Обеспечение нормативных условий и режимов хранения архивных документов


Подписи к слайдам:
Обеспечение нормативных условий и режимов хранения архивных документов

Обеспечение нормативных условий и режимов хранения архивных документов

Руководитель: Н.Е. Габова

Актуальность темы

Архивист в настоящее время – первый, кто имеет дело с информацией, созданной в прошлом. Он обязан её отобрать и сохранить. Но архив – это не склад, а научное учреждение, выполняющее задачу формирования долговременной социальной памяти общества.

Цель работы: исследование проблемы обеспечения сохранности архивных документов как одного из главных направлений работы

Задачи:

1. Рассмотреть меры по обеспечению нормативных условий хранения документов.

2. Раскрыть порядок применения специальных средств хранения и перемещения архивных документов.

3. Исследовать методику обеспечения физико-химической сохранности документов.

Требования к зданиям и помещениям архива

К помещениям основного назначения архива относятся:

  • хранилища для хранения документов;
  • помещения для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними;
  • помещения для использования документов (читальный зал, участок выдачи, участок учетно-информационных и поисковых систем).

Режимы хранения документов

Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.

Размещение документов в хранилище

Документы в хранилищах размещаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в соответствии с учетными документами и оперативный поиск.

Порядок выдачи дел из хранилищ

Дела выдаются из хранилищ:

  • для использования работниками организаций;
  • для проведения архивных работ с документами;
  • во временное пользование для других организаций;
  • для использования гражданами в читальном зале для научных и иных исследований;
  • для проведения страхового копирования и специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния документов.

Проверка наличия и состояния дел

Цель проверки наличия и состояния дел в архивах – установить соответствие фактического наличия дел описательным статьям и итоговым записям в описях.

Особо ценные и уникальные документы архива

Архив организации, по согласованию с государственным архивом, источником комплектования которого он является, проводит выявление и учет особо ценных и уникальных документов.

Проверка физического состояния документов

Проверка физического состояния документов проводится путем полистного просмотра дел.

Заключение

Чем выше будет уровень грядущей цивилизации, тем эффективнее эта цивилизация будет решать проблемы защиты и сохранения документальной памяти прошлого.

Спасибо за внимание !!!