Презентация "Технологии хранения, сортировки и поиска информации БАЗЫ ДАННЫХ MS ACCESS"

«Технологии хранения, сортировки и поиска информации.

БАЗЫ ДАННЫХ MS ACCESS

Баринова В.А.

преподаватель информатики ГАПОУ РО «ДБК»

г. Ростов-на-Дону

Базы данных Access (Microsoft Office)

Расширение: *.accdb (раньше – *.mdb),

все в одном файле

Состав:

• таблицы
• формы – диалоговые окна для ввода и редактирования данных
• запросы – обращения к базе данных для выбора нужной информации или изменения базы
• отчеты – документы для вывода на печать
• макросы – средства автоматизации работы

• модули – дополнительные процедура на языке

Visual Basic

Запуск MS Access. Начало работы

Пуск –> Программы –> Microsoft Office –>

Microsoft Access 2007

шаблоны

создание новой базы данных

открыть базу

с диска

последние документы

Объекты базы данных

4

выбрать другое

2×ЛКМ

Схема данных

Создать связь: перетащить нужное поле на соответствующее поле второй таблицы.

Удалить связь: ЛКМ+Delete.

ЛКМ

таблица

ключевое поле

связь «1-»

Работа с таблицами

последн

яя запись

поля

текущая запись

область

в2ыxЛдеКлМения

новая

апись

на 1-ую

6

запись

предыдущая запись

записи

номер текущей

записи

следующая

запись

новая запись

текущее поле

последняя запись

Сортировка и поиск

Сортировка по текущему полю (столбцу):

по возрастанию

по убыванию

Поиск и замена:

текущее поле или все поля

целиком,

с любой частью, с началом

всё, вверх, вниз

сброс

Фильтрация

Фильтрация – это отбор записей, удовлетворяющих некоторому условию (фильтру).

Остальные записи временно скрываются, пока фильтр

не будет снят.

Фильтр по выделенному

9

• Щелкнуть в нужной ячейке или выделить часть текста.
• Щелкнуть по кнопке .
• Снятие фильтра .

Сложная фильтрация

Сложные условия

одновременно (операция И)

начинается с буквы «С»

точное совпадение

новое условие, связанное через ИЛИ

применить/сбросить фильтр

Расширенный фильтр – можно

• переставлять столбцы
• выводить не все столбцы
• устанавливать порядок сортировки

Установка/снятие пароля Служебные операции

1

2

ПРОЕКТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ БД MS ACCESS Создание таблиц (ввод данных)

2xЛКМ

поле-счетчик

ввод значения

Создание таблиц (шаблоны)

1

5

Создание таблиц (импорт)

TXT-файлы

XML-файлы другие форматы

Конструктор таблиц Конструктор таблиц

текущее

поле

ключ

тип поля (выбор

из списка)

свойства

текущего поля

ПКМ

Свойства полей

Размер поля: байт, целое, вещественное, …

Формат поля: как выводить на экран.

Маска ввода: шаблон (ввод телефона).

Подпись: как называется столбец при выводе на экран; можно использовать скобки, знаки и т.д.

(«Население, млн. чел.»)

Значение по умолчанию (вписывается автоматически).

Условие на значение: защита от ошибок ввода («>18»).

Сообщение об ошибке

(«Возраст должен быть > 18 лет!»)

Обязательное поле (да/нет)

Индексированное поле (да/нет)

Конструктор таблиц

режим

таблицы

сделать поле

ключевым

изменить индексы

Индексы

Primary Key: ключ таблицы

выбор поля из списка

н

и

азвание

ндекса

свойства

индекса

ПКМ

Подстановки

Цель: сделать защиту от ошибок ввода.

Решение: выбор из списка = поле подстановки

Варианты:

• заданный список («да» или «нет», «М» или «Ж»)
• из другой таблицы (выбор названия фирмы)

Мастер подстановок ФОРМЫ БД MS ACCESS Формы

Форма – это диалоговое окно для

• просмотра и редактирования данных
• ввода новых записей
• управления ходом работы (кнопки)
• вывода вспомогательной информации

Создание форм:

источник данных

разные способы создания форм

Форма (на одну запись)

переход по записям

Ленточная форма Разделенная форма Режимы работы с формами Режим формы – просмотр и редактирование данных. Режим макета – просмотр данных, изменение оформления, перемещение элементов. Конструктор – изменение структуры и оформления, добавление новых элементов, … Конструктор форм

3

0

заголовок формы

область данных

примечание

формы

изменение размеров

Свойства формы и ее элементов

3

1

или ПКМ – Свойства

выбор элемент а

Макет = оформление

Данные: источник (таблица или запрос), фильтр, сортировка

События:

• клавиши, мышь
• открытие, закрытие
• изменение записи

Некоторые свойства формы (Макет)

подпись

кнопки перехода (да/нет)

область выделения (да/нет)

изменяемая граница (да/нет)

Свойства элементов

3

3

Макет

• размеры
• оформление
• полосы прокрутки

Данные:

• название поля таблицы
• маска ввода (телефон)
• значение по умолчанию
• условие на значение
• сообщение об ошибке

События:

• клавиши, мышь
• изменение значения

Другие:

• всплывающая подсказка

Связанные элементы

надпись (текст можно менять)

поле (название поля таблицы)

маркеры (изменение размеров)

независимое

перемещение

щелкнуть внутри, чтобы изменить текст

щелкнуть на рамке, чтобы выделить элемент

Группировка по столбцам (макет)

общая граница

переместить

весь столбец

«Оторвать» от столбца: ПКМ – Макет – Удалить

Создать новый столбец: ПКМ – Макет – Столбец

Оформление элементов

3

6

Выделение элементов:

• ЛКМ на рамке элемента

• + Shift = выделить несколько элементов

условное форматирование

толщина, стиль и цвет контура

Добавление новых полей

3

7

перетащить

Добавление новых элементов

3

8

Рисунок Свободная рамка объекта (объект редактируется) Гиперссылка Присоединенная рамка объекта (объект из базы) Подчиненная форма Разрыв страницы МАКРОСЫ БД MS ACCESS Макросы

Макрос – это набор макрокоманд.

Макрокоманда описывает действие, которое надо выполнить в определенной ситуации:

• открытие и закрытие таблиц, отчетов, форм
• выполнение запроса
• установка значений полей
• поиск данных
• печать данных
• сообщения пользователю

Событие (для запуска макроса)

• действия пользователя (клавиатура, мышь)

• внутреннее событие (открытие и закрытие формы

изменение записи и т.д.)

Простой макрос

ЛКМ

ЛКМ

ЛКМ

Макросы

ЛКМ

ЛКМ

ПКМ

Конструктор макросов Использование макросов

• AutoExec – выполняется автоматически

при открытии базы

• назначение событиям

выбрать имя макроса из списка

Группы макросов

•

Конструктор – Имена макросов

• Запуск

Макрос1: QQQ Макрос1: MMM Макрос1

только первая группа

Условное выполнение

Конструктор – Условия

ЗАПРОСЫ БД MS ACCESS Запросы

«Ну и запросы у вас!» - сказала база данных и «повисла»)).

(Фольклор)

Запрос – это обращение к СУБД для выполнения каких-либо операций с данными.

Типы запросов:

• выборка (отбор нужной информации)
• создание таблицы
• обновление (изменение данных)
• добавление записей
• удаление записей
• …

Запрос и фильтрация

В запросе можно:

• отобрать информацию из нескольких связанных таблиц
• использовать сложные условия отбора
• пользователь может сам ввести параметры

(сумму денег)

• добавить вычисляемые поля
• выполнить итоговые расчеты

Создание запросов

Мастер: режим «вопрос-ответ»

Конструктор: полностью вручную

Мастер запросов

Запуск запроса

2 x ЛКМ

Конструктор

5

3

ПКМ

Конструктор

таблица

(ПКМ – Добавить таблицу)

перетащить

ЛКМ

все поля

• по возрастанию
• по убыванию
• отсутствует

фильтр

Работа со столбцами

выделить (ЛКМ)

ПКМ:

• вырезать
• копировать
• вставить
• свойства

перетащить (ЛКМ)

Условия отбора

Совпадение

Шаблон

* любое количество любых символов

? один любой символ # любая цифра

Неравенство

Построитель выражений

Forms – формы Reports – отчеты

Функции: 1) встроенные; 2) функции пользователя (VB) Константы: пустая строка, Истина, Ложь

Операторы: + - * / < > <= >= = <> Not And Or Xor

Общие выражения – время, дата, нумерация страниц

ПКМ

Вычисляемые поля

Все данные, которые можно вычислить, не должны храниться в таблицах!

!

• ввести Цена*Количество

Выражение1: [Цена]*[Количество]

• заменить Выражение1 на Сумма

или ПКМ - Построить

Вычисляемые поля

нить Выражение1 на Год

Задача: отобрать все заказы за 2007 год.

• ввести Year(Дата)

Выражение1: Year([Дата])

• заме

Запросы с параметрами

6

0

Задача: вводить числовые данные для фильтра не в конструкторе, а при выполнении запроса.

Пример: «Какой суммой Вы располагаете?»

Любая неизвестная строка вызывает запрос

Виды запросов

• выборка
• создание таблицы
• добавление в существующую таблицу
• обновление (изменение данных)
• перекрестный запрос (сколько заработал каждый по месяцам)

• удаление записей

• итоговый запрос (сумма, среднее и т.п. по полю)

Режим SQL

SQL = Structured Query Language

(язык структурных запросов)

ЗАПРОСЫ БД MS ACCESS Отчеты

Отчет – это документ, содержащий информацию из базы данных и предназначенный для вывода на печать.

Источник данных – таблица или запрос, несколько связанных таблиц/запросов (мастер).

Создание отчетов

лица

таб

или запрос (ЛКМ)

простой отчет

пустой отчет

конструктор

мастер отчетов

Режимы просмотра отчета

Представление отчета

(без разбивки на страницы)

Предварительный просмотр

(как на печати, по страницам)

Режим макета (можно менять оформление)

Конструктор (добавление новых элементов)

Предварительный просмотр

готовые варианты

размер бумаги

ручная настройка

на печать

Конструктор отчетов

Область данных

Нижний колонтитул

Примечание отчета

• информация из БД.
• в конце каждой страницы.
• один раз в конце отчета.

="Страница " & [Page] & " из " & [Pages]

Заголовок отчета – один раз в начале отчета.

Верхний колонтитул – в начале каждой страницы.

=Date()

=Time()

Редактирование отчетов

Так же, как в конструкторе форм: ЛКМ – выделить элемент

– свойства выбранного элемента

Добавление элементов:

Отчеты с группировкой

группировка по должностям

общая

зарплата

Отчеты с группировкой (шаг I)

Создание запроса, включающего все данные:

(не обязательно, но проще)

& - соединение символьных строк

поля таблиц

Отчеты с группировкой (мастер)

7

2

итоговые

данные

сортировка

группировка

Отчеты с группировкой (конструктор)

заголовок группы

примечание

группы

Настройка группировки (конструктор)

7

4

или

подробная

настройка