Презентация "Деловая беседа"

Деловая беседа Деловая беседа-это разговор между двумя собеседниками, соответственно ее участники могут и должны принимать во внимание специфические особенности личности, мотивов, речевых характеристик друг друга, т.е. общение носит межличностный характер и предполагает разнообразные способы речевого и неречевого воздействия партнеров друг на друга. Цели и задачи деловой беседы К числу целей, требующих проведения деловой беседы, можно отнести: Во-первых:

• стремление одного собеседника посредством слова оказать определенное влияние на другого;
• вызвать желание у другого человека или группы активно действовать, с тем чтобы изменить существующую деловую ситуацию или деловые отношения, другими словами;
• создать новую деловую ситуацию или новые деловые отношения между участниками беседы.

Во-вторых:

• необходимость выработки руководителем соответствующих решений на основании анализа мнений и высказываний сотрудников.

преимущества по сравнению с другими видами речевой коммуникации:

• быстротой реагирования на высказывания собеседников, способствующей достижению целей;
• повышением компетентности руководителя благодаря учету, критической проверке и оценке мнений, предложений, идей, возражений и критических замечаний, высказанных в беседе;

• возможностью более гибкого, дифференцированного подхода к предмету обсуждения и понимания контекста проведения беседы, а также целей каждой из сторон. Беседа не монолог, а диалог,поэтому необходимо формулировать вопросы, определения, оценки, чтобы они прямо или косвенно приглашали собеседника высказать свое отношение к изложенному мнению. Благодаря эффекту обратной связи, беседа позволяет руководителю реагировать на высказывания партнера в соответствии с конкретной ситуацией, т.е. с учетом цели, предмета и интересов партнеров.

Принципы, на основе которых нужно строить деловую беседу:

• сознательной настройки на уровень собеседника, учета содержания выполняемых им задач, его полномочий и сферы ответственности, жизненного и трудового опыта, интересов, особенностей его мышления и речи;
• действительное стремление понять точку зрения собеседника, заинтересованность в перспективах ваших взаимоотношений;

• рациональной организации процесса беседы, что прежде всего означает краткое изложение собеседниками содержания информации по обсуждаемой теме, ибо пространное изложение и избыточная информация осложняют усвоение самого существенного;
• простоты, образности, четкости языка как условия доходчивости информации, следовательно, ориентации на собеседника.

Существует множество литературы как правильно вести деловую беседу Виды деловых бесед:

• собеседование при приеме на работу;
• собеседование при увольнении с работы;
• проблемные и дисциплинарные беседы.

Беседа при приеме на работу

• что представляет собой человек, обратившийся с заявлением о приеме на работу;
• почему он ищет работу;
• каковы его сильные и слабые стороны;

• каковы его взгляды на аффективное руководство (иначе говоря, его представление о хорошем начальнике);
• Какие достижения он счистает наиболее весомыми;
• на какую зарплату он рассчитывает.

В свою очередь от соискателя также ожидают вопросов. Более того, по ним судят о таких его личностных качествах, как:

• Самообладание;
• Целеустремленность;
• Коммуникативный стиль и др.

Поступающим на работу рекомендуется выяснить следующее:

• Является ли рабочее место новым или вакантным?
• Почему возникла необходимость кадрового обновления?
• Причины увольнения или перехода на другую работу предшественника?
• Кто принимает решение о назначении на должность?
• Как примерно будет выглядеть рабочий день?
• В чем конкретно будут заключаться обязанности?
• Как и кем будет оцениваться работа?
• Возможности для обучения, роста, продвижения?
• Дополнительные компенсации (обеды, транспорт, оплачиваемые дни)?

Беседа при увольнении с работы Имеет две разновидности:

• Ситуация незапланированного, добровольного ухода сотрудника;
• Ситуация, когда работника приходится увольнять или сокращать.

Ситуация незапланированного, добровольного ухода сотрудника Необходимо выявить истинную причину увольнения, его мотивы:

• Неудовлетворенность производственным процессом;
• Невнимание;
• Обида и т.п.
Для этого полезно задавать вопросы, связанные с:
• содержанием, объемом, условиями выполнения работником производственных заданий;
• выяснением его оценки таких заданий и условий их выполнения.

Беседа с работником, которого приходится увольнять Процедура увольнения по решению руководства крайне трудна для всех, кто принимает в ней участие. Эта процедура опирается на знание специфики такого разговора и на владение техникой его проведения:

• прощальный разговор не назначается перед выходными днями или праздниками;
• не проводится на рабочем месте увольняемого или в помещении, где работает большое количество народа;
• он не должен продолжаться более 20 мин (т.к. работник, переживающий неприятное известие, не в состоянии внимательно слушать и обдумывать различные подробности, которые излагает ему руководитель).

Проблемные и дисциплинарные беседы Вызваны возникновением сбоев в деятельности сотрудника, необходимостью критической оценки его работы и фактами нарушения дисциплины. процесс подготовки проблемной беседы Руководитель должен заранее ответить на вопросы о смысле, цели, результатах, средствах и методах решения проблемы, стремясь к тому, чтобы в ходе беседы подчиненный принял позицию руководства. Для этого следует: 1. получить необходимые сведения о сотруднике и его работе; 2. построить беседу, соблюдая следующую очередность в сообщении информации:

• сообщение, содержащее положительную информацию о деятельности сотрудника;
• сообщение критического характера;
• сообщение похвально-поучительного характера;
3. быть конкретным и избегать неясностей (оборотов типа "Вы сделали не то, что нужно", "Вы не выполнили задания" и т.п.); 4. критиковать выполнение задания, а не личность.

При проведении проблемной беседы важно выяснить:

• Не является ли возникшая проблема средством привлечения внимания?
• Не вызваны ли нарушения личными затруднениями?
• Не связана ли проблема с недостатком квалификации, помощи, обучения?
• Может быть, работнику нужна 6ольшая самостоятельность?
• Или дело в том, что он не приемлет стиль руководства?

Структурная организация беседы Проведение беседы предполагает наличие ряда обязательных этапов:

• подготовительный этап;
• начало беседы;
• обсуждение проблемы;
• принятие решения;
• завершение беседы.

выбор места проведения беседы (рекомендации)

• В своем кабинете вы будете чувствовать себя увереннее, если инициатива разговора исходит от вас.
• В кабинете своего собеседника вам будет легче решать вопросы, по которым вы занимаете объективно более выгодную позицию.

• Если необходимо выработать совместное решение, программу совместных действий, имеет смысл назначить встречу "на нейтральной территории", где ни одна из сторон не будет иметь преимуществ.

Подготовка к предстоящей беседе Необходимо избежать двух крайностей:

• излишней уверенности в своем умении без подготовки провести эффективный разговор;
• стремления продумать все этапы будущей встречи, вплоть до использования пауз и жестов.

Начало беседы Задачи, которые решаются в начале беседы, связаны прежде всего с:

• установлением контакта с собеседником;
• созданием атмосферы взаимопонимания;
• пробуждением интереса к разговору.

Перечислим ряд методов, использование которых эффективно в начале беседы:

• метод снятия напряженности: использование теплых слов, личного обращения, комплиментов, шутки для установления более тесного контакта с собеседником;
• метод "зацепки": использование какого-либо события, сравнения, личного впечатления, анекдота или необычного вопроса, позволяющих образно представить суть проблемы, обсуждению которой должна быть посвящена беседа;
• метод стимулирования игры воображения: постановка в начале беседы множества вопросов по ряду проблем, которые должны рассматриваться в ходе беседы;
• метод "прямого подхода": непосредственный переход к делу без какого-либо обсуждения - краткое сообщение о причинах, по которым назначена беседа, и быстрый переход к конкретному вопросу.

Откровенной, конструктивно-критической атмосфере деловой беседы противоречат:

• бестактное обрывание на полуслове;
• неоправданное лишение собеседника возможности высказать свое мнение;
• навязывание мнения ведущего беседу;
• игнорирование: или высмеивание аргументов собеседника;
• грубая реакция на высказывание; партнерами противоположных точек зрения;
• подтасовка фактов;
• необоснованные подозрения, голословные утверждения, окрики за критику;
• давление на собеседника голосом, манерами.

Устойчивые обороты которые позволяют собеседникам управлять ходом беседы на этапе обсуждения проблемы и принятия решения Например:

• Давайте уточним детали предмета разговора, если я правильно вас понял…
• Введите меня в курс дела…
• Можем ли мы рассчитывать…
• Есть ли у вас конкретное предложение…
• Убеждение партнера Я в этом совершенно уверен…
• Нет причин для опасений…
• Думаю, мы все выиграем…
• Вы, конечно, согласитесь, что…
• Вне всякого сомнения…
• Неполное согласие Это требует дополнительного обсуждения…

• По мере возможности мы постараемся…
• Может быть, рассмотрим иные условия…
• Несогласие Вряд ли это возможно…
• К сожалению…
• Было бы нежелательно…
• Не по вашей вине…
• Я разделяю вашу точку зрения…
• На самом деле…
• Вызывает определенные сомнения…
• Отсюда следует, что…
• Как было доказано…

Заключительная часть беседы Успешно завершить беседу - значит достигнуть заранее намеченных целей. Задачами этого этапа являются:

• достижение основной или запасной цели;
• обеспечение благоприятной атмосферы в конце беседы;
• стимулирование собеседника к выполнению намеченной деятельности;
• поддержание в случае необходимости в дальнейшем контакта с собеседником.

Работу выполнили: