Презентация "Google Docs. Основные правила работы с сервисом"

Google Docs Основные правила работы с сервисом. Методическое пособие для педагогических работников и специалистов по работе с молодежью

Автор: Казаева

Наталия Николаевна

Методист

МБУ ДО ДЮЦ «Юность»

г. Екатеринбург

Что такое Google Docs и в чём их удобство? «Google Документы» (Google Docs, «Гугл-документы») — текстовый редактор, разработанный компанией Google. В нём можно работать в онлайн-режиме с любого устройства: создавать документы, редактировать их, пересылать другим пользователям и просматривать их правки. «Google Документы» — аналог Microsoft Word. Похожи и интерфейсы этих программ, и принципы их работы. Однако «Google Документы» удобнее для командной работы, чем Word. Например, в «Google Документах» можно вносить изменения в один рабочий файл одновременно со всеми коллегами из отдела. А чтобы показать документ, его не нужно скачивать и пересылать по почте — можно открыть доступ и отправить ссылку на файл в мессенджере. А ещё «Google Документы» бесплатны, в отличие от Word. Как начать работу с Google Docs

• Для того чтобы работать в любом сервисе Google, нужен Google-аккаунт или ссылка на документ. При переходе по ссылке вы можете редактировать документ. Но Создать новый вы не сможете
• При переходе по ссылкам или через поиск ваша система предложит войти в аккаунт с существующим логином и паролем либо создать новые. Лучше создать аккаунт или воспользоваться тем, что заведен у вас в мобильном телефоне.

Как настроить совместный доступ в Google Docs По умолчанию в файле «Google Документов» может работать только его владелец — тот, кто этот файл создал. Чтобы другие пользователи тоже могли его читать, комментировать или вносить изменения, нужно поделиться ссылкой к документу и открыть доступ. Для того чтобы поделиться ссылкой, необходимо навести курсор мыши на значок треугольника справа от кнопки «Настройки доступа» в правой части верхнего меню Нажать «копировать ссылку», Скопировать ссылку, отправить пользователям Затем нажать на кнопку «настройки доступа» и перейти в поле доступа. Выбрать значение «все у кого есть ссылка» затем необходимо выбрать роль пользователей – читатель, комментатор или редактор. В роли читателя документ будет доступен только для чтения. Комментатор сможет оставлять комментарий, не внося изменения. Редактор сможет редактировать документ. Теперь можно смело отправлять ссылку на документ пользователям. Документ готов к работе Так выглядит документ с доступом только просмотра К тексту в «Google Документах» можно оставлять комментарии. Это удобно при работе в команде — допустим, в комментарии можно поставить задачу коллеге. Для того чтобы оставить комментарий, нужно выделить фрагмент текста и кликнуть на кнопку «Комментарий» на панели инструментов. То же самое можно сделать с помощью команды «Вставка» → «Комментарий» или кликнув по выделенному участку текста правой кнопкой мыши. Какие действия доступны в документе для редактирования по ссылке

• Вносить текстовые и цифровые данные
• Объединять ячейки
• Выравнивать ячейки слева, справа, по центру. а также сверху, снизу, по центру
• Переносить текст по строкам в одной ячейке не перекрывая ту что справа
• Редактировать написанный текст по строкам внутри ячейки
• Обводить границы ячеек по виду таблицы
• Сдвигать и раздвигать границы столбцов
• Добавлять и убавлять строки
• Нумеровать столбцы
• Закрепить верхние сроки таблицы
• Скачать документ в память устройства (телефон, компьютер)
• и другие.

Больше возможностей работы с документами открывает сервис Гугл-документов с привязанным аккаунтом

• Вы можете создавать онлайн презентации
• Создавать эксель документ
• Создавать ворд документ
• Создавать папки для хранения документов
• Пользоваться сервисом регистрации на мероприятия, создавать форму обратной связи, опросов
• Пользоваться сервисом гугл класс рум
• Вносить в свои документы графики и диаграммы

Этапы работы с документами: 1. Создать аккаунт в ГУГЛ. Для этого понадобится адрес электронной почты или номер мобильного телефона. 2. Войти в аккаунт. Ваше имя появится в верхнем правом углу окна в кружочке. 3. Вы автоматически перешли в окно создания документа. Необходимо выбрать формат документа, который необходимо создать – ворд, эксель, презентация, формы Если необходимо создать документ формата WORD, то нужно нажать иконку создать документ. Если необходим другой формат, то нужно в верхнем левом углу нажать на три полоски В левом окне появятся все виды документов. Выберите необходимый, кликните на него Также есть возможность создать документ через гугл диск. После того как новый документ создан, его нужно назвать — так будет проще искать его в дальнейшем. Для этого нужно выделить «Новый документ» в левом верхнем углу и вписать своё название. Это можно сделать и позже, на этапе сохранения документа По завершению работы файл сохраняется автоматически. Его можно Скачать в память устройства с помощью полей Файл-Скачать. Можно распечатать Панель инструментов документов В любом гугл документе в верхней области имеется панель инструментов. Эта панель похожа на аналогичную панель в MS Word. Вообще все функции гугл документа созданы по аналогии с MS Word. Все функции имеются в документах, таблицах и презентациях. Рассмотрим основные функции панели. Функции панели инструментов Docs

Значения каждой кнопки можно увидеть указав на нее курсором мыши.

Главная функция панели – это возможность преобразовывать текст.

С помощью панели вы можете установить масштаб, выставить шрифт (при копировании из других документов новый текст чаще всего распознается как другой шрифт нежели указан в документе), размер шрифта, сделать его курсивом, жирным и т.д., вставить ссылку, изображение, комментарий, упорядочить текст по интервалам, выровнять, пронумеровать и т.д.

Функции панели инструментов таблиц Главная Функция панели инструментов по прежнему заключается в преобразовании данных. Но таблицы лучше всего работают с цифровыми значениями, упорядочивают их, анализируют, совершают математические действия. Для педагога наиболее значима функция упорядочивания данных. Поэтому рассмотрим таблицы с точки зрения возможности упорядочить и хранить данные. Панель выглядит аналогично панели из эксель и предлагает нам стандартные действия – отменить действие, повторить, найти, изменить масштаб, шрифт, размер, курсив, вставить комментарий, ссылку, изображение. Отличительные особенности – заливка ячейки цветом, объединить ячейки, границы ячеек, выравнивание, перенос и поворот текста в ячейке, фильтры, функции. На примере ежемесячного плана видим как используются некоторые функции эксель Мы видим Объединение ячеек, не установлен перенос текста, не установлена нумерация пунктов, закреплены 1-5 строки. Как исправить?

• Установить перенос текста с помощью кнопки с панели инструментов
• Установить нумерацию строк. Для этого в первых строках проставляем по очереди 1, 2 без точки. Выделяем эти две ячейки. Устанавливаем кнопку мыши на правый нижний угол с точкой, нажимаем и удерживаем левую кнопку мыши и тянем этот угол вниз, на нужное кол-во строк. У нас их 7. на 7 строке опускаем кнопку мыши. Всё.

как закрепить область в документе, чтобы при пролистывании документа она оставалась на месте На картинке видно что строки с 1-5 остаются неподвижными и закреплены вверху документа, при пролистывании документа вниз на 45-57 страницу первые строки остаются неподвижны. Делается это для того, чтобы наименование столбцов в длинных документах всегда оставалось перед глазами. Добиться этого не сложно. 1 шаг – выделяем последнюю строку которую необходимо закрепить. 2 шаг – в меню выбрать вкладку «вид», закрепить, и значение «до строки 5». Готово! Защита данных в гугл таблицах В гугл таблицах есть замечательная и уникальная функция защиты данных (листа или диапазона) от редактирования. При совместном доступе к документам эта функция очень полезна. Вы можете выделить диапазон, ячейку или целый лист и защитить его от редактирования. Либо предоставить доступ к ним ограниченному кругу лиц. Как защитить лист или диапазон ячеек в Google Таблицах? 1. Если речь идет о целом листе, то необходимо щелкнуть по нему Правой Кнопкой Мыши и из контекстного меню выбрать пункт «Защитить лист». 2. Для защиты диапазона (одна или несколько ячеек) нужно: 2. Для защиты диапазона (одна или несколько ячеек) нужно:

• выделить этот диапазон, эту область
• открыть меню нажатием правой кнопкой мыши,
• навести курсор на «Показать другие действия с ячейкой» 
• и выбрать пункт «Защитить диапазон».

В «Google Диске» можно создавать папки и перемещать документы между ними. Это удобно, когда файлов становится много и нужно их структурировать, чтобы не запутаться.

• В «Google Диске» можно создавать папки и перемещать документы между ними. Это удобно, когда файлов становится много и нужно их структурировать, чтобы не запутаться.
• Чтобы удалить документ, нужно нажать на три точки рядом с его названием и выбрать «Отправить в корзину» или «Удалить».
• В «Google Документах» можно работать с документами, которые созданы в Microsoft Word: открывать их, редактировать, сохранять и так далее.
• Для этого нужно зайти в меню «Файл» и выбрать действие «Открыть». В появившемся окне выбрать пункт «Загрузка» и либо перетащить файл из папки компьютера, либо нажать на кнопку «Обзор» и указать путь к документу.
• Документ откроется в новой вкладке браузера и автоматически сохранится на «Google Диске» и на главной странице «Google Документов».

По аналогии с другими документами гугл открываются гугл формы. С помощью правой вертикальной панели можно редактировать свою работу Для чего можно использовать «Google Формы» Обычно формы создают для опросов. Но функциональность инструмента гораздо шире. Вот несколько вариантов того, как можно использовать «Google Формы»: Проводить исследования. В «Google Формах» доступны закрытые и открытые вопросы, а также вопросы с выбором одного или нескольких готовых ответов. С помощью этого инструмента можно собирать соц.данные. В работе соц.педагога можно анонимно получать сведения например о ребятах, впервые попробовавших алкоголь. Ребята активно отвечают на сокровенные вопросы анонимно через телефон, нежели при анонимном бумажном анкетировании. Искать новых учеников или волонтёров. Через формы можно собирать отклики на вакансии, на участие в мероприятии или узнавать потребность в кружке. Проверять знания. В «Google Формах» можно создавать тесты, автоматически считать баллы, показывать или скрывать правильные ответы. Можно ограничить время выполнения задания. Чтобы иллюстрировать вопросы, можно добавлять картинки. Регистрировать участников мероприятий. Все телефоны и электронные адреса сохраняются в одном месте. Потом по этим данным можно приглашать на платформы для вебинаров и делать email‑рассылки с напоминаниями и рекламой. Собирать отзывы. Многие стесняются писать отзывы от своего имени, но в «Google Формах» можно собирать мнения анонимно. А если отзывов всё равно не оставляют, можно создать опрос о качестве услуг или товара. Отвечать на вопросы проще, чем придумывать рассказ о продукте самостоятельно. Результаты опроса — это материал для отзыва. Примеры Google Форм На гугл диске также можно создать хранилище для документов, архива, рисунков и т.д. Для этого в левом верхнем углу с помощью +, выбрать «создать папку» В такую папку можно перенести документы, изображения Сформировав папки у вас получится презентабельный архив Быстрые клавиши в Google Docs Быстрые клавиши — комбинации клавиш, при нажатии которых в программе выполняются какие-либо действия. За каждое действие отвечает своя комбинация клавиш. Их использование ускоряет работу с документом. Вот несколько комбинаций клавиш для системы Windows, которые ускорят работу в «Google Документах».

• Ctrl + C — копировать выделенные данные;
• Ctrl + X — вырезать выделенные данные;
• Ctrl + V — вставить выделенные данные;
• Ctrl + Enter — вставить разрыв страницы;
• Ctrl + Z — отменить последнее действие;
• Ctrl + Y — повторить последнее действие;
• Ctrl + K — вставить или изменить ссылку;
• Alt + Enter — открыть ссылку;

• Ctrl + P — распечатать документ;
• Ctrl + F — вызвать поиск по документу;
• Ctrl + Alt + Shift + Z — перейти в режим редактирования;
• Ctrl + Alt + Shift + X — перейти в режим советов;
• Ctrl + Alt + Shift + C — перейти в режим просмотра;
• Ctrl + Alt + M — оставить комментарий;
• Ctrl + Alt + F — вставить сноску.

Теперь вы ознакомились с основными возможностями работы с гугл документами. впереди вас ждет интересный практический путь освоения этих программ. Желаем вам успехов в реализации задач! Спасибо за внимание! Хорошей работы! Список использованных интернет-ресурсов и литературы:

• Личные фотоархивы, архивы данных.
• https://support.google.com/docs/answer/7068618?hl=ru&co=GENIE.Platform%3DDesktop сайт Как работать с приложением "Google Документы"
• https://skillbox.ru/media/management/kak-rabotat-v-google-docs-bolshaya-podborka-instruktsiy-so-skrinshotami/ сайт Как работать в Google Docs: большая подборка инструкций со скриншотами
• https://docs.google.com/document/d/1Kmbh5DToIhLp2DQ0XQYsftPO6HN_j9_Wck3w1fyC0ME/edit?hl=ru&pli=1 Инструкция
• https://www.calltouch.ru/blog/kak-rabotat-s-google-docs-instruktsiya/ Как работать с Google Docs: инструкция