Презентация "Работа секретаря по бездокументному обслуживанию в организации"

ГБПОУ города Москвы «Спортивно-педагогический колледж»

Департамента спорта и туризма города Москвы

Презентация

«Работа секретаря по бездокументному

обслуживанию в организации»

Выполнил:

преподаватель информатики

Макеева Е.С.

Москва 2017

Содержание

Введение

Рациональное планирование времени и работы руководителя

Техника общения по телефону

Прием сотрудников

Организация совещаний

Организация приемов

Имидж секретаря

Заключение

Прием посетителей из других организаций

Прием командированных

Деловой этикет

Список литературы

Однако это далеко не так. Профессия секретаря относится к обслуживающим. Задача секретаря заключается в том, чтобы освободить руководителя от выполнения не творческих, вспомогательно - технических операций.

Профессия секретаря требует от человека, избравшего ее, высокой подготовленности, целого комплекса личных и деловых качеств, обусловленных спецификой секретарского труда. На первый взгляд, человеку несведущему может показаться, что в работе секретаря все просто и никаких особых знаний не требуется.

Введение

Способность отделить главное от второстепенного в работе часто отсутствует у многих руководителей.

Эту проблему секретари решают путем выявления смысла работы из круга выполняемых ими обязанностей, вместо того, чтобы в соответствии с логикой поступать наоборот.

Главное в любом деле можно найти только обладая критерием важности, то есть умение определять различные по значению цели: общие, частные. Поэтому необходимо выработать в себе способность как можно быстрее и точнее это сделать.

Рациональное планирование

времени и работы

1. Вы должны продумать тактику ответа на звонки, четкий ответ должен быть отточен до автоматизма, тем самым вы создаете первое положительное впечатление о компании

2. Первым делом представьтесь сами и не забудьте поздороваться. Секретарям нужно обязательно представить компанию, чтобы клиент понял, что попал именно туда и поздороваться (Интернет-агентство Траст, Здравствуйте!)

3. Если вы секретарь и собираетесь перевести звонок на другого сотрудника, всегда спрашивайте как зовут клиента и в какой компании он работает (Как Вас представить?)

5. Если в вашей компании нет своей АТС, и вы просто передаете трубку другому сотруднику, то ваш разговор не должен слышать клиент, всегда выключайте микрофон.

6. Не вздумайте ответить клиенту/партнеру, что вы не сможете ему помочь, потому что у Вас сейчас обед!!!

7. У вас под рукой всегда должны быть основные контакты и реквизиты компании.

8. У вас под рукой всегда есть ежедневник и ручка, при звонке вы сразу записываете имя клиента, чтобы его не забыть, а также название компании.

Техника общения по телефону

Организуя прием сотрудников своего предприятия по текущим вопросам, секретарь должен очень хорошо знать структуру предприятия, иметь представление о его деятельности, знать распределение обязанностей и вопросов между руководящими работниками.

Секретарь должен довести до сведения всех сотрудников предприятия часы приема по текущим вопросам. Он должен хорошо знать сотрудников, которые имеют доступ к руководителю в любое время.

Прием сотрудников

Прием посетителей из других организаций должен быть заранее подготовлен секретарем. Время приема должно быть согласовано и удобно как для посетителя, так и для руководителя. Секретарь должен заранее поставить в известность руководителя о вопросе, который будет решаться во время встречи.

В ряде организаций, особенно государственных, принята практика предварительной записи посетителей в специальный журнал, в котором указывают: Ф.И.О., должность посетителя, организацию, телефон, вопрос, который подлежит обсуждению, дату и время приема.

Прием посетителей из других организаций

Организуя прием командированных работников, секретарь должен узнать:

Если на прием прибывает делегация, то секретарю следует заранее позаботиться о выделении сотрудника, который будет сопровождать ее.

При прибытии иностранной делегации секретарь должен позаботиться о наличии переводчика и сувениров для членов делегации.

Прием

командированных

Согласовано ли это посещение заранее;

Выяснить вопрос, по которому прибыл посетитель;

Отметить командировочное удостоверение;

Поинтересоваться, обеспечен ли командированный специалист гостиницей, и если нет, то помочь ему в решении этого вопроса.

Для успешного проведения, плодотворной работы его участников и оперативного обсуждения вопросов большое значение имеют своевременная подготовка, размножение и рассылка участникам документов. Все предполагаемые к совещанию документы должны быть собраны не менее чем за 48 часов и размножены и разосланы за 24 часа до совещания.

Участники совещания регистрируются. Одновременно с регистрацией желательно проводить и проставление отметок на командировочных удостоверениях.

При проведении совещания с ограниченным числом участников секретарь

встречает их перед входом в помещение, где будет проходить совещание, приветствует каждого и приглашает пройти на совещание.

Организация совещаний

Любой прием должен быть предварительно подготовлен самым тщательным образом. В подготовку приема входят: выбор вида приема, составление списка приглашаемых лиц, рассылка приглашений, составление плана рассадки за столом на завтраке, обеде или ужине.

Размещение приглашенных можно в соответствии с заготовленными карточками с указанием фамилий.

Правая сторона от хозяина приема по этикету является более почетной нежели левая. Поэтому старшему по положению гостю и дамам предлагают место по правую сторону от себя. В международной практике принято, что две разные делегации размещаются лицом к лицу по обе стороны стола. Руководители делегаций располагаются в центре, секретари – на торцах стола. Этого правила можно придерживаться и в случае приемка гостей из российских фирм.

Организация приемов

Под ним в данном случае надо понимать опрятный, красивый, но не броский внешний вид, умение держаться в деловой и неформальной обстановке, высокопрофессиональный стиль работы с документами и общения с людьми, содержание в порядке рабочего места и подсобных технических средств, внятную, грамотную и тактичную речь, бережное отношение к людям, хорошее настроение и, как венец всего, - укрепление авторитета фирмы, ее репутации у клиентов.

Имидж секретаря

В приемной руководителя бывает множество посетителей, и от знания и соблюдения секретарем правил деловой этики зависит имидж ее руководителя и организации в целом. Соблюдая деловой этикет, секретарь одновременно служит положительным примером и для посетителей, и для сотрудников.

Приветствие Секретарь приветствует доброжелательной улыбкой всех, кто заходит в приемную. Особое правило: секретарь приветствует своего руководителя, руководителя высшего ранга и почетных гостей, вставая из-за рабочего стола, если видит их в этот день впервые

Представление. Секретарь может представлять своему руководителю всех посетителей, кроме непосредственного вышестоящего руководства. Выполняя деловые поручения, секретарь должен и сам представиться.

Деловой этикет

В заключении мне бы хотелось сказать о личных качествах секретаря и о его роли в работе с руководителем.

Важными факторами успеха работы личного секретаря является умение вести себя с людьми и способность создать впечатление, повышающее авторитет руководителя. Секретарь должен быть важным звеном в системе контактов своего руководителя, обеспечивая эффективную связь и своевременное принятие необходимых мер. Секретарь является личным представителем своего руководителя, и выполнение этой ключевой роли требует умения производить благоприятное впечатление на работников организации и представителей других фирм.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Список используемой литературы

• Андреева В. И. «Делопроизводство. Организация и ведение»; М.: «Юстицинформ» 2009г.
• Басаков М. И. «Справочник секретаря-референта»; М.: «Дрофа», 2007г.
• Березина Н. М., Е. П. Воронцова, Л. М. Лысенко «Современное делопроизводство»; М.: «Дело» 2007г.
• Бондарева Т. Н. Секретарское дело. М., «Высшая школа», 2007 г.
• Богатая И.Н., Кузнецова Л.Н. Делопроизводство и бухгалтерия: Учеб.

Пособие. - М.: «Дело», 2009г.

• Вигера А. М., Дорофеева О. П. , Губская Е. К. «Секретарское дело». М.: «Дрофа» 2007г.
• Коссов И.А. Правовые требования к оформлению документов «Секретарское Дело». М.: «АСТ» 2007г.
• Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. – 2-е изд. – М.: «ИНФРА-М», 2008г.
• Кузнецов И. Н. «Секретарское дело». М.: «Интел-Синтез» 2008г.
• Кузнецова Т.В. Составление и оформление служебных документов. М.: «Интел-Синтез», 2006г.
• Пономарев И.Б. Конфликты в деятельности и общение работников органов

внутренних дел. – М.: «Академия», 2008г.

• Рогожин М. Ю. «Настольная книга секретаря».; М.: «Лотос» 2009г.
• Фельзер А.Б., Миссерман М.М. Делопроизводство: Справочное пособие. –М.: «АСТ», 2009г.