Язык деловых бумаг и его особенности
Язык деловых бумаг и его особенности
Кузякина Ольга Алексеевна
Студентка Белгородского Государственного
аграрного университета им В.Я.Горина
Факультет среднего профессионального образования
Кафедра общеобразовательных дисциплин
Научный руководитель: Дорохова Людмила Александровна
Россия. г. Белгород
Аннотация: В статье речь идет об особенностях языковых деловых бумаг, а
так же о языковых стандартах: стандартизация лексики, словосочетаний и
текста.
Ключевые слова: tongue, business paper, language features of business papers,
collegiality, relevance, linguistic features, linguistic standard, standardization,
unification.
В современном мире человек постоянно сталкивается с деловыми
бумагами. Языковые традиции официально-делового стиля,
сформировавшиеся несколько веков назад, предъявляют определенные
требования к содержанию служебного документа и его речевому
оформлению. И прежде всего язык служебного документа должен
соответствовать общим нормам современного русского литературного языка.
Деловое общение посредством документов имеет и свои специфические
черты, влияющие на характер передаваемой информации, ее содержание и
языковое оформление. Можно выделить ряд наиболее существенных
особенностей служебного документа, которые необходимо учитывать
составителю. Эти особенности носят экстралингвистический и
лингвистический характер и теснейшим образом взаимосвязаны.
Особенности языка документов
1) Экстралингвистические особенности документа
1. Точность и ясность. Основным требованием к содержанию документа
является его максимальная точность и ясность. Точность изложения
предполагает однозначность понимания содержания, изложенного в
документе. Адекватность восприятия текста и автором документа, и его
адресатом чрезвычайно важна в деловом общении на всех этапах
управленческой деятельности.
2. Коллегиальность. Принято считать, что определяющим фактором при
объяснении стилевых особенностей текста документа является статус автора.
Вне зависимости от того, кто является непосредственным составителем
документа или его официальным автором, подписывающим протокол,
адресантом становится «коллективный субъект», который направляет свое
официальное послание также «коллективному адресату». Автор-составитель
документа должен нести личную ответственность за представленную в нем
информацию. Большинство официальных документов визируется и
подписывается несколькими конкретными ответственными лицами. Это
также подчеркивает как коллегиальный характер документа, так и личную
ответственность за содержание документа каждого из подписавших его.
3. Адресность. Другой важной характеристикой документного общения,
является точный адрес документа. Документ пишется конкретной
организации или конкретному кругу организаций, конкретным должностным
лицам или работникам.
4. Тематическая ограниченность. Существенным фактором документного
общения, влияющим на характер управленческой информации, является
повторяемость и тематическая ограниченность управленческих ситуаций,
которая приводит к использованию одних и тех же видов документов, одних
и тех же языковых средств, для принятия конкретного решения. Всего
существует приблизительно 60 видов управленческих документов, которые
соответствуют основным деловым ситуациям, возникающим и
существующим на государственной службе.
5. Своевременность и актуальность. Эффективность управленческой
деятельности в системе государственной власти только тогда высока, когда
для принятия решения используется своевременная и актуальная
информация. Протокол должен заключать в своем содержании самую
новую, важную и актуальную для организации информацию.
6. Достоверность и объективность. Это требование означает, что деловое
сообщение должно отражать фактическое состояние дел, дарить
непредвзятую, бесстрастную оценку событий.
7. Убедительность. Аргументированность и убедительность информации
связаны с задачей побудить адресата к совершению или не совершению
определенных действий.
8. Полнота. Это требование предполагает, что протокол должен содержать
всю необходимую для принятия обоснованного решения информацию. Ее
недостаточность может оживлять необходимость запрашивать
дополнительные сведения, что приведет к потере времени и отразится на
своевременности принятия решения.
9. Сжатость и лаконичность. Текст документа должен быть полным и
одновременно сжатым - как по содержанию, так и по форме.
10. Нейтральность. Нейтральный тон изложения документа - это норма
официального делового общения.
2) Лингвистические особенности документа
В результате многовекового развития в официально-деловом стиле
выработались такие языковые средства и способы выражения содержания,
которые позволяют наиболее эффективным образом фиксировать
управленческую информацию. Язык служебных документов существенным
образом отличается от языка художественной литературы, публицистики,
разговорной речи; от языка науки. Он имеет ряд лингвистических
особенностей. Основной и определяющей особенностью языка документа
является языковой стандарт.
Необходимость языкового стандарта в документе обусловлена
рассмотренным ранее экстралингвистическим фактором точности и
однозначности толкования содержания документа.
Языковой стандарт в документе проявляется: в оформлении и
структуре текста, в использовании одних и тех же слов и языковых формул, в
повторяющихся ситуациях, в построении предложений.
Языковой стандарт
1. Стандартизация лексики
Термины, используемые в управленческой документации, можно
разделить на несколько групп.
1. Специальная лексика, свойственная только канцелярской речи. Это слова,
сложившиеся в сфере административного менеджмента, за многие столетия
существования официально-делового стиля русского языка, например,
надлежащий, нижеподписавшийся, надлежащий, препровождается,
настоящий (этот), заслушать, завизировать и т.п.
2. Отглагольные существительные. Большое количество специальных слов-
терминов официально-деловой речи выражается существительными,
образованными от глаголов: исполнение, нахождение, подписание, решение,
установление и др.
3. Специальная отраслевая терминологическая лексика. В языке документов
существует большое количество терминов, пришедших в тот самый язык из
определенной предметной области, той предметной области, которой
посвящен протокол. Эта терминологическая лексика точна и однозначна,
поэтому она удобна в употреблении как в науке, так и в языке документов.
4. Специальные обозначения людей по признаку, обусловленному каким-либо
действием, отношением, должностью, званием: свидетель, наниматель,
истец, сотрудник, доцент, ответчик, арендатор, заказчик, посетитель, опекун
и др. Один и тот же человек в разных жизненных и деловых ситуациях может
быть: истцом и ответчиком; госслужащим и посетителем; заказчиком и
исполнителем.
2. Стандартизация словосочетаний
Кроме отдельных слов, в деловой речи стандартизированы и целостные
словосочетания. Широкое употребление языковых формул - устойчивых
(шаблонных, стандартных) языковых оборотов, используемых в неизменном
виде, - одна из особенностей деловой речи. Наличие стандартных
словосочетаний в деловой речи - следствие регламентированности
служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и
тематической ограниченности деловой речи. Языковые формулы - это
результат унификации языковых средств, используемых в однотипных
повторяющихся ситуациях. Таким образом, одной из функций языковой
формулы в тексте документа является выражение типового содержания.
Кроме того, языковые формулы нередко выступают как юридически
значимые компоненты текста, без которых протокол не обладает достаточной
юридической силой.
3. Стандартизация в построении предложений
Строгость формы, логика и стандарт прослеживаются в документе и на
уровне целостного предложения. Четкая структура предложения,
правильный порядок слов - признаки стандартизированности, которые
проявляются на уровне фразы в тексте документа.
Правильный порядок слов - это когда подлежащее (субъект действия)
стоит в начале предложения, а сказуемое следует за ним. В официально-
деловой речи из-за нарушения правильного порядка слов трудно бывает
установить, кто (или что) является субъектом действия.
Так же в русском языке действуют определенные правила
расположения слов по их информативной значимости. В письменной речи
существует специфический принцип «линейной» подачи информации,
согласно которому сначала в предложение вводится вспомогательная
информация, а далее основная, причем основная располагается после
сказуемого.
Еще одной существенной особенностью синтаксиса деловой речи
является употребление однотипных падежных форм. Употребление
однотипных падежных форм при имени существительном принято называть
нанизыванием падежей. Чаще всего в текстах документов используется
последовательное подчинение слов в родительном падеже, реже - в
творительном.
4. Стандартизация текста
Языковой материал, содержащийся в документе, может осуществлять
основную, содержательную функцию, и вторичную, ориентирующую
функцию. Типы текстов документа строго стандартизированы и
унифицированы. По мнению известного документалиста П.В. Веселова,
унификация текста документа оправдана с разных точек зрения. С
экономической точки зрения: составление унифицированного текста требует
меньше затрат труда и времени. С психологической точки зрения: в
стандартном тексте адресат документа может сразу же выделить ключевые
моменты сообщения. С правовой точки зрения: сама форма текста
приобретает «узаконенный» вид. C технической точки зрения:
унифицированный текст легче, проще и дешевле обработать на компьютере.
Список литературы:
1. Басовская Е.Н. Языковые трудности, связанные с составлением
документов // Секретарское дело. – 1997.
2. Культура устной и письменной речи делового человека: Справочник. - М.:
Флинта, Наука, 1997.
3. Колтунова М. В. Язык и деловое общение.
