Обеспечение нормативных условий и режимов хранения архивных документов

Обеспечение нормативных условий и режимов хранения архивных документов

Руководитель: Н.Е. Габова

Актуальность темы Архивист в настоящее время – первый, кто имеет дело с информацией, созданной в прошлом. Он обязан её отобрать и сохранить. Но архив – это не склад, а научное учреждение, выполняющее задачу формирования долговременной социальной памяти общества. Цель работы: исследование проблемы обеспечения сохранности архивных документов как одного из главных направлений работы Задачи: 1. Рассмотреть меры по обеспечению нормативных условий хранения документов. 2. Раскрыть порядок применения специальных средств хранения и перемещения архивных документов. 3. Исследовать методику обеспечения физико-химической сохранности документов. Требования к зданиям и помещениям архива К помещениям основного назначения архива относятся:

• хранилища для хранения документов;
• помещения для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними;
• помещения для использования документов (читальный зал, участок выдачи, участок учетно-информационных и поисковых систем).

Режимы хранения документов Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Размещение документов в хранилище Документы в хранилищах размещаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в соответствии с учетными документами и оперативный поиск. Порядок выдачи дел из хранилищ Дела выдаются из хранилищ:

• для использования работниками организаций;
• для проведения архивных работ с документами;
• во временное пользование для других организаций;
• для использования гражданами в читальном зале для научных и иных исследований;
• для проведения страхового копирования и специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния документов.

Проверка наличия и состояния дел Цель проверки наличия и состояния дел в архивах – установить соответствие фактического наличия дел описательным статьям и итоговым записям в описях. Особо ценные и уникальные документы архива Архив организации, по согласованию с государственным архивом, источником комплектования которого он является, проводит выявление и учет особо ценных и уникальных документов. Проверка физического состояния документов Проверка физического состояния документов проводится путем полистного просмотра дел. Заключение Чем выше будет уровень грядущей цивилизации, тем эффективнее эта цивилизация будет решать проблемы защиты и сохранения документальной памяти прошлого. Спасибо за внимание !!!