Мемлекеттік тілде іс қағаздарын жүргізу

1. тақырып « Кіріспе. Іс қағаздарын жүргізу

пәні»

Құжаттардың жасалуына, олардың тіркелуіне,

жіктелуіне, қозғалысына, есепке алынуы мен

сақталуына байланысты жұмыстардың

жиынтығы іс қағаздарын жүргізу деп аталады.

Адам өмірі құжаттармен тікелей байланысты.

Адам дүниеге келгенде оған алғашқы құжат- туу

туралы куәлік жазады. 16 жасқа келгенде жеке

басын растайтын құжат жеке куәлік алады.

Мектепті бітіргендігі-орта білім туралы

аттестатпен расталады. Жұмысқа орналасу

барысында да арыз, резюме, жеке іс парағы т.б.

іс қағаздарын жазады. Ал еңбек жолын

бастағандығы еңбек кітапшасына жазылады.

Өмірдің түрлі жағдайында сенімхат, қолхат

жазуға, еңбек келімісін жасауға, өмірбаян мен

мінездеме жазуға, жеделхат, телефонхат, факс

жіберуге тура келеді.

Іс қағаздарын жүргізу – бұл құжаттар

дайындау және кеңсе құжаттарымен жұмыс

жүргізуді қамтамасыз ететін қызмет саласы.

Соңғы кездері басқаруды құжаттандырумен

қамтамасыз ету (БҚҚ) деген термин жиі

қолданыла бастады. Бұл термин іс жүргізудің

ұйымдастыру-техникалық негізін жетілдіруге

байланысты, құжаттармен жұмыс жасау

саласына есептеуіш техника құралдарын,

ақпарат жинау, өңдеу, сақтау және

пайдаланудың қазіргі заманғы ақпараттық

технологияларын енгізуге байланысты пайда

болды.

Іс қағаздары- басқару қызметіндегі негізгі бір

сала.Ұйымдар мен мекемелердің, кәсіпорындардың

қызмет етуі барысында шығарған түрлі шешімдерді,

басқару істері атқарған қызметі іс қағаздарынан айқын

көрінеді. Сондықтан халық шаруашылығын басқаруды

жетілдіруді, оны ұйымдастыру деңгейін көтеру онда

құжаттармен жұмыс істеудің қаншалықты ғылыми

негізделгеніне тікелей байланысты. Іс қағаздарын жүргізу-

басқару процесінің ажырамас бөлігінің бірі болып

табылады. Үкметтің басқару істері жарғы, қаулы, нұсқау,

ереже, бұрық сияқты құжаттар арқылы жүргізіледі.Іс

қағаздарын жүргізу- мекеме жұмысының нақты

құжаттармен, деректермен реттелген, дәйектелген жүйесі.

Іс қағаздарын қазақша жүргізудің

мемлекеттік құндылығын, әлуметтік

маңыздылығын, оның қазақ тілінің мемлекетік

тіл ретінде қызмет етуінің алғы шарттарының

бірі екендігін ұғындыру. Іс қағаздарын

жүргізудің дербес ғылым екендігін таныту. Іс

қағаздарын жургізудің тарих, саясаттану, архив

ісі, тіл білімі, педагогика сияақты ғылым

салалармен байланысын көрсету.

Мемлекетіміздің арқа сүйер болашақ мамандық

иелерін іс қағаздарын толтырудың мемлекеттік

стандарттары мен толтыру әдістері, жазылу

стилі, қызметі, мақсаты сияқты білім

негіздерімен қаруландырып, қазақ тілінің қоғам

дамуындағы рөлінің күшеюіне олардың өз

септігін тигізуін қамтамасыз ету. Құжат - іс

жүргізудің материалдық объектісі.

Іс қағаздары қоғам өмірінде үлкен қызмет

атқарады. Іс қағаздарының

саяси, тарихи, құқықтық,

экономикалық маңызы өте зор. Мемлекет, республика,

қала, кәсіпорын, ұйым, мекеме тарихын жазғанда іс

қағаздары ақпараттың табылыс қайнар көзі бола алады.

Құжаттар фактілерді, оқиғаларды, қоғам өмірінің

құбылыстарын дәлелдейтін айғақ қызметін де атқарады.

Мемлекеттік тілде іс қағаздарын жүргізу пәнін оқуда

алдына мақсат қояды: Іс жүргізу саласындағы сөздіктерді;

құжаттау мен құжатпен қамтамасыз ету мәселелері

бойынша маңызды нормативті - әдістемелік құжаттарды;

құжаттардың ресімделу ережелерін; машинамен

оқылатын құжаттарды;- іс қағаздары қоғам өмірінде

үлкен қызмет атқарады.

1 –кесте Жалпы осы төрт пәннің оқытылу

тізбегі

Қазақстан

тарихы

Қазақстан

тарихы,

Қазақ тілі,

информа-

Нысан – тарих

Пәнге

қажетті

нысан –

Қазақ тілі

Нысан – қазақ

тілі

Информатика

тика,

мемлекет-тік

тілде іс

қағаздарын

жүргізу

Нысан -

компьютер

тарих, қазақ

тілі, компью-

тер,

құжат

Мемлекеттік

тілде іс

қағаздарын

жүргізу

Нысан –құжат

Пәндердің өзара байланысы

Бақылау сұрақтары

1. Курстың пәні, мазмұны мен міндеттерін атаңыз

2. Іс қағаздарын жүргізу және басқару – реттеу

жүйесінің дамуы не?

3. Құжат – іс жүргізудің қандай обьектісі болып

табылады?

4. Құжаттың қоғамдағы рөлі қандай?

5. Пәнаралық байланысқа нені жатқызар едіңіз?

2. тақырып «Құжат, оның қолданылуы мен

құжаттаудың әдістері»

“Ақпарат” және “құжат” ұғымдары деген

не? Осы сұраққа жауап беру үшін құжаттың

ақпаратпен байланысын білуіміз қажет. Ақпарат

– құжаттың ең маңызды жүйесі ретінде.

Ақпараттық құжаттарға қазіргі кезде резюме,

хабарлама немесе жазбаша ескерту, жұмысқа

қабылдау туралы немесе жұмыстан шығару

туралы бұйрық, өтініш оның ішінде талап арыз

жатады.

Құжат латын тілінде куәлік, дәлелдеудің

тәсілі деген ұғымды білдіреді.Бүгінгі қолданыста

оның негізгі үш мағынасы бар:

1. қандай да бір фактіні не бір нәрсеге деген

құқықты, мысалы, жол жүруге растайтын

іс қағазы

2. жеке басты ресми түрде куәландыратын

құжат, яғни төлқұжат

3. бір нәрсе туралы жазбаша куәлік, мысалы

ескі грамоталар

Кез келген ұйым, мекеме, кәсіпорын,

адам іс әрекеттерінің, қызметтерінің барысында

құжат пайда болады. Құжат болған іс

әрекеттерді, адам мен ұйым арасындағы

ақпаратты байланыстарды көрсетеді немесе

бейнелейді. «Құжат: құжатталған ақпарат:

Ақпараттың дәлме дәлдігін растайтын

материалдың жеткізушіде жазылған ақпарат»

құжаттарда ақпараттар әр түрлі әдістермен

жазылып берілуі мүмкін: жазбаша, фото, сурет

сызу түрінде, дыбысты түрде жазу көмегі

арқылы. Құжаттың атқаратың функциялары:

- ақпараттық функция;

- ақпараттарды белгілі қалыпқашықтарға

тасымалдау;

- ақпараттарды жинақтау, сақтау;

- ақпараттарды дәлелдеу, есебін жүргізу;

Ұйым қызметі басқару құжаттамасымен

қамтамасыз етіледі. Басқару құжаттамасының

құрамы ұйымның өкілеттік құзырына,

мәселелерді шешудің тәртібіне жеке , дара,

өкімдік қызмет арқылы немесе алқа арқылы

шешу қағидаларына, басқа ұйымдармен

байланыс көлеміне және олардың сипатына

қарай анықталады.

Ұйымда әкімшілік және

ұйымдастырушылық мәселелерін, басқару, өзара

іс әрекет жасау және қызметті реттеу

мәселелерін шешу мақсатында жасалады. Олар:

Ұйымдастырушылық- құқықтық –

жарғылар, ережелер, регламенттер, нұсқаулар,

штат кестелері және басқалар

Өкімдік- қаулылар, бұйрықтар, өкімдер,

шешімдер және басқалар

Анықтамалы – ақпараттық – актілер,

шарттар, баяндау және түсініктемелік хаттар,

қорытындылар, пікірлер, тізбелер, хаттар ,

мәліметтер, келісімдер, тізімдер, анықтамалар

жоспарлы – есепті- жылдық, тоқсандық,

айлық, басқа да жеке жоспалар мен есептер

қызметкерлердің еңбек қызметін және

оларды зейнетақымен қамтамасыз етуге

аударылған ақша туралы мәліметтерді растайтын

құжаттар.

Бақылау сұрақтары

1. “Ақпарат” және “құжат” ұғымдары деген не?

2. Құжаттың қалыптасуы, оның мақсаты неде?

3. Мемлекеттік стандарттау.

4. Құжаттаманың әдістері туралы не білесіз?

3. тақырып «Қағидаларға байланысты

құжаттарды топтастыру»

Іс қағаздарының түрлері өте көп, олардың

негізгі түрлерінің мақсаты мен мазмұнына,

жасалған орнына, жасалу сатысына, қызметіне,

формасына т.б ерекшеліктеріне қарап

топтастыруға болады. Ұйымдар мен

мекемелердің іс жүргізу барысында негізгі орын

алатын құжаттарды жалпы мақсатына қарай

үлкен екі топқа бөлуге болады.

Бірінші – бұл әкімшілік сұрақтары мен

жалпы сұрақтар бойынша құжаттар. Яғни ұйым

әкімшілігі мен оның өндірістік іс-әрекеттері

бойынша жалпы сұрақтар барысында

туындайтын құжаттар. Бұл құжаттар ұйымның

барлық құрлымдық бөлімше қызметкерлері

құрастыра алады.

Екінші – ол басқару функциялары

бойынша құжаттар.

Бұл құжаттар қаржы, бухгалтерлік, жоспарлау

бөлімі және т.б. функциональды бөлімшелер

қызметкерлері құрастырады.

Құжаттарды жалпы және жеке белгілері

бойынша кластарға бөлуге болады. Құжаттар

төмендегі белгілер бойынша класталады.

Құжаттарды топтастыру – оларды ұқсастықтары

мен айырмашылықтары бойынша бөлу болып

табылады.

1.Белгілеу тәсіліне қарай:

* жазба

* графикалық

* акустикалық

2. Мазмұнына қарай:

* ұйымдық - өкімдік,

* қаржы – есеп,

*жабдықтау - өткізу

3. Атауына қарай көптеген жанрларға бөлінеді:

* өтініш

* бұйрық

* хаттама

4. Түріне қарай :

*типтік,

* үлгілік,

*жекелік ,

*қалыпты,

*жалпыға бірдей

5. Толтыру орнына:

* ішкі және

* сыртқы

6. Орындалу мерзімі бойынша:

жедел және жедел емес

7. Шығу тегіне қарай

қызметтік және ресми – жекелік

8. Жариялылық дәрежесіне қарай

* қарапайым,

* күнделікті қызметте қолдану

*құпия

9. Заңдылық күшіне қарай

шын және жалған

10. Жасалу сатысына қарай:

* түпнұсқа,

*көшірме. Ал көшірме өзі үшке бөлінеді: отпуск,

выписка, дубликат

11. Сақталу мерзіміне қарай:

*тұрақты

*Уақытша 10 жылға дейін,

*уақытша 10жылдан астам

12.Қызметтік ерекшелігіне қарай

*құжат толтырудың бірыңғай жүйесі

*негізгі ережелер

Бақылау сұрақтары

1. Топтастыру туралы ұғым

2. Мазмұны, даярлау, мақсаты мен шығару

орнына қарай, заңдылық күшіне қарай

құжаттарды топтастыруды атаңыз

4. тақырып «Құжаттау жүйесінің

сипаттамасы»

Техникалық орындаушылардын бастап

барлық буындағы басшыларға дейінгі басқару

аппаратының бүкіл қызметкерлерінің қызметі

құжаттаумен байланысты. Біреулері құжаттарды

жасайды, басқалары олардың рәсімделуін және

беруілін қамтамыз етеді, үшіншілері сол

құжаттарды басшылыққа алып, олардың

негізінде шешімдер қабылдайды.

Құжат басқарма іс әрекеттерінің барлық

түрдегі нысандарымен тығыз байланыста, себебі

ол басқарма жұмысын ақпараттармен

қамтамасыздандырады. Бір ғана актінің

құжаттарды ол – бөлек бір құжат. Ал ұйым,

кәсіпорын, мекемелердің қызметтік іс әрекеттері

құжаттардың жиынтықтарында бейнеленеді,

яғни олар қандай жағдайда өзара байланысты

және бірге қызмет етуші құжаттау жүйесін

құрайды.Мемлекеттік стандарт «Бір ізге

түсірілген құжаттама жүйесі. Негізгі ережелер».

Бұл стандарт белгілі бір құзметтік іс ерекеттер

саласында қолданылатын, өзара байланысты

құжаттар жиынтығының құжатталу жүйесін

анықтайды. Құжаттау жүйенің мақсаты:

- құжаттау мен құжаттамаларды басқару

процессін жетілдеру, басқару еңбегінің сапасын

арттыру және Қазақстан Республикасының

кәсіпорындарында, мекемелері мен

ұйымдарында құжаттармен жұмыс істеу

бірыңғай көзқарасты қалыптастыру.

Барлық хат – хабар жарғының және іс

қағаздарын жүргізу туралы

нұсқаулықтың талаптарын ескере отыра өздері

әзірлеген субъектінің

фирмалық бланкілерінде ресімделеді.

А0

А1

А2

А3

А4

А5

А6

А7

А8

А9

А10

841×1189

594 × 841

420 × 594

297 × 420

210 × 297

148 × 210

105 × 148

74 × 105

52 × 74

37 × 52

26 × 37

Бланк дегеніміз А4 пен А5 форматта

әзірленген заңды тұлғаның –

құжат шығаратын автордың аты жазылған таза

қағаз. Әрбір субъект

бланкінің екі түрін дайындайды: хаттар үшін

және басқа құжаттар үшін

Арасындағы айырмашылық: хаттарда:

1. байланыс кәсіпорнының индексі

2. телеграфтың мекен – жайы

3. сілтеме

Ал басқа құжаттарға арналған бланкілерде

құжат түрінің атауы, жасау

немесе шығару орны жазылуға орын

қалдырылады. Ұйымда құжаттарды жіктеу үшін

жіктегіш құрастырылады.

Іс қағаздарын жүргізудің негізгі

элементтерінің бірі – құжат жасау болып

табылады. Құжат жасау дегеніміз – ақпаратты

қағазға немесе басқа тасымалдаушыға жазу

(түсіру) болып табылады. Ол бекітілген

нормативтік-құқықтық актілердің ережелері

бойынша жүзеге асырылады және заңдық күші

болады.

Заңдық күш құжаттың қолданыстағы

заңнамаға, оны шығарған органның құзыретіне,

ресімдеудің бекітілген тәртібіне байланысты

болады.

Басқару құжаттары мекеме құжаттарының

негізін құрайды және ісқағаздарын жүргізудің

нысаны болып табылады.

Іс қағаздарын жүргізудің негізгі

элементтерінің бірі – құжат жасау болып

табылады. Құжат жасау дегеніміз – ақпаратты

қағазға немесе басқа тасымалдаушыға жазу

(түсіру) болып табылады. Ол бекітілген

нормативтік-құқықтық актілердің ережелері

бойынша жүзеге асырылады және заңдық күші

болады.

Құжаттау дегеніміз кез- келген мекеменің

қызметін, әрекететін көрсететін құжаттарды

жасау, толтыру .Бұған дайын құжаттармен да

жұмыста, мекеме ішінде дайындалған

құжаттармен жұмыс та, сондайақ оларды

қабылдау, тіркеу, ол бойынша жқмыс істеу,

орындалун бақалау, құжаттарды қолдануға

дайындау, архивке дайындау сияқты толып

жатқан жұмыстар кіреді.

Бақылау сұрақтары

1.Құжаттау жүйесі туралы ұғым.

2. Құжаттау жүйесінің қалыптасуы.

3. Құжаттаудың мемлекеттік жүйе

5. тақырып «Құжаттау жүйесінің

бірізділігі»

Құжаттарды бір ізге түсіру құжаттардың

тұрпатты нысандары мен дайын үлгілері

мәтіндерін, оларды құрастыру және ресімдеу

ережелерін әзірлеу болып табылады.

Кез-келген фирманың басқару

аппаратының тиімді қызметі құжаттармен

жұмысты дұрыс ұйымдастыруға байланысты. Іс

жүзінде ақппарат көздеріне, шешімдер дайындау

мен қабылдауға байланысты бір де бір

технологиялық басқару функциясы құжаттарды

жасау, орындау және ресімндеу процесі-

құжаттаусыз әске асырылмайды.

Кәсіпорындардың күнделікті жұмысында

өндірістік, шаруашылық және қоғамдық

қызметтің сан қилы мәселелері бойынша

құжаттар жасалады. Ол бұйрықтар, шешімдер,

хаттар, актілер, келісім-шарттар, хаттамалар,

өтініштер, жеделхаттар, анықтамалар және т.б.

Кәсіпорындарда жасалатын құжаттар әдетте хат-

хабар деп аталады.

Ұйымдар қызметін құжаттау ережелерінің

бірлігі құжаттаманың бір ізге түсірілген жүйесін

қолдану арқылы жүзеге асырылады.

6.10.1 – 88 Мемлекеттік стандарттың

«Құжаттаманың бір ізге түсірілген жүйелері.

Негізгі ережелер» құжаттардың бір ізге

түсірілген 16 жүйесін белгілейді. Олар:

жоспарлық, есеп – статистикалық, бастапқы

есеп, қаржы мен бухгалтерлік – есеп жүргізу,

ақшалай есеп айырысу, ұйымдық - өкімдік, баға

белгілеу жөніндегі, материалдық – техникалық

жабдықтау және өткізу жөніндегі, сауда

жөніндегі, сыртқы сауда жөніндегі, құрылысқа

арналған жобалау жөніндегі, өнертабыстар мен

жаңалықтар ашу жөніндегі, әлеуметтік

қамсыздандыру жөніндегі, еңбек және

әлеуметтік мәселелер жөніндегі жедел

жоспарлау және көлік торабының жұмысын

басқару жөніндегі халықтың тұрмыс қажетін

өтеу жөніндегі жүйелер.

Бір ізге келтірілеген жүйелер, өз

тарапынан құжаттардың көмекші жүйелеріне,

түрлеріне, өзгеше түрлеріне бөлінеді. Мысалы,

ұйымдық - өкімділік құжаттама жүйесінде

өкімдік құжаттарды (қаулылыр, өкімдер,

шешімдер, бұйрықтар); ұйымдық (жарғылар,

ережелер, нұсқаулар) хаттамаларды; ақпарат –

анықтама құжаттардың (анықтамалар, баяндама

хаттар, түсінік хаттар, актілер, қызмет

бабындағы хаттар, жолдама хаттар, шақыру

хаттары, ақпарат хаттар, жарнамалық хаттар,

қуаттаушы хаттар, еске салатын хаттар,

кепілдеме хаттар, инициативалық хаттар, жауап

хаттар, жеделхаттар, шарттар және еңбек

келісімдерін) бөліп көрсетуге болады.

Іс қағаздарын жүргізу қарапайым және

жедел болу тиіс, оның жұмысы фирма ішіндегі

құжат – ҚР-ның мәдиниет, ақпарат және

қоғамдық келісім министрлігінің Мұрағаттарды

және құжаттаманы басқару жөніндегі комитеті

Төрағасының 2003 жылғы 29сәуірдегі №33

бұйрығының талаптарына сәйкес жасалған және

үйымның жоғарғы лауазымды тұлғасы бекіткен

«Іс қағаздарын жүргізу туралы» нұсқаулықпен

белгіленеді.

Іс қағаздарын жүргізуге жауапкершілік

басшының бірінші орынбасарына немесе

бойынша құрылымға сәйкес нақты орындаушыға

жүктеледі және жеке еңбек шартында

белгіленеді.

Мемлекеттік стандарттар.Ұйым, мекеме,

кәсіпорын қызметінің іс әрекеттері, әртүрлі

құжаттаманың жүйелерде бейнеленеді, бірақ

оның ішінде жалпы кең тараған жүйесі болып

Ұйымдастырушылық - өкімдік құжаттама

табылады. Құжаттаманың бұл жүйесі

мемлекеттік, мемлекеттік емес органдардардың

барлығында ҚР мемлекеттік стандарт 1042-2001

ҚР мемлекеттік стандарты

«Ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттама.

Құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар»

негізінде сәйкес жүргізіледі.

ҚР СТ1042-2001

ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫ МЕМЛЕКЕТТІК

СТАНДАРТЫ

ҰЙЫМДАСТЫРУШЫЛЫҚ-

ӨКІМДІК ҚҰЖАТТАМА

1.5. Құжаттарды

ресімдеуге қойылатын талаптар

Енгізілген күні 2002.01.01.

1 Қолдану саласы

1.1 Осы стандарт ұйымдастырушылық-өкімдік

құжаттаманың жіктеу жүйесінде ескерілген

ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттарға

таралады: әкімшілік және ұйымдастырушылық

мәселелердің, сонымен қатар ұйымдардың

қызметін басқару, әрекеттестік,

қамтамасыздандыру және реттеу мәселелерінің

шешімін бекітетін қаулылар, өкімдер,

бұйрықтар, шешімдер, хаттамалар, актілер,

хаттар және басқалар (ілгеріде – құжаттар).

1.2 Стандарт:

- құжаттардың деректемелерінің құрамын;

- құжаттардың деректемелерін ресімдеуге

қойылатын талаптарды;

- бланкілерге және құжаттарды ресімдеуге

қойылатын талаптарды;

Қазақстан Республикасының Мемлекеттік

елтаңбасы бейнеленген бланкілерді дайындау,

есепке алу, пайдалану және сақтауға қойылатын

талаптарды белгілейді.

1.3 Осы стандарттың ережелері:

- Қазақстан Республикасы мемлекеттік

органдары мен ұйымдарында;

- Қазақстан Республикасы барлық меншік

нысанды және ұйымдастырушылық –құқықтық

нысанды, кәсіпорындары мен ұйымдарында

соның ішінде шетелдік қатысы бар заңды

тұлғаларында қолдануға жатады.

Ресми басылым

ҚР СТ 1042-2001

2 Нормативтік сілтемелер

2.1 Осы стандартта келесі стандарттарға

сілтемелер қолданылған ҚР СТ 989-96 Қазақстан

Республикасының Мемлекеттік елтаңбасы.

Техникалық талаптар

МЕМСТ 9327-60 Қағаз бен қағаз

бұйымдары. Тұтынушылар форматы.

3 Анықтамалар

Бұл стандартта 1037 ҚР СТ сәйкес

терминдер мен анықтамалар қолданылады.

Бақылау сұрақтары

1. ҚБЖ туралы түсінік

2. Құжаттардың бірыңғай жүйесі және

стандарттау

3. ҚБЖ мемлекеттік үлгіқалыптар

6. тақырып «Формуляр – үлгі және оның

негізгі бөліктері»

Құжаттардың деректемелерінің

құрамы:бланкілердегі деректемелердің

орналасуы Қазақстан Республикасының

мәдениет, ақпарат, және қоғамдық келісім

министрлігінің Мұрағаттарды және

құжаттаманы басқару жөніндегі комитеті

төрағасының 2003 жылғы 29 сәуірдегі 33

бұйрығымен белгіленген. Реквизит латын тілінен

аударғанда талап етілген , қажет етілген деген

мағынаны білдіреді. Қазақстан Республикасынла

қазір ең жоғарғы жиынтық 27. Олар мыналар:

01- Қазақстан Республикасы Мемлекеттік

елтаңбасы;

02- ұйым нышаны немесе тауар белгісі

(қызмет көрсету белгісі);

03- жоғары тұрған органның ресми атауы;

04- ұйымның ресми атауы;

05- ұйым туралы анықтамалық деректер;

06- құжат түрінің атауы;

07- құжаттың күні;

08- құжаттың тіркеу нөмері;

09- кіріс құжатының тіркеу нөмірі мен күніне

сілтеме;

10- құжаттың құрылған немесе басылып

шығарылған жері;

11- құжатқа қолжеткізуді шектеу белгісі;

12- хат алушы;

13- құжатты бекіту белгісі;

14- бұрыштама;

15- мәтіннің тақырыбы;

16- бақылау туралы белгі;

17- құжаттын мәтіні;

18- қосымшасы бары туралы белгі;

19- қойылған қол;

20- құжаттың келісілу белгісі;

21- құжаттың келісілу рұқсатнамасы;

22- мөр;

23- көшірменің куәландырылғаны туралы

белгі;

24- орындаушы туралы белгі;

25- құжаттың орындалуы және іске

бағытталуы туралы белгі;

26- құжаттың ұйымға келіп түскен туралы

белгі;

27- құжаттың электронды көшірмесін

сәйкестендіргіш.

1. Қазақстан Республикасының

Мемлекеттік елтаңбасы құжат бланкісінде

Қазақстан Республикасының мемлекеттік

рәміздері туралы заңдарына және Қазақстан

Республикасы Мемлекеттік ҚР СТ 989 – 96

« Қазақстан Республикасының

Мемлекеттік елтаңбасы. Техникалық талаптары.

Стандартының талаптарына сәйкес

орналастырылады.

3. Эмблема, логотип немесе тауар белгісі (

қызмет көрсету белгісі)

4. бланкіге ұйымның құрылтайшылық

құжаттарына сәйкес көшіріліп салынады.

Қазақстан Республикасының Мемлекеттік

елтаңбасы бейнеленген бланкіге эмблема

т.б. салынбайды.

3. Жоғары тұрған органның ресми

атауы

4. Ұйымның ресми атауы, ұйымның

қысқартылған атауы тиісті нормативтік

құқықтық актілерде және толық атауынан төмен

жақша ішінде жазылады. Ұйым филиалының,

бөлімшелерінің атаулары, олар құжаттың авторы

болған жағдайда ғана келтіріледі және толық

атауынан тмен жақша ішінде жазылады.

5. Ұйым туралы анықтамалық

деректемелерге поштаның мекен – жайы,

телефондардың, телефакстердің нөмірлері, банкі

есепшотының нөмірі

6. Ұйымнан шығатын құжат түрінің

атауы Қазақстан Республикасы

заңдарымен, ұйымның құрылтайшылық

құжаттарымен регламенттеледі.

7. Құжаттың датасы оған қол қойылған

немесе бекітілген уақыт болып

табылады.Құжаттың қол қойылатын,

бекітілетін, келісілетін уақыттары, сондай

– ақ құжат мәтінінде бар уақыттар

цифрллық тәсілмен мына ретте

ресімделеді:күні, айы, жылы

8. Құжаттың тіркеу нөмірі, оның жеке

корреспонденттік нөмірінен, орындаушы –

құрылымдық бөлімшенің индексінен және

құжаттың тіркеу – есепке алу

нысанындағы реттік нөмірінен тұрады.

Тіркеу нөмірі құжат жолданатын кезде

ұйымның істер номенклатурасы бойынша

іс индексімен толықтырылады.

9. Құжаттың тіркеу нөмірі мен

датасына сілтеме жауап – құжатта

беріледі, мәселен 25 -3/4мұндағы, 25 –

құрылымдық бөлімшенің нөмірі, 3 – іс

нөмірі, 4 құжаттың реттік нөмірі

10. Құжаттың жасалған немесе басып

шығарылған жері көрсетіледі.

11. Шектеу белгісі ( нешінші дана екені

көрсетіліп, бірінші парақтың жоғарғы оң

жақ бұрышынан қойылады.

12. Адресат -Ұйым құжатын жолдаған

кезде, құрылымдық бөлімшелер мекен –

жай атауларын атау септігінде, құжат

бағытталған тұлғаның лауазымын – б. с.

басады. Ұйым ішіндегі хат алмасу кезінде

лауазымды тұлғалардың фамилиялары

мен аты – жөндерін ғана барыс септігінде

көрсетуне болады. Егер құжат бірнеше

тектес ұйывмдарға бағытталған болса,

олар жинақталып көрсетіледі. Құжатта

көрсетілетін мекен – жай төртеуден артық

болмауы керек. 2, 3, 4 алушыға «

Көшірме» сөзі жазылмайды. Алушы

қатары көп болса, құжатты тарату тізімі

жасалады және құжаттың әрбір данасына

бір мекен – жайдан көрсетіледі. Құжатты

заңды тұлғаға жолдаған кезде пошталық

мекен – жайы көрсетілуі мүмкін, құжатты

жеке тұлғаға жолдағанда пошталық мекен

– айы, содан кейін – алушының фамилиясы

мен аты – жөні көрсетіледі.

13. Құжаттарды бекіту белгісі – бекіту

белгісін қою немесе өкімдік құжат шығару

арқылы жүзеге асырылады.Құжаттың бекіту

белгісі құжаттың бірінші парағының оң жақ

жоғарғы бұрышына қойылады.Бұл белгі

БЕКІТЕМІН сөзінен, лауазым атауынан,

қойылған қолдан, есімнің бас әрпінен,

фамилиядан және бекіту уақытынан тұрады.

Құжатты лауазымы тең екі немесе одан да

көп тұлғалар бекіткен кезде бекіту белгісі

ұйымдар атауларының әліпбилік ретімен

орналасады.

14. Бұрыштама (резолюция) құрамына

орындаушының фамилиясы, тапсырманың

мазмұны, орындалу мерзімі, қойылған қолы,

уақыты енеді. Тапсырма лауазымы тең екі

немесе бірнеше тұлғаға берілген жағдайда,

жауапты орындаушы тапсырмадағы бірінші

көрсетілген тұлға болып табылады. Бұрыштама

құжаттың бірінші парағына, оның жоғарғы

бөлігіндегі мәтіннен бос орынға қойылады.

Бұрыштаманы кіріске алынған тіркеу нөмірін

бұрыштамаға қатысты ( орындаушылар

фамилиясынан, тапсырма мазмұнынан,

орындалу мерзімінен, қойылған қолы мен

уақытынан басқа) және құжат деректемелері

туралы белгілерді ( авторды, құжатың шығыс

нөмірі мен уақытын) міндетті түрде көрсете

отырып, жеке бланкіде

( фишкіде) ресімдеуге болады.

15. Мәтінге қойылатын тақырып қысқа,

әрі мәтіннің мазмұнын дәл беретін болуы керек.

Тақырып соңына нүкте қойылмайды. 10 жолдан

аз мәтінге және А5 пішінді бланкіге жасалған

құжатқа тақырып қойылмайды.

16. Құжаттың орындалуын бақылау

туралы белгі « Бақылау»

« Бақылауға алынды» сөздерімен немесе

мөртабандармен, арнайы литерлі «Б»,

әріптерімен белгіленіп құжаттың бірнші

парағына, оның жоғарғы сол жақ жиегіне

қойылады.

17. Құжат мәтіні

Құжат мәтіні байланыстырғыш мәтіндер,

сауалнамалар, кестелер немесе олардың

қосындысы түрінде ресімделеді. Әдетте

байланыстырғыш мәтін екі бөлімнен тұрады.

18. Қосымша

Құжат мәтінінде аталған қосымшасы бар –

жоғы туралы белгі ол қосымшаның қанша парақ,

қанша дана екендігі, қай тілде жазылғандығы

көрсетіледі.

19. Қолы

Құжатқа қойылған қолда қол қойған тұлға

лауазымының атауы құрылымдық бөлімшенің

және ұйымның ресми атауы, жауапты тұлғаның

өз қолы, және қойылған қолдың толық мәні

20. Келісім белгісі

Құжаттың келісім белгісі құжаттағы соңғы

парақтың төменгі сол жақ бұрышынан

қойылады. Бұл белгі «КЕЛІСІЛДІ»,

«КЕЛІСІЛГЕН» сөзінен, құжатты келісетін

тұлғаның лауазымы атауынан, жауапты

тұлғаның өз атауынан

21. Ішкі келісу – визалар құжат жобасына

орындаушының, мүдделі лауазымды

тұлғалардың, қажет болған жағдайда қаржы,

экономика бұрыштама қоюы жолымен

ресімделеді.

22. Мөр құжаттағы лауазымды тұлғаның қойған

қолдың түпнұсқалылығын куәландырады.

«...Печати с Государственным гербом Республики Казахстан

(далее гербовые) изготавливаются круглой формы в

соответствии с принятыми стандартными размерами: печать

круглой формы 38-40 мм с текстом на одном языке и печать

круглой формы 38-40 мм с текстом на двух языках. В середине

круга изображается Государственный герб, а по окружности

печати пишется наименование органа (Правительства или

Аппарата Правительства) на государственном языке или на

государственном и русском языках...

Примеры фирменных печатей негосударственной организации

...В Правительстве действуют шесть гербовых печатей

(Приложение секретное):

– мастичная печать 1-1 с текстом по окружности на

государственном языке ставится на оригиналы соглашений,

заявлений, лицензий, контрактов с зарубежными странами и

другие виды корреспонденции, идущие за пределы Республики

Казахстан, подписанные Премьер-министром или его

заместителями. По указанию Премьер-министра и руководителя

Аппарата могут предусматриваться случаи использования печати

и на других документах. Копии перечисленных документов

передаются для хранения в Канцелярию Правительства.

Использование иных печатей на указанных документах не

допускается;

– металлическая печать 1-2 с текстом по окружности на

государственном языке ставится на международные договоры и

соглашения (на сургуч), подписанные Премьер-министром или

лицами, уполномоченными вести переговоры и подписывать

соглашения от имени Прави- тельства Республики Казахстан;

– мастичная печать 1-3 с текстом по окружности на

государственном и русском языках ставится только на

постановления Правительства, распоряжения Премьер- министра

и копии указанных документов;

– мастичная печать 1-4 с текстом по окружности на

государственном и русском языках (красный мастичный оттиск)

ставится на секретные постановления Правитель- ства,

распоряжения Премьер-министра, резолюции на секретные

документы за подписью Премьер-министра, его заместителей и

руководителя Аппарата;

– мастичная печать 1-5 с текстом по окружности на

государственном языке ставится на документы, идущие за

пределы Республики Казахстан, за подписью руководителя

Аппарата Правительства;

– мастичная печать 1-6 с текстом по окружности на

государственном и русском языках ставится на финансовые

документы, приказы руководителя Аппарата, командировочные

удостоверения и другие документы, подписанные руководителем

Аппарата, его заместителями, заведующим финансово-

хозяйственным отделом, его заместителем и главным

бухгалтером.

...Допуск к работе с гербовыми печатями имеют следующие

должностные лица:

– руководитель Аппарата, заместители руководителя

Аппарата, начальник Канцелярии, первый заместитель

начальника Канцелярии – на все печати;

– помощник Премьер-министра – печати 1-1 и 1-2;

– помощник руководителя Аппарата – печати 1-1 и 1-5;

– заведующие сектором по выпуску решений и секретным

сектором Канцелярии – печати 1-2, 1-3, 1-4, 1-5. По решению

начальника Канцелярии к работе с печатью могут быть

допущены работник сектора по выпуску решений и работник

секретного сектора;

– заведующий финансово-хозяйственным отделом или по его

определению один из работников этого отдела

– печать 1-6.

Лица, не включенные в указанный перечень, к работе с

гербовыми печатями не допускаются.

...Печати 1-1, 1-2 хранятся у начальника Канцелярии

Правительства, в его отсутствие – у первого заместителя

начальника Канцелярии Правительства, печати 1-3 и

1-5 хранятся в секторе по выпуску решений, печать 1-4

– в секретном секторе Канцелярии. Печать 1-6 хранится в

финансово-хозяйственном отделе.

Гербовые печати хранятся в несгораемых металли- ческих

шкафах или сейфах наравне с секретными доку- ментами.

Запрещается хранить печати в столах, шкафах, передавать их на

хранение лицам, не имеющим на это права.

Гербовые печати должны находиться в помещениях,

обеспечивающих их сохранность и исключающих воз- можность

проникновения в них посторонних лиц.

По окончании рабочего дня сейфы и помещения, в которых

хранятся гербовые печати, опечатываются.

Ответственность и контроль за сохранностью гербовых

печатей и порядком их использования возлагается на на-

чальника Канцелярии Правительства.

Гербовые печати учитываются в специальных книгах в

секретном секторе Канцелярии.

При смене работников гербовые печати сдаются в секретный

сектор и передаются вновь назначенному лицу под роспись.

В случае утраты печати начальник Канцелярии Пра-

вительства обязан немедленно сообщить об этом руководителю

Аппарата Правительства, Премьер-министру или первому

заместителю Премьер-министра и принять все меры к ее

обнаружению.

Приказ Министерства юстиции Республики Казахстан от

24.02.99 № 16 «О печати частного нотариуса» уста- навливает

описание личной печати частного нотариуса:

«Личная печать (далее – печать) частного нотариуса должна

изготавливаться на специальном оборудовании, соответствовать

всем требованиям, предъявляемым к ее изготовлению, и

характеризоваться высоким качеством изготовления,

защищенностью от подделок, долговечностью и стойкостью к

красителям.

Диаметр печати должен быть равен 40 мм.

Текст печати частного нотариуса состоит из слов «но тариус»,

фамилии, имени, отчества нотариуса, а также номера и даты

выдачи лицензии. Содержание всех надписей в личной печати

частного нотариуса производится на государственном и русском

языках.

В тексте печати должны быть изображены три ободка.

Толщина линии первого (наружного) ободка составляет 0,5 мм.

Толщина линии второго ободка составляет 0,2 мм. Внутри

второго ободка должны располагаться внизу слово

«нотариус» и вверху фамилия, имя и отчество нотариуса.

Третий ободок толщиной 1,6 мм создается круговым

микрошрифтом и состоит из слова «нотариус».

Внутри третьего ободка, в центре, должен находиться текст

следующего содержания: «Лицензия № 0000. Выдана _____

23.Құжат көшірмесін куәландыру туралы белгі. Бұл белгі « ДҰРЫС»

деген сөзден, көшірмені куәландырған тұлғаның лауазым атауын, оның өз

қолын және қойылған қолдың толық мәнін, ұйымның мөрін, куәландырған

датасын қамтиды.

24. Құжатты орындаушы туралы белгі « Орынд.» деген қысқартылған

сөзді, құжатты орындаушының фамилиясын, аты – жөнін, телефон нөмірін

қамтиды және бұл құжаттың соңғы парағына, оның оң бетіне немесе

қайырма бетіне сол жақ төменгі бұрышына жазылады.

25. Құжаттың орындалғандығы және оның іске жіберілгендігі туралы

белгі «Іске» сөзін, құжат сақталатын істің нөмірін қамтиды. Құжаттың

орындалғандығы және іске жіберлгендігі туралы белгіге қол қойыладыв және

ол құжаттың бірінші парағына, оның оң бетіндегі сол жақ төменгі

бұрышынан жазылады.

26. Құжаттың ұйымға келіп түскендігі туралы белгіге кіріс құжатының

нөмірі және құжаттың бірінші парағына, оның өң бетіндегі оң жақ төменгі

бұрышынан қойылады.

27. Идентификатор ( сәйкестендіргіш) файлдың атын, оператордың кодын,

уақытын және құжаттың әрбір парағына сол жақ төменгі бұрышынан

қойылатын басқа да іздестіру деректерін қамтитын белгі құжаттың

электрондық көшірмесі болып табылады.

Құжаттың жеке құрамды бөлігі деректеме деп аталатындығын біз

білеміз. Ал сол деректемелердің жиынтығы формуляр – үлгіде көрсетіледі.

Құжаттардың міндетті реквизиттеріне мыналар енеді:

1. Ұйымның атауы

2. ұйымның коды

3. құжаттың атауы хаттардан басқа

4. тақырыбы

5. құжат түрінің коды

6. құжатты толтыру мерзімі

7. индексі

8. мәтіні

9. бұрыштамасы

10. қойылған қолы

11. құжаттың орындалғандығы және іске тіркелгендігі туралы бе

Бақылау сұрақтары

1. Формуляр туралы түсінік. “Деректеме” ұғымы.

2.Тұрақты және ауспалы реквизиттер. Формуляр – үлгінің қалыптасуы.

3.Құжаттарды құрастыру және рәсімдеу, жеке құжаттарды құрастыру

7. тақырып «Формуляр және машинограмма»

Бүгінгі таңдағы қол жеткен есептеу-техникасы басқарманың

ақпараттарды өңдеудің автоматикасы жүйелерінің әр түрлі саласында қызмет

көрсетеді (басқарманың автоматтандырылған жүйесі, автоматтандырылған

ақпараттар жүйесі және т.б) бұл жүйелер қол басшыларды және арнайы

мамандарды творчестволық емес жұмыстардан босатады, ең басшысы

ақпараттар жимақтамасын (комплексін) өте тез, әрі қолайлы жағдайды

игеруге мүмкінділік береді. Негізігі ақпараттар технологиясы,

қызметтерлерді құжаттарды қолмен өңдеу жұмыстарынан босатады, оларды

творчестволық іс-әрекеттерге ынталандырады.

ЕЭМ – адамға өте қолайлы, себебі ол адамды көптеген техникалық

операциялардан бастап адамға қажетті, уақытында пайдалы және толық

ақпараттарды бере алады.

Басқармалық ақпарат автомантандырылған жүйеге, заңды түрде

коркемделген құжат түрінде түседі (ресми) және машинограмамен немесе

машинада оқулатын құжат түрінде жазылады.

Машинограмма – деп есептеу техникасы құралдарымен, жазба түрде

қағазға түсірілген және белгіленген ретпен ресімделген құжатты айтады.

Машинкадан оқылатын құжат деп ондағы ақпаратты автоматты түрде оқуға

жарайтын құжатты айтады.

Машинкадан оқылатын құжаттарды жасау кезінде қолданылатын

жазбалардың негізгі түрлері: перфораторлық (перфокарталар,

перфотаспалар) және магниттік (магниттік таспалар, магниттік дискілер)

жазу құралдары.

Машинадан оқылатын құжаттар мен машинограммаларға міндетті

реквизиттер кешені мен оларды орналастырудың реті белгіленген, міндетті

реквизиттер құрамына мыналар енеді: құжатты жасаған ұйымның коды мен

аты; құжатты жасаған ұйымның орналасқан жері немесе почталық

мекенжайы; құжат нысанының коды; құжаттың атауы; құжаттың жасалған

күні; құжаттың дұрыс жасалуы үшін жауапты адамның коды.

Арнаулы ережелердің күші қолданылатын ұйымдар осы ережелерге

сәйкес машинадан оқылатын құжаттар мен машинограммалардың міндетті

түрде болуға тиіс реквизиттерін көрсетуі керек.

Құжаттарды басу кезінде табулятордың сегіз стандартты жағдайы

пайдаланылады.

0 – парақтан сол жақ жиегіндегі ашық орынның шегінен басталады –

«мәтіннің тақырыбы», «мәтін» (абзацсыз), «қосымшасы бар екені туралы

белгі», «орындаушының тегі және оның телефон номірі», «құжаттың

орындалған және оның жолданғаны туралы белгі» реквизиттерін, «қолы»

және «келісу белгісі» реквизиттеріндегі қызмет атауын «дұрыс» деп

куәландарылған қолды; сондай–ақ «тындалды», «сөз сөйледі», «ұйғарылды»,

«қаулы етті», «бұйрамын», «ұсынамын» деген сөздерді басу үшін;

1-5 баспа белгіден кейін текстідегі абзацтың басталуы үшін;

2-16 баспа белгіден кейін кестелер мен трафарет текстерін сызу үшін;

3-24 баспа белгіден кейін кестелер мен трафарет текстерін сызу үшін;

4-32 баспа белгіден кейін «құжатты алушы» реквизитті үшін;

5-40 баспа белгіден кейін «бекіту белгісі» және «құжатты оқуға шек

қою белгісі» реквизиттері үшін;

6 -48 баспа белгіден кейін кестелер мен трафарет текстерін сызу үшін,

сондай-ақ окпо және окуд кодтарын жазу үшін.

7-56 баспа белгіден кейін кестелер мен трафарет текстерін сызу үшін,

сондай-ақ окпо және окуд кодтарын жазу үшін.

Бақылау сұрақтары

1. Формуляр – үлгі туралы түсінік.

2. Формуляр – үлгіде деректемелердің орналасуы.

3. Оларды рәсімдеу ерекшеліктері.

4. Құжаттағы белгілер

8. тақырып «Құжаттың мәтіні»

Мәтін – құжаттың ең маңызды деректемесі. Ол негізгі екі бөлікке

бөлінеді. Біріншісінде – құжатты толтыруға негіз болған жай көрсетіледі.

Екіншісінде – қорытындылар, ұсыныстар, нұсқаулар мен өтініш тілектер

жазылады. Тіпті, мәтін бір ғана тіркестен тұрғанда, оның бірінші бөлігінде

құжатты жасаудың себебі немесе негіздемесі айтылып, екіншісінде, - шешім,

нұсқау, өтініш хабарланады.

Мәтін азат жолдарға бөлінеді, қажет болғанда айдарларға бөлініп,

тақырыпшалар қойылады. Бұл әсіресе баяндама, есеп беру, шолуларда қажет.

Басқа тізбелер МС белгіленген үлгілерге сәйкес қолданылады.

Мәтінге қойылатын талаптардың бірі – оның қысқа жазылуы.

Хаттардың және басқа құжаттардың мәтіні бір беттен аспауы қажет. Келісім

– шарттардың көлемі шектелмейді.

Мәтінді жазу 3 түрге бөлінеді:

1. Анкета түрінде

2. Кесте түрінде

3. Байланыстырушы немесе комбинациялық

- Анкета түрінде сандық немесе сөздік ақпаратты жазған кезде, көбінесе

жеке құрам құжаттардақолданылады

- Кесте түріндегі мәтіндер жоспарлы, есептік, қаржылық

- Байланыстырушы мәтін еркін немесе ақпаратқа өзгеріс енгізу үшін

тұрақты ақпарат пен пробелі бар трафарет негізінде жасалады.

Құжаттың тексі көмегі А4 бланкілерге материалдың жолдары аралығында

машинкада басқан кезде бір жарым интервал, ал компьютерде бір интервал

арқылы басылады, ал көлемі А5 бланкілерде басылғанда жолдардың

аралығында бір интервал арқылы басылады.

Баспанаханада басып шығаруға әзірленілген құжаттардың тексеру

жолдарының арасында екі интервал ашық орын қалтырылып басылады.

Бірнеше жолдан тұратын реквизиттер (текстен басқасы) жолдар

аралығында бір интервал ашық орын қалтырылып басылады. «Құжатты

алушы», «бекіту белгісі», қосымшасының бар екені туралы белгі», «келісу

белгісі» реквизиттерінің құрамтас бөлімдері бір бірінен жолдар

аралығындағы 1,5-2 интервал қашықтықпен бөлініп тұрады.

Мысалы:

КЕЛІСІЛДІ:

Қазметстандарт бастығының

орынбасары

қолы (аты-жөні, тегі)

08.10.02

Құжаттау реквизиттері бір-бірінен жолдар аралығындағы 2-3 интервал

аралықпен бөлініп тұрады.

Құжат түрінің атауы бас әріптермен басылады.

«Қолы» реквизитіндегі қойылған қол ажыратылуы лауазым атауының

соңғы жолы деңгейінде аты-жөні мен тегінің арасында ашық орын

қалтырылмай басылады.

Бірнеше жолдарды алатын реквизиттердің әр жолының ең ұзынында 28

белгі болуы керек.

Егер текстің тақырыбындағы белгілер саны 150-ден (5 жолдан) асып

кетсе, оны парақтың оң жақ шетіне дейін ұзартуға болады. Тақырыптың

сонында нүкте белгісі қойылмайды.

Бақылау сұрақтары

1. Мәтін – құжаттың ең маңызды деректемесі.

2. Құжаттың логикалық шындыққа сай құрылуы.

3. Сауалнама. Кесте. Мәтіннің элементтері.

4. Мәтіннің мақсаты, Орфография ережелері. Мекеме атауларының дұрыс

жазылу ережелері. Мерзім, сандар мен белгілердің дұрыс рәсімде

9. тақырып «Ұйымдық - өкілеттік құжаттар»

Ұйым қызметі басқару құжаттамасымен қамтамасыз етіледі. Басқару

құжаттамасының құрамы ұйымның өкілеттік құзырына, мәселелерді

шешудің тәртібіне жеке , дара, өкімдік қызмет арқылы немесе алқа арқылы

шешу қағидаларына, басқа ұйымдармен байланыс көлеміне және олардың

сипатына қарай анықталады.

Ұйымда әкімшілік және ұйымдастырушылық мәселелерін, басқару,

өзара іс әрекет жасау және қызметті реттеу мәселелерін шешу мақсатында

жасалады.

Құжаттар тиісті жерлеріне жедел жетуге, іске байланысты қажеттілігі

жоқ, құжаттардың қайтіп оралуын шектейтін аралық инстациялар болмауға

тиіс. Құжаттарың өтуі тәртібінде және өңделу процесінде мейлінше бірізділік

болуына күш салу қажет. Осы мақсатпен құжаттардың негізгі санаттары мен

түрлерінің өтуі мен өңделуінің үлгі сұлбаларын жасау ұсынылады.

Ұйымда әкімшілік және ұйымдастырушылық мәселелерін, басқару,

өзара іс әрекет жасау және қызметті реттеу мәселелерін шешу мақсатында

жасалады.Ұйымдастырушылық- құқықтық – жарғылар, ережелер,

регламенттер, нұсқаулар, штат кестелері және басқалар Өкімдік- қаулылар,

бұйрықтар, өкімдер, шешімдер және басқалар

Анықтамалы – ақпараттық – актілер, шарттар, баяндау және

түсініктемелік хаттар, қорытындылар, пікірлер, тізбелер, хаттар , мәліметтер,

келісімдер, тізімдер, анықтамалар

жоспарлы – есепті- жылдық, тоқсандық, айлық, басқа да жеке жоспалар

мен есептер

қызметкерлердің еңбек қызметін және оларды зейнетақымен қамтамасыз

етуге аударылған ақша туралы мәліметтерді растайтын құжаттар

ҰӨҚ жүйесі. Жүйе ерекшеліктері, оның құрылымы. Ұйымдық құжаттар:

ережелер, жарғы, нұсқаулық және басқалар. Өкілеттік құжатар: бұйрықтар,

өкім, шешім. Анықтама – ақпараттық құжаттар: қызметтік хаттар, анықтама,

түсінік хат, жеделхат.

Ұйымдастырушы құжаттар - Ұйым жарғысы, оның құрамы, штаттық

кестесі, қағида, қызметтік нұсқаулар, ұйымның құрылтайшы құжаттары

болып табылады.

Мекеме мемлекеттік тіркеуге алынған сәттен бастап заңды тұлға болып

саналады. Тіркеуге алынған мағлұматтар заңды тұлғаларды тіркейтін

Мемлекеттік реестрге алынады. Мекеме жарғысы белгіленген тәртіп

бойынша бекітіледі. Жарғыда мекеменің іс-әрекеті, негізгі бағыты, басқа

бірлестіктер, жеке, заңды тұлғалармен қарым-қатынасы, құқықтары мен

міндеттері жазылады. Жарғы мекеменің ұйымдық-құқықтығын, оның атын,

мекен-жайын, басқару органын, бақылаушыларын, мекеменің қайта

құрылуын, ісін тоқтатуын реттейді, растайды.

Құрылтайшылардың келісім-шарттары мекеменің көздеген мақсатын,

принциптерін, басқаруорганының құрамы мен мүмкішдіктерін, келісім-шарт

уақытын белгілейді.

Жарғы негізінде мекеменің құрылымдық жүйесімен жұмысшылар саны

анықталады. Штат кестесінде қызметтік атаулар мен еңбекақылар

көрсетіледі. Мекеменің бірнеше құрылымдық бөлімдері болған

жағдайда құрылымдық бөлімшелердің құқықтық жағдайын айқындайтын,

жауапкершілік міндеттерін, қызметтерін белгілейтін бағыттағы Ереже

жасалады. Жұмысшылардың еңбегін ұйымдастыру мекеме әкімшілігінің

міндеттеріне жатады және ол ішкі тәртіп ережелеріне көрініс табады.

Мекеменің өзіндік әрекетімен қызметтік бағыты негізінде бұл құжат Ішкі

тәртіп ережелерінің типтік үлгісін басшылыққа ала отыра жасалады.

Ішкі тәртіп ережесінің тексін мекеме әкімшілігі кәсіподақ

қызметкерлерімен бірлесе отырып жазады, және ол еңбек ұжымында

өткізілетін жалпы мәжілісте талқыланады, соңынан мекеме жетекшісі

бекітеді.

Кейбір мекемелерде қызметкерлер құқығы жайында ережелер болады..

Өкімдік құжаттар - Кәсіпорын, ұйым, мекемелердің ағымдағы қызметі

бұйрық-жарлық құжаттары арқылы реттеліп, басқарылып отырады. Ұйым

әкімшеліктері өздерінің қызметтік іс-әрекеттерінде келесі өкімдік

құжаттарды шығарады: бұйрықтар, нұсқаулар, өкімдер; кооперативті

ұйымдар - шешім; қоғамдық ұйымдар - қаулы, өкім. Ұйымның қызметтік іс

әрекеттерін шешу негізінде нормативті немесе жекелген актіні қабылдау

қажеттілігінің барысында ұйымда қаулы, шешім, бұйрықтар шығарылады.

Қаулы, шешім, бұйрықтардың орындалуын ұйымдастыру үшін өкім

шығарылады.

Өкім – мемлекеттік басқарма органның актісі, мағынасы бойынша

өкілетті құжат.

Шешім – аса күрделі мәселелер жайында министрлік, ведомствалық

немесе ғылыми мәжілістердің алқалы органдарымен қабылданатын құжат.

Нұсқау – ақпараттық әдістемелік немесе ұйымдастырушылық сипатка

ие құжат.

Жарлық – басқарудын шұғыл мәселелері бойынша шығарылатын

құқықтық акт.

Бұйрық – мекеме алдында турған негізгі және оперативті міндеттерді

шешу мақсатында мемлекеттік басқару ұйымдардың, сол мекемеде жұмыс

істейтін қызметкерлер мен оған қатысты ұйымдарға жазбаша түрде ұйым

басшысының жеке басшылығымен берілетін құқықтық акт.

Анықтама – ақпараттық құжаттардың ең көп таралған түрі -қызметтік

хаттарды жазуда кең тараған формат түрі А4 болып қала береді.Төменде осы

формат түріне жазылатын хат түрлеріне тоқталамыз. Қазіргі кезде хаттарды

машинкамен басудан гөрі, компьютерде теріп жазу кең түрде тарауда.

Қызметтік хаттарды басып шығару технологиясы өзгергенімен, оларды

ждазу әдісі, безендірілуі, хат мазмұнын беру тәсілдері ондаған жылдар бойы

қалыптасқан дәстүрінен көп өзгерген жоқ. Олардың негізгілеріне тоқталып

өтейік:

Хат негізінде схема бойынша баяндалады: кіріспе, дәлел, қорытынды.

Кіріспеде сұрақты негіздеу, оның тарихы, пайда болу себептері

айтылады. Егер хат жоғарғы органдардың көрсетпесін орындауда құралатын

болса, ережеге сәйкес нұсқау кіріспеде беріледі.

Дәлелдеуде сұрақтын мәнісі баяндалады. Ол құжатта қойылған

сұрақтарды негіздеу, дұрыстығына күдік болмау үшін көңілге қонымды анық

болуы керек.

Қорытындыда түйінді шешімдер беріледі. Көптеген көрсетілген

хаттардың үштен бірі дәлелсіз болып табылады. Дәлелдер ешбір қайталаусыз

және қарсылықсыз бірңнен екіншісіне қисынды түрде өтуі керек.

Хаттар қисының құрылымын және байланыстығын дәлелдеу – оқырман

назарын жинақтау немесе басқа схема құрастыру үшін пайдасы зор.

Мазмұн, көбінесі мекемелердің өзара қандай қатынаста, олардың

арасындағы хат-хабардың алыс-берісіне де байланысты. Жоғарғы

мекемелердің сол өзіне қарасты мекемеге жолдаған хаттарында сұраныс,

ескерту, хабарлау, түсініктеме т.б болуы мүмкін.

Бақылау сұрақтары

1. ҰӨҚ жүйесі. Жүйе ерекшеліктері, оның құрылымы.

2. Ұйымдық құжаттар: ережелер, жарғы, нұсқаулық және басқалар.

Өкілеттік құжаттар: бұйрықтар, өкім, шешім.

3. Анықтама – ақпараттық құжаттар: қызметтік хаттар

10. тақырып «Істерді қалыптастыру»

Орындалған және тиісті түрде ресімделген құжаттар іске

қалыптастырылады. Құжаттарды қалыптастыруға қойылатын талаптардың

негізгілерінің бірі – тұрақты және уақытша сақтаудағы құжаттарды іске

бөлек қалыптастыру. Қайтаруға жататын орындалмаған, дұрыс

ресімделмеген құжаттарды іске қалыптастыруға тыйым салынады.Іске

қалыптастыру кезінде:

- құжатты сол немесе басқа іске құжаттарды жатқызудың дұрыстығын

тексеру:

- істің ішінде белгілі бір жүйелілікпен құжаттарды топтау –

мәселелердің шешілуі, алфавит бойынша, хронологиялық тәртіп

бойынша:

- іс қағаздарын жүргізудің бір жылына құжаттарды іске топтау, бұған

орындалу ұзақтығы бір жылдан асқанда ғана шешім қабылданатын

құжаттар кірмейді:

- құжаттардың дұрыс ресімделуін, орындалуы туралы белгіні,

бұрыштамаларды тексеру:

- шимай қағаздарды іске жібермеу:

- әрбір мәселе бойынша құжаттар мынадай тәртіппен орналасады:

мәселе көтерілген құжат:

мәселе шешілген құжат:

хронологиялық тәртіптегі қорытындылар, анықтамалар және басқа құжаттар.

Өндірістік мәселелер және құрам бойынша құжаттар хронологиялық

нөмірлермен жеке іске топталады. Отырыстардың хаттамалар олардың реттік

нөмірлері бойынша іске орналастырылады немесе оған қоса берілген барлық

материалдармен бірге әрбір хаттама үшін іс жасалады. Жоспарлар, есептер,

сметалар оларды жасау немесе түсу күндеріне байланыссыз олар жасалған

жылдағы тиісті іске қалыптастырылады. Хат алмасу негізі құжатқа барлық

қосымшаларымен нақты мәселелер бойынша іске топталады. Хат алмасудағы

құжаттар орындалу күндері бойынша мәселенің шешілуінің хронологиялық

жүйелілігімен орналасады. Жеке істердегі құжаттар хронологиялық

тәртіппен жазылады. Азаматтардың өтініштері, хаттары және шығымдары

бөлек іске калыптасады және өтініш берушілердің аты – жөнінің алфавиті

бойынша немесе өтініште жзылған мәселелер бойынша орналасады.

Қосымшалар кұндеріне байланыссыз өздеріне қатысты құжаттарға қосылады.

Көлемі көп қосымшалар істің жеке томын құрауы мүмкін. Әрбір іске 250

беттен аспайтын құжат тікеледі, оның қалыңдығы 3-4 см. болады. Егер істе

құжаттар көп болса, онда олар томдарға бөлінеді. Жылдың басында

құрылымдық бөлемшеде іс номенклатурасына сәйкес белгіленген тәртіппен

бекітілген нынан бойынша әрбір істің мұқабасы ресімделеді. Істің басталу

және аяқталу күні және парақтардың саны туралы мәліметтер іс қағаздарын

жүргізуді аяқтағаннан кейін мұқабаға қойылады.

Бақылау сұрақтары

1. Жеке құрам бойынша істерді түгендеу.

2. Істерді қалыптастыруға қандай талаптар қойылады.

11. тақырып «Құжат айналымын ұйымдастыру»

Құжат айналымын ұйымдастыруға қойылатын жалпы талаптар құжат

қозғалысының және онымен операциялардың біртұтас технологиялық

сұлбасын әзірлеу, қызметкерлердің құжаттармен жұмыс функцияларын

регламенттеу, олардың орындалуын бақылауды қамтамасыз ету, құжат

айналымы көлемін тұрақты талдау міндеттілігі болып табылады.

Кіріс құжаттарын өңдеудің тәртібі

Кіріс құжаттарын бастапқы өңдеу – жеткізудің дұрыстығын және

салымдардың тұтастығын тексеру ұйымға келіп түсу фактісін жазу,

құжаттарды бағдары бойынша тапсыруға дайындау болып табылады.

Құжаттар салынған конверттер құжаттама қызметінің қызмет бөлмесінде

ашылады. Егер құжат түгел болмай шықса немесе бүлінгені анықталса, оның

соңғы парағына төменгі жиегшінен, сондай – ақ тіркеу – есепке алу

нысанына тиісті белгілер қойылады және екін нысанда үш данада акт

жасалады. « Жеке өзіне» белгісімен жолданған конверттерашылмастан мекен

– жайы көрсетілген иесіне табыс етіледі. Жаңылысып түскен хат – хабарлар

пошта бөліміне қайтарылады.Алынған құжаттарға келіп түскен уақыты

крсетіліп тіркеу мөртабаны қойылады.Тіркеуге алынатын құжаттар келіп

түскен күні ұйым басшысының қарауына беріледі.

Шығыс құжаттарын дайындау жобаны әзірлеуден оны келісу, мен оған

қол қоюдан тұрады.

Ішкі құжаттарға ұйым шегінен шықпайтын құжаттар жатады. Ішкі

құжаттарды дайындау шығыс құжаттары үшін қарастырылған тәртіпте

жүзеге асырылады. Құжаттың ұйым ішінде тапсырылуын құжаттама қызметі

жүзеге асырады.

Құжат айналымының көлемі ай, тоқсан, жыл ішіндегі кіріс, шығыс, ішкі

құжаттардың жалпы мөлшерімен анықталды. Құжаттардың әзірленген

көшірмелері мөлшері бөлек есепке алынады.

1 - сұлба

2 – сұлба Келіп түскен құжаттармен жүргізілетін жұмыстар схемасы

ҚҰЖАТ АЙНАЛЫСЫ

Жіберілетін

құжаттар

Ішкі құжаттар

Келіп түскен

құжаттар

Жіберілетін

құжаттардың тіркеу

журналдары

Ішкі құжаттардың

тіркеу журналдары

Келіп түскен

құжаттардың

тіркеу

журналдары

Мекемеде жүргізілетін құжаттар санынын

есебін жүргізу

Алғашқы өңдеу

жұмыстары

Алдын-ала қарау

сұрыптау

Құжатқа келіп түскені

туралы белгі қою

Тіркеу

Құжаттың басшыларымен

Қаралуы (бұрыштама)

3 – сұлба Ұйым ішіндегі құжаттармен жүргізілетін жұмыстар сызбасы

Бұрыштама жазуларын

Тіркеу журналдарға

жазу

Құжаттың орындалуын

бақылау

Құжаттың орындалуы

Құжаттарды іске тігу

Құжаттарды орынбасарға,

құрлымдық бөлімшелерге

немесе орындаушыларға

тапсыру

Құжаттын жобасы

Тексеру жұмыстары

Келісу

Басшы қолы

Құжатты тіркеу

Құжатқа нөмір беру

Орындаушыларғ

а табыс ету

Бақылау сұрақтары

1. Құжат айналымы туралы ұғым.

2. Құжат айналымын ұйымдастыру қағидалары.

3. Құжат айналымының құрылысы және оның жалпы сипаттамасы.

4. Кіріс құжаттарды өңдеу. Шығыс құжаттармен жұмыс.

5. Ішкі құжаттарды орындау, өңдеу.

Орындалғаны

туралы белгі қою

Кезекті істерге тігу

12 тақырып Құжаттарды тіркеу және ақпаратты –

анықтамалық құжаттарды ұйымдастыру

Есепке алуды және орындауды қажет ететін, ақпаратты – анықтамалық

мақсаттарда пайдаланылатын барлық құжаттар тіркеуге алынуы тиіс.

Құжатты және оның қосымшаларын тіркеген кезде тіркеу нөмірі қойылады

және тіркеу есепке алу нысанына бастапқы мәліметтер енгізіледі.

Құжаттар ұйымда бір ғана мәрте тіркеледі. Кіріс – келіп түскен күні,

шығыс және ішкі құжат – қол қойылған (бекітілген) күні тіркеледі. Келесі

жылға өткен , іс жүргізу аяқталмаған немесе орындалуы ұзақ мерзімді талап

ететін құжаттар қайта тіркеуге жатады. Құжаттарды тіркеу құжат түрлеріне,

авторлары мен мазмұнына сәйкес құжат топтары аясында жүргізіледі.

Құжаттарды тіркеуді құжаттама қызметі бір орталықтан жүзеге асырады.

Мынадай тіркеу - есепке алу нысандары қолданылады: карточкалық,

журналдық және автоматтандырылған ақпараттық жүйедегі деректер базасы.

Құжат айналымының көлемі жылына 600 құжаттан асатын ұйымдарда тіркеу

– бақылау карточкілерінде жүргізіледі.

2 – кесте Тіркеу-бақылау нысандарының (ТБН)

негізгі реквизиттерін толтырудың ережесі.

Реквизиттер

Толтыру жөніндегі түсініктемелері

Құжат түрінің аты

Тіркелетін құжаттың түрінің атына сәйкес

толтырылады. Хаттар тіркелетін кезде боған

толтырылмайды.

Автор (хат алысушы)

Келіп түскен құжатты тіркеген кезде құжаттың

авторы – ұйымның (адамның) аты жазылады.

Жөнелтілетін құжаттарды тіркеу кезінде

ұйымның (адамның) – хат алысушының аты

жазылады. Ұйымның атын қысқаша жазу тәсілін

қолдануға рұқсат етіледі.

Құжаттың мерзімі

Құжатқа автор – ұйым белгілеген мерзім тіркеу-

бақылау нысандарына түсіріледі: араб

цифрлармен үш жұп етіп күні, айы, жылы

көрсетіледі.

Құжаттың индексі

Құжатқа автор – ұйым белгіленген индекс ТБ-ге

келіп немесе жөнелтілген құжаттан түсіріледі.

Келіп түскен мерзімі

Құжаттың ұйымға келіп түскендегі күні, үш жұп

араб цифрларымен тіркеу штампынан ТБН-ге

түсіріледі.

Келіп түсу индексі

Құжатты алушы ұйымның құжатқа белгілеген

индексін құжат түскен соң тіркеген кезде тіркеу

штампынан ТБН-ге түсіреді. Құжат

орындалғаннан кейін істердің номенклатурасы

бойынша істің номерімен басқа индекстермен

толықтырылады.

Құжаттың тақырыбы немесе мазмұны

Құжатта тұжырымдалған тақырып көшіріп

алынады. Құжатта тақырып болмаса, оны

құжаттаманы басқару қызметінің қызметкері өзі

қалыптастырады.

Бұрыштама

Құжаттан тапсырманың негізгі мазмұны, авторы

және бұрыштаманың мерзімі, атқарушы ТБН-ге

түсіріледі.

Орындалу мерзімі

Үш жұп араб цифрымен күні, айы, жылы

көрсетіледі. Жөнелтілетін инициативалық

құжатты тіркеу кезінде күтілетін жауаптың

мерзімі жазылады.

Орындалуы туралы белгі

Мәселенің нағыс мәнінде шешілгенінің қысқаша

жазбасы немесе жауап құжаттың мерзімі мен

индексі.

Істің номері

Істердің номенклатурасына сәйкес істің интексі.

3 – кесте Келіп түскен құжаттарды тіркеу

ЖУРНАЛЫ

Құжаттың келіп

түскен күні

және индексі.

Хат алысушы,

келіп түскен

құжаттың күні

және индексі.

Қысқаша

мазмұны.

Бұрыштама

немесе құжат

кімге

жіберілген.

Орындалуы

туралы белгі.

4 – кесте Жөнелтілетін және ішкі құжаттарды тіркеу

ЖУРНАЛЫ

Құжаттың күні және

индексі

Хат алысушы

Қысқашы мазмұны

Құжаттың

орындалуы туралы

белгі

Бақылау сұрақтары

1. Құжаттарды тіркеу.

2. Ақпараттық құрам және орындау тәртібі.

3. Құжаттарды индекстеу.

13. тақырып «Азаматтардың қарарларын қарастыру бойынша

іс жүргізуді ұйымдастыру»

Азаматтар өтініштері бойынша іс жүргізу Қазақстан Республикасы

Президентінің заңдық күші бар «Азаматтар өтініштерін қараудың тәртібі

туралы» 1995 жылғы 19 маусымдағы N 2340 Жарлығына сәйкес жалпыдан

бөлек жүргізіледі. Азаматтар өтініштері (ұсыныстар, арыздар, ша,ымдар,

лебіздер және сұрау салулар) бір орталықтан есепке алынады және тіркеу-

есепке алу нысанына ұйымға келіп түскен күнінде тіркеледі. Лауазымды

тұлғалар азаматтарды жеке қабылдаған кезде алған жазбаша және ауызша

өтініштер де орталық тандырылған тіркеуге алынуы тиіс.Өтініштердің тіркеу

нөмірлері автор фамилиясының бас әрпінен және тіркеу – есепке алу нысаны

бойынша реттік нөмірінен тұрады (мысалы, М-1955). Өтініш қайталанып

түскен кезде оған кезекті тіркеу нөмірі беріледі, ал тіркеу – ескепке алу

нысанында құжаттың алғашқы нөмірі көрсетіледі. Қайталанған өтініштің

бірінші парағына жоғарғы оң жақ бұрышынан және тіркеу – есепке алу

нысанына «Қайталанған» белгісі қойылады. Күнтізбе жыл ішінде немесе егер

азамат оған берілген жауапқа қанағаттанбаса, онда сол бір тұлғаның сол бір

мәселе бойынша өтініші қайталанған деп есептеледі. Сол бір тұлғаның сол

бір мәселе бойынша әртүрлі мекен-жайға бағыттаған, сөйтіп қарау үшін бір

ұйымға келіп түскен өтініштері қиғаш сызық (бөлгіш) арқылы реттік нөмір

қосылып бірінші өтінішінің тіркеу нөмірімен есепке алынады. Азаматтар

өтінішінің көлемі көп болса ұйымда өтініш авторлары азаматтар

фамилиясының әліпбилік көрсеткіші жасалады. Өтініштерге жауапты ұйым

немесе құрылымдық бөлімше басшысы ауызша немесе жазбаша нысанда

береді. Жауап ауызша берілгенде тіркеу – есепке алу нысанына тиісті жазба

жасалады. Жазбаша жауаптың тіркеу нөмірі құрылымдық бөлімше

индексінен, істің істер номенклатурасындағы нөмірінен және өтініштің

тіркеу нөмірінен тұрады. Орындалған өтініштер тиісі құжаттарымен бірге

азаматтар өтініштері бойынша жұмыс жүргізуші жауапты тұлғаға істерді бір

орталық жасақтау үшін қайтарылады. Азаматтар өтініштері іске ұйым

қызметінің бағыттары немесе түрлері, мәселелері бойынша түзіледі.

Өтініштердің көлемі аз болған кезде істерді өтініштер авторларының

фамилиялары бойынша әліпбилік ретпен жасақтауға болады.

Бақылау сұрақтары

1.Азаматтардың қарарлары, олардың қоғамдық – саяси және әлеуметтік

маңызы.

2.№2340 “Азаматтардың қарарларын қарастыру” ҚР президентінің жарлығы

19.06.1995 жылғы. Іс жүргізу бойынша сараптау комиссиясының құрылуы.

3.Жеке мәселелер туралы қабылдау.

14. тақырып «Істерді қалыптастыру және олардың ведомстволық

сақталуы»

Номенклатура ұйымның бекітілген құрылымына сәйкес орналасқан

құрылымдық бөлімшелердің атаулары ұйым істердің номенклатурасы

бөлімшелердің атаулары болып табылады. Номеклатураның бірінші

бөліміне ұйымдық-өкімдік құжаттамасы бар істердің тақырыптары енеді.

Құрылымдық бөлімшелерден кейін маңызына қарай ұйымдардың атаулары

орналастыруға тиіс.Егер ұйымның құрылымдық бөліктері жоқ болса,

істердің номенклатурасы өндірістік-салалық немесе қызметтік схема

бойынша құрылып, оның бөлімдерің атаулары ұйым қызметінің міндеттері

мен бағыттарының мазмұнына қарай белгілінеді.Істер номенклатурасының

2-бағанына істердің (томдардың, бөлімдердің) тақырыптары

енеді.Номенклатура бөлімдері мен бөлімшелерінің ішіндегі істердің

тақырыптарын орналастырудың реті істердің құраған құжаттардың

маныздылық дәрежесіне қарай және олардың өзара байланыстылығына

қарай айқындалады.Алдымен ұйымдық-өкімдік құжаттамалары бар

істердің тақырыптары орналыстырылады. Бұл ретте жоғары ұйымдардың

қаулылары мен бұйрықтары бар істердің тақырыптары ұйымның

бұйрықтары бар істердің тақырыптарының алдынан орналастырылады.

Одан кейін жоспары және есептік құжаттары бар істердің тақырыптары

орналастырылады.Өкімдік құжаттардың жобалары мен оларды әзірлеу

жөніндегі басқа да құжаттар, жоспарларға енгізілетін өзгертулер,

бұйрықтарға арналған негіздемелер істердің номенклатурасында тиісті

негізгі құжаттардан кейін орналастырылады.Географиялық белгілеріне

қарай және хат-хабар жолдаушының белгісіне қарай құрылған істердің

тақырыптары істердің номенклатурасына хат-хабар жолдаушылардың

аттары мен географиялық атаулардың алфавиттік реті бойынша енгізіледі.

Құрылымдық бөлімшелер мен қоғамдық ұйымдардаң келесі жылғы іс

номенклатуралары үстіміздегі жылдың сонғы тоқсанда құжаттаманы

басқару үшін жауапты адамдар тарапынан жетекші мамандарды қатыстыра

отырып, жасалады да ведомствалық архивпен келісіледі және оларға

бөлімшелердің басшылары қол қояды. Құрылымдық бөлімшелер мен

қоғамдық ұйымдар істердің номенклатуралары негізінде құжаттаманы

басқару қызметі ұйым істерінің номенклатурасын жасайды. істерінің

номеклатурасына ведомствалық архивтің меңгерушісі рұқсат белгісін

соғып, құжаттаманы басқару қызметінің басшысы қол қояды және

ұйымның сарапшылар комиссиясы мақұлдағаннан кейін тиісті мемлекеттік

архивтер мен құжаттама басқармасы органының сарапшы-тексеру

комиссиясымен келісіп алуға жолданады, содан соң оны ұйымның

басшысы бекітеді.

Ұйым істерінің номенклатурасы қажетті болатын данада компьютерде

басылып, қаңтардың 1-інен бастап күшіне енгізіледі. Ұйымның іс-қаракеті

мен құрылымы өзгерген күнде істердің номенклатурасы қайта жасалып,

қайтадан келісіледі. Бірақ бұл 5 жылда кемінде бір рет болады. Ол жыл

сайын тиісті түзетулерімен бірге қайтадан компьютерде басылып, бекітіліп

отырады. Істер номенклатурасының бірінші данасы құжаттаманы басқару

қызметіне сақталады, екінші данасын осы қызмет жұмысын бабында

пайдаланады, үшінші данасы ведемствалық архивке беріледі. Төртінші

данасы істердің номеклатурасы келісілген ұйымда қалтырылады.

Істердің номенклатурасы бекітілген кейін құрылымдық бөлімшелер

мен қоғамдық ұйымдар жұмыста пайдалану үшін оның тиісті бөлімдерін

көшіріп алады.

Құжаттарын мемлекеттің сақтауына тапсырмайтын ұйымдар істердің

номенклатурасын жоғары ұйымның ведомстывалық сарапшы қызметімен

келісіп алады.

Істер тақырыптарының барлығы, соның ішінде жеке істер, тіркеу –

есепке алу нысандары, бақылау – анықтамалық , тақырыптық және басқа

картотекалар енгізіледі. Істер номенклатурасына баспа басылымдары

енгізілмейді. Істің тақырыбы жинақталған түрде іс құжаттарының (хат

алмасу, журнал, кітап) немесе құжаттар (бұйрықтар, хаттамалар, актілер)

түрлерінің негізгі мазмұны мен құрамы, сондай-ақ құжаттардың, хат-

хабарлардың авторлары, оқиға уақыты, құжаттардың түпнұсқа не көшірме

екендігі және басқалар туралы істің мәнін түсетін деректерді қамтуы тиіс.

Істер номенклатурасында «әртүрлі материадар», « кіріс құжаттары» , «

шығыс құжаттары» және басқа осы сияқты тақырыптарды қолдануға рұқсат

етілмейді. Істердің тақырыптары істерді жасақтау және ресімдеу процесінде

нақтылануы мүмкін. Сот, төргеу, жеке, персоналдық, төрелік сот және бір

мәселе бойынша жалғасты түрде іс жүргізуге байланысты іс тақырыптары

«іс» сөзімен басталады. Бір мәселе бойынша жинақталған, бірақ құжаттары

жалғасты түрде іс жүргізумен байланысы жоқ істердің тақырыптары

«құжаттар» сөзімен басталады, ал тақырыптардың соңында құжаттардың

негізгі түрлері көрсетіледі. Хат алмасудан тұратын істердің тақырыптарында

хат алмасу кіммен және қандай мәселе бойынша жүргізілгені көрсетіледі.

Біртектес хат- хабарлар хат алмасуы бар істердің тақырыптарында хат –

хабарлар тізіп аталмайды, бірақ олардың жалпы түлік атауы көрсетіледі. Егер

іс мазмұны бір әкімшілік- аумақтық бірлікке (елді мекенге) қатысты болса,

оның атауы іс тақырыбында көрсетіледі, ал бірнеше тектес әкімшілік-

аумақтық бірлікке қатысты болса, онда іс тақырыбында олардың жалпы

түрлік атауы көрсетіледі. Ұйым істер номенклатурасының бөлімдері

ұйымның құрылымына ( штат кестесіне) сәйкес орналасқан құрылымдық

бөлімшелердің атаулары болып табылады. Құрылымдық бөлімшелері жоқ

ұйымда істер номенклатурасы өндірістік- салалық немесе функционалдық

сұлба бойынша құрастырылады. Бөлімдер атаулары ұйым қызметінің

бағыттарына сәйкес болуы тиіс.

Бақылау сұрақтары

1.Істерді қалыптастыру туралы түсінік. Оларға қойылатын негізгі талаптар.

2. Мұрағаттың жұмыс істеуінің негізгі ережелері. Әр түрлі дегейдегі

құжаттарды қалыптастыру.

3.Құжаттар жүйесінің қағидалары

15. тақырып «Істер номенклатурасы»

Мекемелерде істі қалыптастыру мен есепке алудың бірыңғай тәртібін

дұрыс топтау, белгілеу мақсатында жыл сайын іс номенклатурасы жасалады.

Іс номенклатурасы оларды сақтау мерзімі көрсетіле отырып жасалған,

мекеменің барлық ісі атауларының тізбесін білдіреді. Іс номенклатурасы

мекеменің құрылымдық бөлімшелері жасайды, содан кейін кеңсе мекеменің

бірыңғай (жиынтық) іс номенклатурасын қалыптастырады. Келесі жылға

арналған жиынтық іс номенклатурасын ағымдағы жылдың 15 желтоқсанынан

кешіктірмей мекеме басшысы бекітеді.Жиынтық іс номенклатурасын жасауға

жауаптылық кеңсеге жүктеледі. Іс номенклатурасы бойынша құрылымдық

бөлімшелерге немесе салаларға шартты белгілер (сандық) беріледі.

Номенклатураға енгізілген әрбір іс құрылымдық бәлімше немесе сала

шегінде өз нөмірін алады. Құрылымдық бөлімшенің немесе саланың шартты

белгілерін осы бөлімшенің номенклатура бойынша іс нөмірімен біріктіру

істің индексін жасайды. Іс номенклатурасы жаңа күнтізбелік жылдың

1қаңтаррынан бастап қолданысқа енгізіледі. Номенклатураны құрылымның

қайта ұйымдастырылуына және мекеменің функциясының немесе сипатының

өзгеруіне байланысты ғана қайта жасалады немесе қайта бекітіледі.

Министерліктер мен ведомоствалар бағынышты мекемелер, ұйымдар және

кәсіпорындар үшін үлгі іс номенклатурасын әзірлейді. Іс номенклатурасына

кәсіпорынның барлық ісі және тіркеу журналы кіреді. Номенклатураға

ғылыми- техниқалық құжаттар және баспа басылымдары кірмейді. Іс

номенклатурасын хатшы- референт, кәсіпорынның құжаттарына жауапты

маман немесе мұрағат жүргізуші жасайды. Номенклатураның бәлімдері

ретінде кәсіпорынның құрылымдық бөлемдері ретінде кәсіпорыннның

немесе мамандарының қызметінің бағыты пайдаланылады. Әрбір бөлімнің

басында кәсіпорынның қызметі үшін маңызды құжаттар көрсетіледі;

бұйрықтар, хаттамалар, содан кейін – хат алмасу және ақпараттық –

анықтамалық құжаттар. Бөлімдердің соңында тіркеу журналы көрсетіледі. Іс

номенклатурасына құрастырушы қол қояды және кәсіпорынның басшысы

бекітеді. Жылдың соңында расталған істердің саны туралы қорытынды жазба

жасалады.

Істердегі құжаттарды жіктеу және негіздеп бөлу, оларды есепке алу

және іздестіру мәліметтерімен қамтамасыз ету мақсатында ұйымда істердің

номенклатурасы әзірленеді.Істердің номенклатурасы ұйымның ақпараттық-

іздестіру жүйесін жасау кезінде пайдаланылады, тұрақты және уақытша

сақтаудағы істердің тізімдемесін құрастыруда негіз болып табылыды.Жоғары

тұрган органның құжаттама қызметі құжаттар құрамыбіртектес ведомствоға

қарасты ұйымдар үшін істердің тұрпатты (үлгі) номенклатурасын әзірлей

алады. Ұйымның істер номенклатурасын әзірлеген кезде құрылтайшылық

құжаттарын, құрылымдық бөлемшелер туралы ережелерді, құжаттардың

сақтау мерзімдері көрсетілген тұрпатты, салалық (ведомстволық ) тізбелерін,

істердің тұрпатты (үлгі) номенклатураларын, құрылымын (штат кестесін)

басшылыққа алады, ұйым қызметінде жасалған құжаттардың түрлері, құрамы

және мазмұны зерттеледі. Ұйымның істер номенклатурасы белгіленген

нысагда жасалады

Істер номенклатурасына ұйымның құжатталатын жұмыс учаскелері

көрсетілген істер тақырыптарының барлығы, соның ішінде жеке істер, тіркеу

– есепке алу нысандары, бақылау – анықтамалық , тақырыптық және басқа