Презентация "Деловое письмо"


Подписи к слайдам:
Презентация PowerPoint

Деловое письмо

В помощь учителю

  • Деловое письмо - одно из важнейших средств общения в деловом мире. Оно с давних пор помогает человеку осуществлять предпринимательскую и коммерческую деятельность, являясь мощным и гибким инструментом проведения экономической стратегии и тактики предприятий, компаний и фирм.

  • Современное деловое письмо — это, прежде всего, служебное послание в виде официального документа, а также в форме всевозможных подтверждений, предложений, просьб, запросов, напоминаний, поручений, претензий, поздравлений, соболезнований и ответов на них, т.е. всего того, что, будучи изложенным в письменном виде, обусловливает деловые отношения. Казалось бы, нет ничего проще, чем написать деловое письмо. Но существуют определенные каноны написания таких писем, несоблюдение которых может не только отразиться на престиже вашей фирмы, но и помешать заключению выгодных контрактов.

Правила написания делового письма

  • Cтарайтесь писать простым и ясным языком и не делайте письмо длиннее, чем нужно.
  • Адрес:
  • Адрес отправителя (без имени), как правило, пишется в верхнем правом углу. E-mail и номер телефона здесь указывать не нужно, но это допускается.
  • Адрес получателя располагается слева, ниже вашего адреса.
  • Дата
  • Дату можно разместить слева или справа ниже адреса получателя. Формат даты также довольно гибок. К примеру, «7 апреля 2012 г.» можно записать как 7 April 2012, 7th April 2012, 7/4/12 или 07/04/12. Однако, не забудьте, что в США и Великобритании даты пишутся по-разному. Во избежание путаницы месяц рекомендуется писать прописью.

Как оформить деловое письмо

  • Обращение
  • Если вы не знаете имени адресата, используйте обращение Dear Sir or Madam.
  • Если вам известно, как зовут адресата, используйте соответствующую форму обращения и фамилию. Например, Dear Mr Johnson – если письмо адресовано мужчине; Dear Mrs Johnson – замужней женщине; Dear Miss Johnson – незамужней.
  • Если вы пишете женщине и не знаете, какое обращение она предпочитает, можно использовать нейтральную форму Ms. Если у адресата есть ученое звание, используйте его. Например: Dear Dr. Huxley; Dear Prof. Atkinson.
  • Обратите внимание на пунктуацию: в современном британском английском не ставится точка после форм Mr/Mrs/Ms, а в конце обращения ставится запятая. Например: Dear Mr Smith,
  • В американском английском после Mr/Mrs/Ms ставится точка, а в конце обращения – двоеточие. Например: Dear Mr. Stevens:

Как оформить деловое письмо

  • Завершение
  • Если вы не знаете имени адресата, завершите письмо фразой Yours faithfully.
  • Если имя вам известно, письмо принято заканчивать фразой Yours sincerely.
  • Ваша подпись
  • Оставьте строку для росписи, ниже напечатайте свое имя и фамилию. В скобках можно указать, какое обращение вы предпочитаете. Например: Natalia Smirnova (Ms).

Содержание делового письма

  • Первый абзац должен быть коротким и отражать цель письма – запрос, жалобу, предложение и т. д.
  • Средние абзацы содержат информацию, поясняющую цель письма. Деловые письма в английском принято писать кратко, поэтому старайтесь излагать факты сдержанно и по существу, избегая ненужных подробностей.
  • Последний абзац должен указывать, каких действий вы ожидаете от получателя – вернуть деньги за товар, сообщить информацию и т. д.

  • В деловом письме стоит избегать:
  • разговорных выражений, сленга и жаргона
  • сокращений (I'm; it's; don't и т. д.)
  • эмоционально окрашенных слов (terrible, rubbish и т. д.)
  • В английском языке для придания речи официальности часто используются модальные глаголы would, could и should. Например, вместо “Please send me” вы можете написать “I would be grateful if you could send me…”
  • Старайтесь не использовать фразовые глаголы. Избегайте громоздких конструкций и слов, в значении которых вы не уверены

  • Специальные пометки
  • Если письмо имеет конфиденциальный характер, это обычно указывается в отдельной строке над адресом. Эту пометку можно делать с помощью символов верхнего регистра или подчеркивания.
  • CONFIDENTIAL
  • Mr Douglas Parson General Manager

Сопроводительное письмо

  • Сопроводительное письмо пишется при отправке резюме потенциальному работодателю. В общих чертах, его структура такова:
  • Первый абзац
  • Кратко представьтесь и укажите, на какую должность вы претендуете. Упомяните также, откуда вы узнали о вакансии.
  • Второй абзац
  • Укажите причины, почему вы заинтересованы работать в данной компании и занимать именно эту должность. Кратко опишите свою квалификацию, опыт работы и личные качества, которые делают вас предпочтительным кандидатом.
  • Третий абзац
  • Укажите, что к письму прилагается резюме, и сообщите иную дополнительную информацию, которая, на ваш взгляд, может быть полезна

Пример сопроводительного письма

  • Mr Derek Brooks ABC-company Office 2002, Entrance 1B Tverskaya Street
  • Moscow RUSSIA 
  •     20 June 2004
  • Dear Mr. Brooks, As a huge fan of Abc inc., I was really excited to see this posting for a Office Manager in Moscow. I feel like I'm a great match for the job and a great fit with your organization. I couldn’t wait to submit my resume, which is enclosed for your review. I currently serve as office manager for a busy financial services firm Bren Technologies Inc., where I supervise a team of 15 employees and coordinate all office functions.  Here is a snapshot of some of my most relevant skills and qualifications:
  • Eight years of experience leading front-and back-office administration and serves as a good helper for senior executives;
  • Well-honed office management skills, including hiring and supervising clerical staff; calendaring and event planning;
  • Computer proficiency, including a solid foundation in MS Office (Word, Excel, PowerPoint and Access) and QuickBooks; 
  • The ability to anticipate executives’ needs, follow through on all details and tactfully handle sensitive situations.
  • My strength is in improving office systems and building a top-performing clerical team. I am confident that I would be able to organize and manage your new headquarters to create a well-functioning office. I am confident that my skills and experience can be of direct benefit to your company. I look forward to meeting with you. Sincerely, Alex Ivanov Enclosure: Resume
  •  

Письмо-запрос

  • Письмо-запрос компания посылает, когда хочет получить информацию о товарах, ценах на товарах и проч.
  • Первый абзац
  • Укажите на источник информации о данной компании и её товарах
  • Второй абзац
  • Суть вашего обращения в данную компанию
  • Третий абзац
  • Краткие сведения о Вашей компании
  • Четвертый абзац
  • Выражение на сотрудничество

Пример письма-запроса

  • Mr Roger Gill ABC-company Office 2002, Entrance 1B Tverskaya Street
  • Moscow Russia
  •      20 June 2004
  •  
  • Dear Mr. Roger Gill, Your advertisement in the May issue of Aquarium Plants magazine is of great interest to us. We would like to know more about your company's products offers and would appreciate receiving your wholesale price list. It is our desire to offer our customers the widest selection of aquarium plants , and we are therefore  interested in new plants. We will look forward to your prompt response. Thank you. Alexander Popov, Director of the Aqua Ltd., Ekaterinburg, Russia

Письмо-предложение

  • Письмом – предложением поставщик обычно отвечает на письмо – запрос, благодарит за проявленное внимание и прилагает необходимые каталоги, прейскуранты и проч.
  • Первый абзац
  • Укажите повод написания данного письма
  • Второй абзац
  • Чётко и полно ответьте на заданные вопросы потенциального заказчика
  • Третий абзац
  • Упомяните о дополнительных предложениях
  • Четвертый абзац
  • Выражение надежды на оформление заказа

Пример письма-предложения

  • Mr Nikolay Roshin ABC-company Office 2002, Entrance 1B Tverskaya Street
  • Moscow Russia
  •     20 June 2004  
  • Dear Nikolay,
  • I'm writing to you in regard of your enquiry. Please find enclosed our information pack which contains our brochures and general details on our schools and summer centres.
  • In England we have two schools, Brighton and Bath, both beautiful locations which I am sure you and your students will like. Our schools are located in attractive premises in convenient, central positions. Brighton is a clean and safe town with a beautiful bay and countryside nearby. Bath is one of the most famous historic cities in England, famous for its Georgian architecture and Roman Baths. 
  • Accommodation is provided in host families chosen for the ability to provide comfortable homes, a friendly welcome and a suitable environment, in which students can practice English and enjoy their stay. We have full-time Activities Organisers responsible for sports, cultural activities and weekly excursions.
  • Please complete and return the enclosed registration form in order to receive more brochures and other promotional materials.
  • I look forward to hearing from you and later hope to welcome your students to our schools and summer centres.
  • Yours sincerely, 
  • Tomas Green Managing Director

Exercise 1

  • Put down the parts of a letter in to the right order.
  • Dear Mr Smith,
  • 18 Blansfield Road
  • London SW10 8RP
  • October 18, 2012
  •  
  • I am currently looking for a new position and would like to be considered for the post you advertise.
  •  
  • Eleonor Miller
  •  
  • As you will see from the enclosed CV, I have a degree in Business Management and I have two years experience as Assistant Office Manager in a German company.
  •  
  • Yours sincerely,
  •  
  • I am writing to in reference to your advertisement in the Times for an Office Manager and would like to apply.
  •  
  • Mr J Smith
  • Smith & Sons
  • 14 The Mews
  • London W8 9 EG
  •  
  • Please, let me know if you need any further in formation. I look forward to hearing from you soon.
  •  

Exercise 2

  • Look through the list of programmes below and think about which one you would like to take part in.
  • 1/ Academic Year Abroad: 10-11 months long, participating in a public or private school in the country of your choice
  • 2/ Semester Abroad: 4-6 moths long, participating in a public or private school in the country of your choice
  • 3/ Summer Programme: 2 to 8 summer weeks long, participating with an option of intensive foreigh language classes
  • 4/ Foreign Language Programme: 2 to 8 weeks long, participating with an option of intensive foreigh language classes
  • Write a letter of an application explaining why you want to participate in the programme and why you think you would benefit from it. Don’t forget to describe yourself and to mention qualities you have.
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •