Презентация "Технические средства на службе секретаря в учреждении"

ГБПОУ города Москвы «Спортивно-педагогический колледж» Департамента спорта и туризма города Москвы

ПРЕЗЕНТАЦИЯ

«Технические средства на службе секретаря в учреждении»

Выполнил:

преподаватель информатики

Макеева Е.С.

Москва 2017

Содержание

• Введение
• Пищущие машинки
• Диктофонная техника
• Средства копирования документов
• Устройство компьютера
• Системный блок
• Центральный процессор. Оперативная память
• Внешняя дисковая память
• Монитор
• Клавиатура
• Принтеры
• Сканеры
• Мышь
• Модемы
• Современный телефон
• Компьютерная сеть
• Заключение
• Список литературы

Введение

Я считаю, что коммерческий успех предприятия во многом зависит от уровня его технического оснащения и эффективности автоматизации процессов управления. Техническими средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь, являются: персональный компьютер (ПК), телефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для уничтожения бумаг и копировальный аппарат. Секретарь должен знать, уметь и максимально использовать имеющиеся средства для повышения оперативности и эффективности своего труда. Применение новых информационных технологий в области документационного управления позволяет относиться к делопроизводству не как к жесткому консервативному механизму, а как к эффективному и гибкому инструменту реализации различного рода инноваций в этой области.

В своей работе я ставлю цель рассмотреть основные средства офисной оргтехники и возможности их эффективного применения в работе

Пишущие машинки

Пишущие машинки должны обеспечивать:

• высокую производительность труда при минимальных затратах;
• высокое качество печати;
• простоту управления;
• максимальное количество одновременно получаемых копий;
• надежность работы.

К специализированным пишущим машинкам в зависимости от назначения относятся:

• пишущие машинки с шрифтом для слепых;
• наборнопишущие машины;
• автоматы (Веритайпер, Джексорайтер) для подготовки форм для последующего тиражирования;
• стенографические машины (Стеноки);
• приставки для формирования стенографических отчетов о совещаниях;
• плоскопечатающие пишущие машинки для впечатывания текстов в паспорта и бланки

Диктофонная техника

Следует особо отметить целесообразность применения диктофонной техники в качестве промежуточного звена регистрации информации при создании машинописных документов. Статистика показывает, что затраты труда на составление документа с промежуточной задиктовкой текста на диктофон и последующей печатью с диктофона в 2-3 раза меньше, чем при рукописной подготовке и последующей печати с черновика. При больших объемах регулярных машинописных работ в организациях целесообразно создавать диктофонномашинописные бюро

Средства копирования документов

Операции копирования и размножения документов (статей, объявлений, рекламных проспектов и др.) весьма распространены в деловом бизнесе и других областях трудовой и общественной деятельности. Для целей копирования и размножения документов используются специальные технические средства. Дня получения небольшого количества копий (до 25 экз.) целесообразно пользоваться средствами копирования документации (репрографии), при большом тиражировании (более 25 экз.) - средствами размножения документов (оперативной или малой полиграфии).

Устройство компьютера

• В основу устройства компьютера положен принцип открытой архитектуры, т.е. возможность подключения к системе дополнительных независимо разработанных устройств для различных прикладных применений. Все устройства подключаются к системе и взаимодействуют друг с другом через общую шину. Внешний взгляд на компьютер позволяет назвать такие компоненты, входящие в его состав как:

Системный блок Монитор  (вместе с видеокартой монитор образует видеосистему) Клавиатура Периферийные устройства

Системный блок

Системная плата (motherboard - материнская плата)

На системной плате расположены все основные компоненты компьютера: 1.Центральный процессор; 2.Оперативная память; 3.Постоянное запоминающее устройство (ПЗУ); 4.Энергонезависимая память; 5.Контроллер клавиатуры

Конструктивно системный блок может быть выполнен в горизонтальном (Desk Top) и вертикальном (Mini Tower) исполнении.

Центральный процессор (CPU - central processor unit)

Это - "мозг" компьютера, именно он распознает и выполняет команды и программы, задаваемые компьютеру, считывает и записывает информацию в память, передает команды другим частям компьютера. От того, насколько мощный процессор установлен в компьютере, во многом зависит его производительность

Оперативная память

Оперативная память предназначена в основном для хранения выполняемых программ и их данных в течение всего времени, пока компьютер работает. Она подобна грифельной доске, информация на которой постоянно вытирается, заменяется новой и полностью исчезает после выключения компьютера.

Внешняя дисковая память

- жесткие, или фиксированные, встроенные в системный блок компьютера и обычно называемые ВИНЧЕСТЕР, однако в последнне время начали продаваться внешние накопители на жестких магнитных дисках - внешние винчестеры. - гибкие, вставляемые в отверстия дисководов компьютера и называемые ДИСКЕТАМИ или флоппи-дисками. Дисководы размещаются в системном блоке компьютера. - оптические диски (CD-ROM), которые читаются специальными устройствами тоже встроенным в системный блок. В настоящее время существуют устройства, которые позволяют не только прочитывать CD-ROM диск, но и производить однократную запись на "золотой" диск. Такие диски читаются на любом устройстве CD-ROM. Однако недавно появились устройства, которые могут производить перезапись оптических дисков (CD-RW CD-ReWritable). Такие диски уже не могут быть прочитаны обычным CD-ROM плейером.

Монитор

Монитор - это устройство, через которое мы воспринимаем всю визуальную информацию от компьютера. Данные, отображаемые на экране монитора, хранятся в определенном блоке памяти компьютера (видеопамять). Управляет работой монитора устройство, размещенное в системном блоке и называемое видеокартой или видеоадаптером. Видеокарта вместе с монитором и образуют видеосистему.  Процессор помещает в видеопамять  данные, а видеокарта   монитора примерно 60 раз в секунду просматривает данные и рисует соответствующее их содержанию изображение на экране.

Клавиатура

Клавиатура компьютера работает под управлением программ, которые определяют, какую информацию получает компьютер в результате нажатия клавиш. Механизм обработки сигналов, поступающих от клавиатуры, примерно следующий. Каждая клавиша на клавиатуре имеет свой номер, называемый кодом. Заметим, что даже если названия клавиш на клавиатуре и совпадают, например клавиши Shift слева и справа, то их код все-таки различен, и поэтому в принципе это совершенно разные клавиши!

После нажатия клавиши клавиатура посылает процессору сигнал прерывания и заставляет процессор приостановить свою работу и переключиться на программу обработки прерывания клавиатуры. При этом клавиатура в своей собственной специальной памяти запоминает, какая клавиша была нажата (обычно в памяти клавиатуры может храниться до 20 кодов нажатых клавиш, если процессор не успевает ответить на прерывание). После передачи кода нажатой клавиши процессору эта информация из памяти клавиатуры исчезает.

принтеры

Принтер - устройство для получения бумажных копий документов. Принтеры бывают матричные, лазерные, струйные, твердокрасочные.

Матричные принтеры Позволяют получить самые дешевые копии документов на недорогой бумаге, но качество печати не высоко. Кроме того матричные принтеры шумят при работе и печать страницы производится довольно долго.

Лазерные принтеры Для использования в офисе больше всего подходят лазерные принтеры, которые позволяют получать высококачественные черно-белые копии документов. Метод нанесения - электростатическое сухое порошковое нанесение изображения. Для печати используется обычная бумага для копировальных аппаратов.

Струйные принтеры В настоящее время стали основными устройствами массовой цветной печати. Большинство струйных принтеров используют для печати 4 краски, но уже есть принтеры, использующие 7 красок и обеспечивающие более высококачественную печать. Скорость печати примерно 500 с на страницу.

Сканеры

Сканеры - устройства для оцифровки и ввода в компьютер изображений с бумажных копий - это старейших вид компьютерной периферии. Современные сканеры позволяют оцифровывать изображения даже объемных предметов и диапозитовов (слайдов).

Типы сканеров:

• ручные
• планшетные
• листопротяжные
• планетарные сканеры
• слайд-сканеры

Сканеры могут вводить в компьютер рисунки, распознавать символы, позволяют быстро вводить напечатанный или рукописный текст или изображение. Для работы со сканером в компьютере должна быть установлена специальная программа.

Мышь

Мышь- как правило, самый дешевый из компонентов компьютера, поэтому и отношение к нему соответствующее: очень часто почти безразличное ("лишь бы была"). В то же время, очевидно, что мышь - крайне важное устройство в составе ПК, поскольку вместе с клавиатурой постоянно используется для ввода информации и управления ею внутри компьютера.

Модемы

Современный телефон

• автоматически дозвонится по нужному номеру;
• автоматически наберет номер, имеющийся в памяти;
• упростит и ускорит дозванивание до абонента в другом городе;
• автоматически дозвонится до абонента в указанное вами время;
• попросит абонента перезвонить по указанному вами номеру;
• запишет информацию, переданную абонентом на автоответчик;
• запомнит время и дату звонка;
• покажет продолжительность разговора;
• содержит в памяти необходимые вам номера телефонов (в записной книжке);
• покажет вам день недели, число, месяц, год и точное время;
• будильники напомнят о необходимости позвонить по указанному телефону и сами произведут набор номера;
• обеспечит конфиденциальность при снятой трубке телефона, если секретарю понадобилось отойти на время;
• встроенный громкоговоритель позволит вести разговор при положенной трубке.

Многофункциональный телефон может обладать многими полезными для работы секретаря функциями

Компьютерная сеть

Создается для эффективного использования нескольких компьютеров, выполняющих обработку однотипной докумен­тации. Компьютеры соединяются в сеть с помощью кабеля (телефон­ного, коаксиального) или с помощью существующей телефонной сети. В некоторых сетях кабели не используются: компьютеры общаются с помощью радиосигналов и световых волн.

Компьютерная сеть позволяет использовать общие ресурсы, включенные в состав сети: программы, базы данных, периферийные устройства (дисковые устройства большой емкости, сканеры, принтеры и т. д.). В сети один компьютер большой производительности выполняет роль файлового сервера, управляющего передачей данных и разделени­ем периферийных устройств. Остальные компьютеры являются рабочими местами компьютерной сети.

Заключение

На основании вышеизложенного материала я подвожу итог, что применение технических средств в делопроизводстве во многом облегчает работу секретаря, тем самым, повышая производительность всей организации в целом. Так использование персонального компьютера позволяет быстро и эффективно обрабатывать документацию, с помощью таких программных приложений как Microsoft Word, где есть множество различных функций по созданию и обработке документов. Таким образом, в настоящее время практически нет ни одной организации, где не использовались бы описанные выше технические средства.

Список

литературы

• Алферов А.В., Матлин Е.М. «Средства составления и размножения документации», - М.: Связь, 2006 г.
• Куликовский Л.Ф., Морозов В.К. Основы Информационной техники: Учебник. - М.: Высшая школа, 2006 г.
• Ложе И. «Информационные системы. Методы и средства», - М.: Мир, 2006 г.
• Милютина И.А. «Технические средства компьютерных информационных технологий», - М: АО "Московские учебники и Картометография", 2006 г.
• Пятибратова А.П. «Вычислительные машины, системы и сети», - М.: Финансы и статистика, 2007 г.
• Саямов Э.А. «Средства воспроизведения отображения информации», Учебное пособие. М.: Высшая школа, 2006 г.