отображаются на рабочем листе мелким пунктиром.
• В некоторых случаях требуется, чтобы определенные ячейки располагались вместе на одной и той же печатной странице или, наоборот, разделение печатных страниц происходило в определенном месте рабочего листа.
• Такая возможность реализуется путем задания границ печатных страниц вручную.

Применение электронных таблиц для расчетов

• <number>

• Удобно применять в тех случаях, когда требуется быстрая обработка больших объемов данных.
• Полезны для выполнения таких операций, как статистическая обработка и анализ данных, решение задач оптимизации, построение диаграмм и графиков.

Итоговые вычисления

• <number>

• Итоговые вычисления предполагают получение числовых характеристик, описывающих определенный набор данных в целом.
• Проведение итоговых вычислений в Excel выполняется при помощи встроенных функций.
• Особенность использования таких функций состоит в том, что при их задании программа пытается «угадать», в каких ячейках заключен обрабатываемый набор данных, и задать параметры функции автоматически.

Суммирование

• <number>

• Диапазон суммирования, выбираемый автоматически, включает ячейки с данными, расположенные над текущей ячейкой или слева от нее и образующие непрерывный блок.
• При неоднозначности выбора используется диапазон, непосредственно примыкающий к текущей ячейке.

Функции для итоговых вычислений

• <number>

• Прочие функции для итоговых вычислений выбираются обычным образом, с помощью раскрывающегося списка в строке формул или с использованием мастера функций.

Использование надстроек

• <number>

• Надстройки — это специальные средства, расширяющие возможности программы Excel.
• Команда использования настройки обычно открывает специальное диалоговое окно, оформление которого не отличается от стандартных диалоговых окон программы Excel.

• <number>

• Подключить или отключить установленные надстройки можно с помощью команды Сервис > Надстройки.
• Подключение надстроек увеличивает нагрузку на вычислительную систему, поэтому обычно рекомендуют подключать только те надстройки, которые реально используются.

• <number>

• <number>

• Основные надстройки, поставляемые вместе
• с программой Excel

Пакет анализа

• <number>

• Обеспечивает дополнительные возможности анализа наборов данных.
• Выбор конкретного метода анализа осуществляется в диалоговом окне Анализ данных, которое открывается командой Сервис > Анализ данных.

Мастер суммирования

• <number>

• Позволяет автоматизировать создание формул для суммирования данных в столбце таблицы.
• Запуск мастера осуществляется с помощью команды Сервис > Частичная сумма.

Мастер подстановок

• <number>

• Автоматизирует создание формулы для поиска данных в таблице по названию столбца и строки.
• Мастер позволяет произвести однократный поиск или предоставляет возможность ручного задания пара­метров, используемых для поиска.
• Вызывается командой Сервис > Поиск.

Поиск решения

• <number>

• Используется для решения задач оптимизации.
• Ячейки, для которых подбираются оптимальные значения и задаются ограничения, выбираются в диалоговом окне Поиск решения, которое открывают при помощи команды Сервис > Поиск решения.

Построение диаграмм и графиков

• <number>

• Построение графического изображения производится на основе ряда данных - группы ячеек с данными в пределах отдельной строки или столбца.
• На одной диаграмме можно отображать несколько рядов данных.

• <number>

• Диаграмма представляет собой вставной объект, внедренный на один из листов рабочей книги.
• Диаграмма сохраняет связь с данными, на основе которых она построена, и при обновлении этих данных немедленно изменяет свой вид.

• <number>

• Для построения диаграммы обычно используют Мастер диаграмм, запускаемый щелчком на кнопке Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов.

Выбор типа диаграммы

• <number>

• На первом этапе работы мастера выбирают форму диаграммы.
• Для выбранного типа диаграммы справа указывается несколько вариантов представления данных, из которых следует выбрать наиболее подходящий.
• После задания формы диаграммы следует щелкнуть на кнопке Далее.

Выбор данных

• <number>

• Второй этап работы мастера служит для выбора данных, по которым будет строиться диаграмма.
• Предварительное представление диаграммы автоматически обновляется при изменении набора отображаемых данных.

Оформление диаграммы

• <number>

• Третий этап работы мастера (после щелчка на кнопке Далее) состоит в выборе оформления диаграммы.

На вкладках окна мастера задаются

• <number>

• название диаграммы, подписи осей;
• отображение и маркировка осей координат;
• отображение сетки линий, параллельных осям координат;
• описание построенных графиков;
• отображение надписей, соответствующих отдельным элементам данных на графике;
• представление данных, использованных при построении графика, в виде таблицы.

• <number>

Размещение диаграммы

• <number>

• На последнем этапе работы мастера указывается, следует ли использовать для размещения диаграммы новый рабочий лист или один из имеющихся.

Редактирование диаграммы

• <number>

• Готовую диаграмму можно изменить.
• Она состоит из набора отдельных элементов, таких, как сами графики, оси координат, заголовок диаграммы, область построения и прочее.
• При щелчке на элементе диаграммы он выделяется маркерами, а при наведении на него указателя мыши — описывается всплывающей подсказкой.

Готовая диаграмма Excel

• <number>

• Если требуется внести в диаграмму изменения, следует воспользоваться мастером диаграмм.
• Для этого надо открыть рабочий лист с диаграммой или выбрать диаграмму, внедренную в рабочий лист с данными.
• Запустив мастер диаграмм, можно изменить текущие параметры, которые рассматриваются в окнах мастера как заданные по умолчанию.

• <number>

• <number>

• Чтобы удалить диаграмму, можно удалить рабочий лист, на котором она расположена, или выбрать диаграмму, внедренную в рабочий лист с данными, и нажать клавишу DELETE.