Презентация "Списки в MS Excel. Простейшие базы данных"


Подписи к слайдам:
Списки в MS Excel

Списки в MS Excel

  • Простейшие базы данных

База данных

  • Базы данных являются ядром компьютерных систем обработки информации (информационных систем).
  • База данных - это система файлов, хранящих всю необходимую информацию, и она может быть организована по различным правилам.
  • Одним из наиболее наглядных и распространенных принципов организации является табличная организация. В этом случае база данных реализуется как набор таблиц, хранящихся в файлах. Каждая из таблиц имеет фиксированную структуру и может состоять из произвольного числа строк. Структура таблицы определяет количество столбцов в ней, их заголовки (имена) и вид информации, представимой в каждом столбце (числа, символы, тексты, даты и т.п.).

Системы управления базами данных (СУБД)

  • СУБД - это специальное программное обеспечение для создания баз данных, работы с ними и разработки информационных систем.
  • В электронные таблицы Excel включен набор средств, позволяющий организовать простейшую базу данных и осуществлять автоматический поиск в ней необходимой информации.
  • В Excel каждая таблица базы данных называется списком. Каждый список должен находиться на отдельном рабочем листе.

Список

  • Список - последовательность строк рабочего листа, содержащих в одинаковых столбцах данные одного типа.
  • Список состоит из записей (строк). Каждая строка является элементом списка.
  • Поля (столбцы) списка содержат компоненты (атрибуты) записи.
  • Поля списка имеют имена (метки или заголовки), расположенные в верхней части списка (в первой строке).
  • Итак, список в Excel - это специальным образом организованная таблица, первая (заглавная) строка которой содержит заголовки столбцов (имена полей), а все остальные строки - однотипные записи.

Создание списка

  • Для создания списка необходимо определить поля списка и ввести данные в таблицу:
  • В заглавной строке таблицы (первой или второй строке рабочего листа) введите имена полей.
  • В следующей строке определите, если нужно, выражения для вычисляемых полей (введите в соответствующие ячейки формулы для необходимых вычислений). В этой строке можно предварительно выполнить форматирование ячеек, чтобы обеспечить необходимый вид отображения информации в таблице. Как формулы, так и форматы будут автоматически копироваться при заполнении таблицы в новую строку.
  • Заполнение списка информацией осуществляется непосредственно путем ввода данных в список или с помощью Формы.

Формы для ввода и редактирования данных

  • Форма - способ отображения данных, когда на экране располагаются поля только одной записи-строки.
  • Для работы с формой нужно выбрать пункт меню Данные, Форма... главного меню Excel, предварительно выделив любую ячейку списка. Открывшееся диалоговое окно будет иметь то же название, что и рабочий лист.
  • В окне выводятся заголовки столбцов таблицы в качестве названий полей и окна для ввода данных, курсор стоит в первом окне ввода. Для перехода в следующее окно ввода используется клавиша Tab, для возврата в предыдущее - одновременно нажатые клавиши Shift и Tab. Перемещаться по всем элементам формы можно щелчком левой кнопки мыши. Доступ к вычисляемым полям блокирован. Значения этих полей автоматически заполняются на основе информации, содержащейся в таблице.

  • Фильтрация
  • Подведение
  • итогов
  • Сортировка
  • Способы
  • обработки
  • списка

Сортировка списка

  • Сортировка - упорядочение данных по возрастанию или убыванию.
  • Сортировка записей-строк списка реализуется в Excel в соответствии с содержимым конкретных столбцов командой Данные, Сортировка...
  • При сортировке по возрастанию текстовые данные упорядочиваются в алфавитном порядке, числа располагаются по возрастанию значений от минимального к максимальному, даты - в хронологическом порядке. Сортировка по убыванию происходит в обратном порядке. Пустые ячейки всегда располагаются в конце списка,
  • В Excel можно реализовать многоуровневую сортировку. В трех строках ввода диалогового окна Сортировка диапазона последовательно задаются ключи сортировки - имена полей (столбцов), по которым сортируются данные.

Фильтрация данных в списке

  • Фильтрация позволяет находить и отбирать для обработки часть записей (строк), которые содержат определенное значение или отвечают определенным критериям. Остальные строки при этом скрыты.
  • В Excel для отбора данных списка (реализации запроса к базе данных) используются Автофильтр и Расширенный фильтр.
  • Расширенный фильтр применяется, если в отборе участвуют более двух критериев (условий поиска) или если при сравнении используются результаты вычислений.
  • Для установки Автофильтра следует, находясь в пределах списка, выполнить команду Данные, Фильтр, Автофильтр.

Формирование итогов

  • Подведение различных итогов - один из способов обработки списка.
  • Для получения итоговой информации в Excel используется команда Данные, Итоги (диалоговое окно Промежуточные итоги), которая позволяет применить одну из итоговых функций к некоторому полю или полям. При этом итоги могут быть сформированы не только ко всему списку, но и к отдельным группам записей, имеющих одинаковые значения по одному из полей.
  • Перед выполнением команды Итоги список должен быть отсортирован по тому полю, по которому предусматривается группирование записей.
  • После сортировки можно подвести итоги по списку в целом и итоги по группам записей.