Презентация "Структура делового письма и его реквизиты"

Тема «Структура делового письма и его реквизиты» ППКРС СПО 46.01.03 Делопроизводитель ПМ.01 Документационное обеспечение деятельности организации МДК.01.01. Документационное обеспечение деятельности организации Преподаватель МОМОТ С.В. СПб ГБУ «Профессионально –реабилитационный центр» Определение Деловое письмо – это инструмент деловой переписки, который играет важную роль на пути прекращения либо поддержания взаимовыгодных и дружеских отношений с партнерами, поставщиками, клиентами, сотрудниками.

Грамотно составленное деловое письмо позволяет создать позитивный имидж организации.

Общая структура и реквизиты делового письма Общая структура написания делового письма Реквизиты делового письма, 1 1. Реквизиты отправителя (адресанта) включают в себя информацию об отправителе. Чаще всего эта информация располагается на бланке организации-отправителя. 2. Реквизиты получателя (адресата) – указывается должность адресата, название компании, Ф.И.О. и адрес. 3. Дата написания и отправления письма. Позволяет различать письма между собой. Часто этот реквизит включен в фирменный бланк. 4. Заголовок – кратко о теме письма. Эта часть позволяет определить тематику письма и степень его важности для адресата. Важно правильно подобрать заголовок. При этом он должен быть строгий и лаконичный. Реквизиты делового письма, 2 5. Обращение. Располагается посередине, и пишут с большой буквы. Обращение должно содержать указание должности, фамилии или имени и отчества. Традиционным считается обращение «Уважаемый».

Правила написания обращения	Пример
Уважаемый (-ая) + Имя Отчество (в именительном падеже)!	Уважаемый Иван Васильевич!
Уважаемый (-ая) + господин (-жа) Фамилия (в именительном падеже)!	Уважаемый господин Грозный!
Уважаемый + должность органа власти!	Уважаемый генерал-майор!
Уважаемые + господа!	Уважаемые дамы и господа!
Уважаемый + Имя Отчество!	Уважаемый Иван Васильевич!

Реквизиты делового письма, 3 6. Преамбула или вводная часть. В этой части поясняют причины и цели написания письма именно данному адресату. Часто в этой части ссылаются на даты, документы и факты, напоминающие адресату необходимую информацию. Информация, изложенная в преамбуле, должна подвести читателя к адекватному восприятию основной части письма. По объему эта часть варьируется: может быть краткой (одно предложение) и развернутой (несколько предложений и даже абзацев). 7. Основная часть текста письма варьируется в зависимости от его конкретного типа, так как в ней формулируется главная цель письма, излагаются аргументы и факты. 8. Заключение чаще всего представляет собой формулы вежливости. Реквизиты делового письма, 4 9. Подпись. Письмо завершается подписью (должность + ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением». Также возможны варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п. 10. Постскриптум. Это необязательный вспомогательный элемент. Служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма. 11. Приложения являются необязательным дополнением к основному тексту письма и поэтому оформляются на отдельных листах – каждое приложение на своем листе. Какие-либо правила их написания отсутствуют. Классификация деловых писем по тематическому признаку и особенности оформления Классификация по тематическому признаку:

• Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров:
• оферта (письмо-предложение) – заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;
• письмо-запрос - обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;
• рекламация (письмо-претензия) - претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков

Структура написания оферты

• шапка – должность, ФИО получателя и наименование организации;
• номер и дата регистрации письма;
• заголовок («О …»);
• обращение (в случае необходимости);
• текст оферты– здесь излагается само предложение и указываются основные условия сделки: «Предлагаем Вам заключить договор / услуги по…», «В ответ на Ваш запрос от …», «Компания «Х» предлагает Вашему вниманию …», «Рады предложить Вам …» и т.п.;
• подпись отправителя – руководителя организации либо уполномоченного лица с указанием его должности и ФИО.

Оферта, бланк образец Структура написания письма-запроса

• реквизиты получателя и отправителя;
• дата документа и исходящий номер (письмо-запрос может быть письмом-ответом, в таком случае необходимо также указать номер и дату документа, на который отвечают);
• заголовок (должен отражать суть вопроса);
• обращение;
• цель письма;
• суть вопроса (просьба что-то выслать, сообщить и т.п.);
• выражение надежды на сотрудничество;
• благодарность;
• подпись отправителя (должность, ФИО, подпись).

Письмо-запрос обычно подписывает руководитель организации либо уполномоченное лицо. Оформление письма осуществляется на фирменном бланке организации.

Письмо-запрос, пример. Структура написания рекламации

• дата и номер исходящего документа;
• наименование стороны, которой предъявляется претензия (наименование организации);
• наименование документа (ПРЕТЕНЗИЯ), номер;
• основание – номер и дата документа: договора, гарантийного письма, который регулирует отношения между сторонами, накладной, по которой был выдан товар, счета и т.п.;
• наименование товара;
• количество товара;
• основания для предъявления претензий (что конкретно нарушено);
• доказательства нанесенного ущерба;
• требования по возмещению убытка (сумма претензии);
• доказательные документы – приложения к письму: акт приемки товара, акт рекламации, товаротранспортная накладная и прочее.

При получении отказа в удовлетворении требований или истечении установленного срока на рассмотрение претензии (в основном один месяц) необходимо в установленном порядке (общий срок исковой давности - 3 года) заявить иск в арбитражный суд.

Рекламация, пример Классификация по тематическому признаку,2:

• Некоммерческие (собственно деловые письма) – используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений:
• благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу;
• гарантийное письмо – содержит в себе подтверждение определенных обязательств;
• информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) - предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата;
• письмо-напоминание - содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;

Структура написания благодарственного письма

• Шапка документа.  Необязательный элемент благодарственного письма – пишется в случае необходимости. Размещается шапка в верхнем правом углу листа. В ней указываются данные человека либо организации, которой выражается благодарность: должность, наименование организации, фамилия и инициалы человека.
• Обращение. Указывается ФИО человека, в случае если письмо адресовано какому-то конкретному лицу.
• Текст благодарственного письма.  Слова благодарности. Шаблонные фразы: «Позвольте выразить искреннюю благодарность», «Выражаем глубокую признательность…», «Выражаем благодарность…» и т.п.).
• Подпись.  В нижнем левом углу листа ставится подпись лица, которое выражает благодарность, указывается его должность и ФИО.

Благодарственное письмо организации Благодарственное письмо сотруднику Структура написания гарантийного письма

• номер и дата исходящего документа;
• получатель письма (адресат) - название организации и ФИО должностного лица, которому оно адресовано. Обычно гарантийное письмо составляется на имя руководителя компании;
• наименование документа - заголовок «Гарантийное письмо» писать необязательно, можно просто указать тему письма;
• текст письма – здесь указывают, какие обязательства, в каком объеме и в какие сроки организация обязуется исполнить. Текст гарантийного письма может содержать следующие формулировки:  - Гарантируем...  -Настоящим письмом гарантируем...  - Компания "Х" гарантирует...  - Своевременную и полную оплату гарантируем...  - Настоящим гарантируем...  Также в тексте письма адресант указывает свои банковские реквизиты, может разместить ссылку на договор, в гарантийном письме на оплату - прописать размер штрафа при нарушении обязательств;
• подпись – должность, подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) составителя гарантийного письма.

Образец гарантийного письма Структура написания информационного письма

• Оформление информационного письма осуществляется согласно установленных для деловой переписки правил, его структура соответствует общей структуре делового письма.
• Часто к информационному письму прилагается сопроводительное письмо, где информация предоставляется в развернутом виде и более детально, а также отдельными положениями законодательных и других нормативных правовых документов.
• Подписывает данное письмо руководитель компании, иногда его заместитель или даже секретарь. В случае массовой рассылки (в большом количестве) можно обойтись без подписи либо использовать факсимиле.

Образец информационного письма о смене директора Структура написания письма-напоминания

• ссылки на пункты договора или другого документа, в которых прописаны основные обязательства сторон сделки;
• просьба выполнить условия контракта;
• основные действия, которые будут приняты к стороне в случае невыполнения обязательств (указываются по мере необходимости).

Примеры фраз письма-напоминания:

• Напоминаем Вам…
• Ставим Вас в известность …
• Обращаем Ваше внимание…
• …

Если сторона сделки не реагирует на письмо-напоминание, ей отправляется письмо-предупреждение, где в более жесткой форме указываются санкции в случае невыполнения обязательств.

Образец письма-напоминания Классификация по тематическому признаку,3:

• письмо-подтверждение – содержит подтверждение получения какого-товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.;
• письмо-поздравление – содержит поздравление по какому-то поводу;
• письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;
• письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;
• письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу;
• сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких-то сопроводительных документов, материальных ценностей и т.п.

Структура написания письма-подтверждения Структура письма-подтверждения соответствует общей структуре делового письма. Написание данного вида делового письма сопровождается следующими шаблонными фразами:

• Сообщаем Вам, что мы получили …
• Подтверждаем получение …
• С благодарностью подтверждаем…
• ООО «Х» подтверждает согласие на… и т.п.

Образец письма-подтверждения Структура написания письма-поздравления Жестких требований к написанию данного вида делового письма не существует. Его составляют в свободной форме, с применением индивидуального творческого подхода. Письмо-поздравление может быть направлено одному человеку (персональное поздравление с Днем Рождения, юбилеем, повышением по службе, рождением ребенка и т.п.) или многим (массовое поздравление). В случае персонального поздравления необходимо указать в письме обращение - фамилию, имя, отчество человека, которому оно направлено. В конце письма-поздравления ставится подпись руководителя организации (живая подпись либо факсимиле – в случае массовой рассылки). Образец письма-поздравления Структура написания письма-приглашения

• Текст приглашения должен содержать четкую и конкретную информацию о дате и месте проведения торжества. Письмо может быть адресовано как одному лицу, так и нескольким одновременно.
• Отправляется письмо-приглашение, как правило, за несколько дней или даже недель до проведения мероприятия, чтобы приглашенный человек имел время и возможность принять решение и собраться на торжество.
• Желательно отправлять письмо-ответ на предложение, даже в случае отказа от предложения. Отказ необходимо сформулировать вежливо, указать причину отказа, пусть даже выдуманную. Оформление письма-приглашения осуществляется согласно правил, установленных для делового письма.

Образец письма-приглашения Структура написания письма-просьбы

• Письмо-просьба имеет структуру, схожую с общей структурой делового письма и по своей форме практически идентично письму-запросу. Его оформление осуществляется на фирменном бланке организации. Оно обычно подписывается руководителем организации либо уполномоченным лицом.
• Может содержать следующие типовые фразы:
• В связи с…
• Учитывая…
• Ввиду…
• Просим Вашего содействия в…
• Просим Вашего согласия на…
• Также просим Вас….

Образец письма-просьбы Структура написания письма-соболезнования

• Письмо-соболезнование составляется в свободной форме, оформление осуществляется на фирменном бланке организации либо на открытке, подписывается руководителем компании либо другим уполномоченным лицом. Письмо-соболезнование должно содержать теплые и искренние слова поддержки.
• Может содержать следующие типовые фразы:
• Хотим выразить нашу глубокую скорбь по поводу …
• Мы были глубоко огорчены, узнав о …
• Нам трудно поверить печальному известию о …

Образец письма-соболезнования Спасибо за внимание!