Презентация "Информатика MS Access" скачать бесплатно


Презентация "Информатика MS Access"


Подписи к слайдам:
Слайд 1

Информатика MS Access

  • Автор курса лекций:
  • Петрова Вера Александровна, ст. преподаватель кафедры анализа систем и принятия решений УГТУ-УПИ
  • Екатеринбург 2007

Основные понятия

  • Предметная область – это часть реального мира, подлежащая изучению с целью автоматизации управления в этой сфере.
  • Объект реального мира (сущность) – это нечто существующее и различимое, для которого существует название и способ отличать один подобный объект от другого (школа, магазин, банк и т. д.)

Основные понятия

  • Объект может быть набором объектов – класс объектов.
  • Например – товар на складе представляет собой набор различных товаров.
  • Классом объектов называют совокупность, обладающую одинаковым набором свойств.
  • Каждый объект в наборе называют экземпляром объекта.

Свойства объектов

  • Свойством объекта называется некоторая величина, которая характеризует состояние объекта в любой момент времени.
  • Отдельный экземпляр объекта можно описать, если указать достаточное количество значений его свойств.
  • Например, все экземпляры объекта Товар характеризуются свойствами: артикул товара, наименование товара, цена товара.

Идентифицирующие свойства объектов

  • Идентифицирующее свойство объекта - свойство, по значению которого можно однозначно отличить один экземпляр объекта от другого в пределах класса объектов. Например, объект Сотрудник.
  • Идентифицирующими свойствами нельзя считать свойства: Фамилия, Имя, Отчество из-за наличия однофамильцев с совпадающими именами и отчествами.
  •  Можно добавить в список свойства: Дата рождения, Национальность.
  • Можно использовать идентифицирующее свойство Номер паспорта, Серия паспорта или Табельный номер.  

Понятие атрибута объекта (реквизита )

  • Каждый объект характеризуется набором свойств, которые называются атрибутами объекта или реквизитами.
  • Атрибут - это информационное отображение отдельного свойства некоторого объекта, процесса или явления.

Реляционная модель данных

  • Разработана Э. Ф. Коддом в 1970 г.
  • РМД - это организация данных, в которой информационные объекты представляют в виде двумерных массивов (таблиц), обладающих следующими свойствами:
  • каждый элемент таблицы – один элемент данных;
  • все столбцы в таблице однородные, т. е. все элементы в столбце имеют одинаковый тип;
  • каждый столбец имеет уникальное имя;
  • порядок следования строк и столбцов может быть произвольным.
  • В теории множеств таблицы называются отношениями или реляциями.
  • Строки - записями (кортежами).
  • Столбцы – полями (атрибутами отношений).

Реляционная модель данных

  • Данная модель базируется на реляционной алгебре, где определены такие математические операции, как объединение, вычитание, пересечение, соединение и др.
  • В любой реляционной базе данных можно сформировать несколько таблиц.
  • Таблицы должны быть связаны между собой для возможности одновременной работы со всеми таблицами.
  • Связь между двумя таблицами выполняется через одинаковые поля.
  • Поле, используемое для связывания таблиц, называется ключевым полем или ключом.

СУБД MS ACCESS

  • MS Access относится к системам управления базами данных реляционного типа и является одной из самых популярных настольных СУБД.
  • MS Access представляет собой комплекс прикладных программ, предназначенных для выполнения следующих операций:
  • создания баз данных (БД);
  • обеспечения доступа к данным;
  • обработки данных .
  • MS Access обладает большим набором визуальных средств (для ввода, анализа и представления данных), также позволяет использовать возможности объектно-ориентированного языка программирования (VBA - Visual Basic для приложений).

Объекты СУБД MS Access

  • Таблица – сохраняет данные.
  • Запрос – выбирает нужные данные из одной или нескольких таблиц.
  • Форма – выводит данные из таблиц или запросов в форме удобной для пользователя.
  • Отчет – формирует выходной документ для вывода на печать.
  • Макрос – программа, состоящая из последовательности макрокоманд, предназначенная для автоматизации конкретных операций обработки базы данных.
  • Модуль – программа на языке VBA, которая разрабатывается пользователем для реализации нестандартных операций при создании приложения.

Объекты ACCESS

  • Таблица
  • Запрос
  • Форма
  • Отчет
  • Макрос
  • Модуль

Таблицы

  • Каждому объекту концептуальной модели предметной области соответствует одна таблица.
  • Каждое поле таблицы содержит одну характеристику (атрибут) объекта предметной области.
  • В записи собраны сведения об одном экземпляре этого объекта.

Способы создания таблиц

  • Режим таблицы (путем ввода данных).
  • Конструктор таблиц.
  • Мастер таблиц.
  • Импорт таблиц.
  • Связь с таблицами – устанавливается автоматическая непосредственная связь текущего приложения с данными других приложений. Таблица остается в приложении-источнике и может использоваться несколькими приложениями.

Типы данных таблиц

  • Текстовый – тип данных по-умолчанию. Число символов в поле не должно превышать 255.
  • МЕМО (комментарий – хранилище текста) – текст и цифры длиной до 65 535 символов. Просмотр данных возможен только в форме или отчете.
  • Числовой – целые и десятичные числа.
  • Денежный – числа в денежном формате.
  • Счетчик – последовательные или случайные числа.
  • Дата/время – дата и время.

Типы данных таблиц

  • Логический – данные, которые могут иметь одно из двух возможных значений (да/нет, истина/ложь, 0/1, -1/0, вкл/выкл).
  • OLE-объект – поле содержит ссылки на OLE объекты.
  • Гиперссылка – поле содержит адреса файлов или URL web-сайтов .

Свойства полей

  • Свойства полей задаются в режиме Конструктор таблиц на вкладке Общие и зависят от выбранного типа данных.

Свойства полей

  • Размер поля
  • Для текстовых - от 0 до 255
  • Для числовых – размер выбирается из списка:
  • байт (0-255);
  • целое (-32768 +32767);
  • длинное целое (-2,14·109 + 2,14·109);
  • одинарное с плавающей точкой (-3,4 ·1038 + 3,4 ·1038);
  • двойное с плавающей точкой (-1,797 ·10308 + 1,797·10308).

Свойства полей

  • Формат поля.
  • Число десятичных знаков.
  • Маска ввода - служит для задания отображения постоянных символов в поле и ограничения длины.
  • Пример маски для отображения 4х-значного десятичного числа со знаком: #9999 -854; 1854; -25
  • #0000 (ввод обязателен)
  • Маску LLL??? можно использовать для текстового поля: улица, дом, кровля (L - ввод обязателен; ? ввод необязателен).
  • Подпись – второй идентификатор поля, используется в формах или отчетах.
  • Значение по умолчанию – значение, которое при создании записи автоматически вводится в качестве предустановки.

Свойства полей

  • Условие на значение - ограничение, накладываемое на значения поля (256 OR 512).
  • Сообщение об ошибке - текст сообщения составляется разработчиком и появляется на экране при нарушении предыдущего свойства.
  • Обязательное поле – если выбирается ДА, то все ячейки данного поля должны быть заполнены.
  • Пустые строки – если выбирается НЕТ, поле не должно содержать данных, состоящих из одних пробелов.
  • Индексированное поле - если выбирается ДА, то в соответствие каждому значению поля ставится индекс (простое число). Таблица индексов используется для ускорения выборки данных из таблицы.

Организация связей между таблицами

  • Ключевые поля могут быть двух видов:
    • первичный ключ;
    • внешний ключ.
  • Первичный ключ – поле, каждый элемент которого однозначно определяет запись таблицы.
  • Внешний ключ – поле, которое вводят в таблицу специально для выполнения связывания таблиц.
  • Студент
  • Номер
  • ФИО
  • Дата рожд
  • Группа
  • Сессия
  • Номер
  • Оценка 1
  • Оценка 2
  • Оценка 3
  • Результат
  • Стипендия
  • Результат
  • Сумма стипендии

Организация связей между таблицами

  • Таблицы Студент и Сессия связаны по первичным ключам, а таблицы Сессия и Стипендия связаны по внешнему ключу.
  • При выполнении связывания таблиц с использованием внешнего ключа используются следующие определения:
  • таблица с первичным ключом называется главной таблицей;
  • таблица с внешним ключом – подчиненной таблицей.

Типы связей

  • Один к одному.
  • Первичный ключ главной таблицы связан с первичным ключом подчиненной таблицы.
  • Один ко многим.
  • Первичный ключ главной таблицы связан с внешним ключом подчиненной таблицы.
  • Многие ко многим.
  • Связь реализуется через таблицу-связку и распадается на две связи Один ко многим.
  • Поставщики
  • Товары
  • Товары
  • Заказы
  • 1 : M
  • M : M

Организация связей между таблицами

Виды первичных ключей

  • Первичный кляч может быть двух видов.
  • Простой – состоящий из одного поля.
  • Составной – состоящий из двух и более полей.
  • Составной ключ – это уникальный набор значений отдельных полей.

Понятие целостности данных

  • Поддержание целостности данных гарантирует сохранение существующих связей между таблицами при вводе и удалении записей и запрещает случайное удаление связанных данных.
  • Например, таблицы Покупатели и Заказы связаны по полю Код покупателя.
  • Если Покупатель с кодом 4 сделал 3 заказа, тогда в таблице Заказы будет 3 записи с таким кодом покупателя. Эти записи будут связаны с одной записью в таблице Покупатели.
  • При попытки удаления любой из трех записей в таблице Заказы будет выдано сообщение о нарушении целостности данных.

Понятие целостности данных

Понятие целостности данных

  • Для поддержания целостности данных необходимо в диалоге Связи установить флажок Обеспечение целостности данных.
  • Access может автоматически выполнять каскадное удаление и обновление связанных данных, если в диалоге связи установить флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей .

Запросы

  • Запросы на выборку - используются для выбора из БД интересующей пользователя информации.
  • Выборка – это динамическая таблица с записями данных, которые удовлетворяют определенным условиям запроса.
  • Выборка формируется каждый раз заново при запуске запроса.
  • Можно обращаться с выборкой как с реальной таблицей, т. е. редактировать ее записи. Внесенные изменения будут автоматически отражены в реальных таблицах.

Способы формирования запросов

  • QBE (Query By Example) запрос по образцу, т. е. запрос, который создается с помощью конструктора запросов.
  • SQL (Structured Query Language) – запрос пишется на языке SQL.
  • При формировании QBE запроса Access автоматически формирует соответствующий SQL запрос, который можно посмотреть с помощью команды Вид - Режим SQL.

Запросы

  • Простой запрос – запускается мастер по созданию запроса на выборку.
  • Перекрестный запрос – сводная таблица, которая создается мастером сводных таблиц Excel.
  • Повторяющиеся записи – выполняется группировка записей с одинаковыми значениями указанного поля.
  • Записи без подчиненных - выполняется поиск записей в главной таблице, для которых нет связанных с ними записей в подчиненной таблице.

Создание запроса в режиме конструктора

  • Открыть окно конструктора.
  • Добавить нужные таблицы.
  • Установить параметры запроса.

Параметры запроса на выборку

  • Сортировка – используется для сортировки выборки по указанному полю (ключу сортировки). Ключей может быть несколько. Сортировка по второму ключу выполняется, если есть повторяющиеся значения в поле первого ключа.

Параметры запроса на выборку

  • Поля, у которых снят флажок в строке Вывод на экран участвуют в запросе, но не отображаются в выборке.
  • Условие отбора – выражение, которое используется в качестве критерия отбора записей по тому полю, в столбце которого это выражение введено.
  • После ввода выражения необходимо нажать клавишу ENTER.

Составление условий отбора в запросах

  • Использование маски Like.
  • Символ * заменяет любое количество символов.
  • Например: выражение Like “М*” - позволит отобрать все значения текущего поля, начинающиеся на букву М
  • Использование знаков сравнения.
  • Например: >5; >=10; >= “М*” .
  • Отбор внутри диапазона значений:
  • использование знаков сравнения и оператора AND;
  • использование ключевого слова BETWEEN и оператора AND.
  • Например: >=“М*” AND <=“Р*” ; BETWEEN 5 AND 10.

Составление условий отбора в запросах

  • Использование оператора ИЛИ (OR).
  • Например: для поля Дата условие * 08 OR * 09 (символ* заменяет символы, соответствующие дню и месяцу) позволит отобрать заказы за два года.
  • Для той же цели можно использовать совместно со строкой Условие отбора строку ИЛИ.

Составление условий отбора в запросах

  • Список функций.
  • Группировка – группируются одинаковые значения данного поля.
  • SUM – вычисляется сумма сгруппированных значений.
  • AVG – определяется среднее сгруппированных значений.
  • MIN – определяется наименьшее из сгруппированных значений.
  • MAX – определяется наибольшее из сгруппированных значений.
  • COUNT – вычисляется количество сгруппированных значений.
  • FIRST определяется первое из сгруппированных значений.

Составление условий отбора в запросах

  • LAST определяется последнее из сгруппированных значений.
  • Условие – выбирается из списка, если по данному полю составлено условие отбора.
  • Выражение – выбирается из списка, если для данного поля составлено вычисляемое выражение.