Презентация "Представление об организации баз данных и системах управления базами данных. Работа с данными и создание отчетов в СУБД Microsoft Access"

Урок

по дисциплине

«Информатика и ИКТ»

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Т А Б Л И Ц А

Р А С Ш И Р Е Н И Е

З Н А Н И Е

Б А Й Т

А Д Р Е С

А Б А К

М О Н И Т О Р

С К А Н Е Р

В Ы С К А З Ы В А Н И Е

А Р Х И Т Е К Т У Р А

Тема: «Представление об организации баз данных и системах управления базами данных. Работа с данными и создание отчетов в СУБД Microsoft Access» ЦЕЛИ: Образовательная: ознакомить обучающихся с основными назначениями и объектами программы Microsoft Access, порядком создания отчетов в СУБД Microsoft Access; сформировать представление о понятиях: «база данных», «система управления базами данных», раскрыть и показать их назначение; Воспитательная: воспитывать у обучающихся интерес к изучению темы, способствовать воспитанию аккуратности, точности, исполнительности и информационной культуры; Развивающая: продолжить формирование учебных умений и навыков (умение анализировать, составление конспекта), расширение кругозора обучающихся, развитие познавательных интересов.

Изучение нового материала

1. Определение и назначение базы данных (БД), система управления базами данных (СУБД). Виды моделей информационных структур.

2. Назначение программы Microsoft Access. Интерфейс программы.

3. Основные объекты Microsoft Access.

4. Создание отчетов и виды отчетов в Microsoft Access.

Определение и назначение базы данных (БД), система управления базами данных (СУБД).

С самого начала развития вычислительной техники образовались два основных направления ее использования.

Первое направление — применение вычислительной техники для выполнения численных расчетов, которые слишком долго или вообще невозможно производить вручную.

Второе направление — это использование средств вычислительной техники в автоматических или автоматизированных информационных системах. 

В самом широком смысле информационная система представляет собой программный комплекс, функции которого состоят в поддержке надежного хранения информации в памяти компьютера, выполнении специфических для данного приложения преобразований информации и/или вычислений, предоставлении пользователям удобного и легко осваиваемого интерфейса.

Классическими примерами информационных систем являются банковские системы, системы резервирования авиационных или железнодорожных билетов, мест в гостиницах и . т . д.

Второе направление возникло несколько позже первого. Это связано с тем, что на заре вычислительной техники компьютеры обладали ограниченными возможностями. Надежное и долговременное хранение информации возможно только при наличии запоминающих устройств, сохраняющих информацию после выключения электрического питания. Оперативная память этим свойством обычно не обладает. Используемые в ранних ЭВМ два вида устройств внешней памяти, магнитные ленты и барабаны были несовершенными. Емкость магнитных лент была достаточно велика, не по своей физической природе они обеспечивали последовательный доступ к данным. Магнитные барабаны давали возможность произвольного доступа к данным, но были ограниченного размера.

Основу любой информационной системы составляет база данных — это набор данных, которые организованы специальным образом.

В настоящее время действует Закон «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных». В этом законе дается следующее определение базы данных: «База данных — это объективная форма представления и организации совокупности данных (например, статей, расчетов), систематизированных таким образом, чтобы эти данные могли быть найдены и обработаны с помощью ЭВМ».

Файл — это место фактического хранения информации. В файле различают структуру и собственно данные. Структура файла остается неизменной, а информация (данные) может изменяться при операциях обращения к файлу.  В качестве основной структурообразующей единицы хранимых данных принимается хранимая запись. Хранимые записи состоят из фиксированной совокупности полей, служащих для представления значений какого-либо типа (чисел, литерных строк, дат, булевых значений, денежных единиц и т. д.) и могут иметь формат фиксированной или переменной длины. Полям, как правило, присваиваются уникальные в данной базе имена, ассоциируемые с предметной областью.

База данных (БД) – это взаимосвязанная информация (данные) об объектах, которая организована специальным образом и хранится во внешней памяти компьютера. Программное обеспечение, позволяющее создавать БД, обновлять хранимую в ней информацию, обеспечивающее удобный доступ к ней с целью просмотра и поиска, называется системой управления базой данных (СУБД). Совокупность БД и обслуживающих программ называется информационно-поисковой системой (ИПС): ИПС книжного фонда школьной библиотеки, ИПС кадровой информации предприятия и т.п. Виды моделей информационных структур:

• Иерархическая древовидная модель базы данных
• Сетевая модель базы данных
• Реляционная модель базы данных

школа

9 класс

10 класс

11 класс

9 А

9 Б

11А

11Б

11В

10А

10Б

10В

1 уровень

2 уровень

3 уровень

Пример древовидной модели: Структура школы

ОБЪЕКТЫ:

школа

параллель классов

классы

Иерархическая древовидная модель БД Совокупность элементов, расположенных в порядке подчинения от общего к частному и образующих перевернутое дерево называют графом или иерархической структурой. Параметры данной модели:

• Уровень
• Узел
• Связь

Пример: дерево каталогов в Windows Commander – файловый менеджер Совокупность элементов, которые имеют несколько основных составляющих (узел, уровень, связь) и в которых принята свободная связь между элементами разных уровней называется сетевой моделью.

Сетевая модель базы данных

Пример: сотовый телефон

Телефон

Записная книжка

SMS-сообщения

Звонки

друзья

работа

входящие

исходящие

Ваня

Саша

Маша

55555

890000111

22222

Даша

30000

Коля

11111

Иванов

Петров

Сидоров

Кузнецов

хоккей

плавание

лыжи

футбол

Пример: посещение учащимися одной группы спортивных кружков

Реляционная база данных Это слово происходит от английского relation – отношение. В этом подходе таблица выступает, как совокупность атрибутов объектов называется отношением. Каждый столбец в такой таблице называется – полем - это признак объекта, выделенный в отдельный столбик и которому задано имя. Каждая строка такой таблицы называется запись - совокупность значений полей, которые относятся к конкретному объекту. В каждой таблице реляционной модели должен быть столбец (или совокупность столбцов), значение которого однозначно идентифицирует каждую ее строку. Этот столбец (или совокупность столбцов) называется первичным ключом. Преимущество таких БД – наглядность и понятность организации данных, быстрота поиска нужной информации. Пример: Сотрудники

Тел.

Название отдела

Должность

ФИО

Номер пропуска

ПОЛЯ

*

* - ЗАПИСИ

Номер пропуска	ФИО	Должность	Название отдела	Тел.

Таблица 1 СОТРУДНИКИ

Название таблицы

Первичный ключ к таблице 1

Реляционная модель может содержать одну Реляционная модель может содержать одну или более 2 таблиц, которые связаны между собой некоторым отношением. Связи поддерживаются внешними ключами. Внешний ключ - столбец (или совокупность столбцов), значение которого однозначно характеризует значение первичного ключа другого отношения (таблицы).

Тел.

Название отдела

Должность

ФИО

Номер пропуска

Таблица 1 СОТРУДНИКИ

Первичный ключ к таблице 1

Назначение отдела

Расположение отдела

Название отдела

Таблица 2 ОТДЕЛ

Первичный ключ к таблице 2

Внешний ключ к таблице 1

Пример совокупности информационных объектов

• СТУДЕНТ (Номер студента, ФИО, Дата рождения, Номер группы);
• СТИПЕНДИЯ (Номер студента, размер стипендии);
• ГРУППА (Номер группы, Специальность);
• ПРЕПОДАВАТЕЛЬ (Код преподавателя, ФИО, Должность).

Типы взаимосвязей в модели Связь один к одному (1:1) означает, что каждому экземпляру первого объекта (А) соответствует только один экземпляр второго объекта (В) и, наоборот каждому экземпляру второго объекта(В) соответствует только один экземпляр первого объекта (А).

СТУДЕНТ (Номер студента, ФИО, Дата рождения, Номер группы)

СТИПЕНДИЯ (Номер студента, размер стипендии)

1:1

Типы взаимосвязей в модели Связь один ко многим (1:М) означает, что каждому экземпляру первого объекта (А) соответствует несколько экземпляров второго объекта (В) и, наоборот каждому экземпляру второго объекта (В) соответствует только один экземпляр первого объекта (А).

СТУДЕНТ (Номер студента, ФИО, Дата рождения, Номер группы)

ГРУППА (Номер группы, Специальность)

1:М

Типы взаимосвязей в модели Связь один ко многим (1:М) означает, что каждому экземпляру первого объекта (А) соответствует несколько экземпляров второго объекта (В) и, наоборот каждому экземпляру второго объекта (В) соответствует только один экземпляр первого объекта (А).

СТУДЕНТ (Номер студента, ФИО, Дата рождения, Номер группы)

ПРЕПОДАВАТЕЛЬ (Код преподавателя, ФИО, Должность)

М:М

Назначение программы Microsoft Access. Интерфейс программы.

Microsoft Access — это специальная программа для создания Базы данных .

Файлы созданные в Microsoft Access имеют расширение .mdb и такой файл называется базой данных.

Начало работы

• Пуск → Программы → Microsoft Office → Microsoft Access 2003
• Файл → Создать → Новая база данных
• Задать имя создаваемой базе и сохранить на диске

Приложение Microsoft Access – это настольная система управления реляционными базами данных (СУБД), предназначенная для работы на автономном персональном компьютере (ПК) или локальной вычислительной сети под управлением семейства операционных систем Microsoft Windows.

К основным возможностям СУБД Microsoft Access можно отнести следующие:

1. Проектирование базовых объектов – двумерные таблицы с полями разных типов данных.

2. Создание связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления полей и каскадного удаления записей.

3. Ввод, хранение, просмотр, сортировка, изменение и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата алгебры логики.

4. Создание, модификация и использование производных объектов (запросов, форм и отчетов).

После загрузки MS Access на экране появится главное окно, в котором размещается окно базы данных. При первом запуске Access в главном окне выводится область задач в режиме «Приступая к работе», с помощью которой можно открыть существующие БД и «Создать файл».

При выборе команды «Создать файл» в области задач изменится режим на «Создание файла».

Стандартное окно MS Access

Окно базы данных имеет:

· строку заголовка;

· панель инструментов, на которой расположены следующие кнопки: Открыть; Конструктор; Создать; Удалить; Крупные значки; Мелкие значки; Список; Таблица;

· панель "Объекты": таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы и модули

· область окна со списком возможных режимов создания новых объектов или просмотра и редактирования существующих объектов (в этой области также отображаются списки имеющихся в этой базе таблиц, форм, запросов и т.д.)

Строка состояния находится внизу главного окна и предназначена для вывода краткой информации о текущем режиме работы.

 

Команды панели инструментов окна БД:

· Открыть – открытие выделенного объекта (таблицы, запроса, формы и т.д.) в режиме страницы;

· Конструктор - открытие выделенного объекта в режиме конструктора;

· Создать – создание объекта базы данных;

· Удалить – удаление выделенного объекта;

· Крупные значки; Мелкие значки; Список; Таблица – представление объектов базы данных в окне базы данных в соответствующем виде.

Объекты базы данных

Таблицы

Формы

Модули

Отчеты

Макросы

Запросы

Создание базы данных в Microsoft Access Объект "Таблицы" Создать новую таблицу можно одним из 3-х способов:

• с помощью конструктора
• путем ввода данных
• с помощью мастера

Таблица - основной (базовый) объект базы данных. Все остальные объекты создаются на основе существующих таблиц.

• В таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе данных;
• А также таблицы хранят структуру базы данных (поля, их типы и свойства)

Создание базы данных в СУБД Access Режим Конструктора позволяет задавать имена полей, тип данных и определять его свойства. Создание базы данных в СУБД Access Режим Таблица позволяет вводить, редактировать, просматривать и изменять структуру таблицы. Заполнение таблицы данными Для того, чтобы внести данные в таблицу, откроем ее, выполнив двойной щелчок мышью на имени таблицы или, выделив нужную таблицу нажать на кнопку "Открыть" в окне базы данных. Перед нами появится таблица с поименованными полями, но пустыми записями. Для заполнения таблицы достаточно поставить курсор в нужное поле и внести данные. Объект «Запросы" Объект «Запросы" Запросы - важнейший инструмент любой системы управления базами данных (СУБД). Они служат для выборки определенных записей из базы, обновления таблиц и включения в них новых записей. Чаще всего запросы используют для отбора конкретных групп записей, удовлетворяющих определенному условию. Чаще всего запросы используют для отбора конкретных групп записей, удовлетворяющих определенному условию. Кроме того, они еще и позволяют комбинировать информацию хранящуюся в разных таблицах, обеспечивая унифицированный вид, связанным элементам данных. Управление базой данных в СУБД Access Запрос на выборку В окне запроса выбираем и добавляем таблицы и имена полей, которые будут заданы условием. В строке Условие отбора: вводим условия для выбранных полей. Управление базой данных в СУБД Access Запрос на выборку В окне запроса выбираем и добавляем таблицы и имена полей, которые будут заданы условием. В строке Условие отбора: вводим условия для выбранных полей. Управление базой данных в СУБД Access Запрос с параметром Чтобы создать запрос с параметром выполняем команду Запрос, Параметры. В появившемся диалоговом окне вводим значение параметра и тип данных. Для просмотра запроса в окне базы Для просмотра запроса в окне базы данных выделяем Запрос и щелкаем по кнопке Открыть. Объект «Формы" Формы - позволяют отображать данные, содержащиеся в таблицах или запросах, в более удобном для восприятия виде.

• При помощи форм можно добавлять в таблицы новые данные, редактировать или удалять существующие
• Может содержать рисунки, графики, фото и др. объекты

Создание формы с помощью мастера Создание формы с помощью мастера На панели Создание форм выбрать в окне На панели Создание форм выбрать в окне Таблицы и запросы исходную таблицу, а в окне Доступные поля : – поля для формы На панели Создание форм с помощью переключателей выбрать способ размещения полей на Форме (например, в один столбец) и стиль оформления. На панели Создание форм с помощью переключателей выбрать способ размещения полей на Форме (например, в один столбец) и стиль оформления. В результате появится окно формы в столбик и вид формы можно изменять в режиме Конструктора В результате появится окно формы в столбик и вид формы можно изменять в режиме Конструктора

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

Создание отчетов и виды отчетов в Microsoft Access

Способы создания отчета: В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами: Конструктор Мастер отчетов Автоотчет: в столбец Автоотчет: ленточный Мастер диаграмм Почтовые наклейки Создание отчета с помощью мастера Создание отчета с помощью мастера

Создание отчета с помощью мастера

1.   В окне базы данных выберите вкладку Отчеты.

2.   Нажмите кнопку Создать.

3.   В диалоговом окне Новый отчет выберите нужного мастера. Описание действий, выполняемых мастером, выводится в левой половине диалогового окна.

4. Выберите имя таблицы или запроса, содержащих данные, по которым строится отчет.

 

�      Примечание.   Microsoft Access по умолчанию использует эту таблицу или запрос как базовый источник данных для отчета. Однако мастер позволяет изменить источник данных, а также выбрать поля из других таблиц или запросов.

 

5.      Нажмите кнопку OK.

6.      Если на шаге 3 выбран мастер отчетов, мастер диаграмм или мастер наклеек, выполняйте инструкции мастера, выводящиеся в диалоговом окне. Если выбран один из мастеров автоотчетов, отчет создается автоматически.

На панели Создание отчета выбрать в окне Таблицы и запросы исходную таблицу или запрос, а в окне Доступные поля : – поля для отчета На панели Создание отчета с помощью переключателей выбрать вид макета для отчета (например, ступенчатый) и стиль оформления. На панели Создание отчета с помощью переключателей выбрать вид макета для отчета (например, ступенчатый) и стиль оформления. В результате появится окно отчета и В результате появится окно отчета и вид отчета можно изменять в режиме Конструктора

Просмотр и печать отчетов

Созданный отчет можно отобразить на экране и напечатать.

Access позволяет просмотреть отчет перед печатью и установить подходящие поля страницы. При просмотре отчета в режиме одной полной страницы (масштаб 100%) Access отображает отчет так, как он будет выглядеть при печати. Просмотреть отчет перед печатью можно в режиме Предварительного просмотра. Чтобы изменить поля страницы отчета: В режиме Предварительного просмотра отчета выберите команду Параметры страницы. Откроется диалоговое окно Параметры страницы.

Закрепление изученного

материала

ВОПРОСЫ

1. Что такое база данных?

2. Для чего применяется программа Microsoft Access?

3. Перечислите основные объекты Microsoft Access.

4. Укажите порядок создания отчетов.

5. Самостоятельная работа. Создать базу данных «Успеваемость по дисциплинам».

Пример базы данных «Успеваемость по дисциплинам»

012 группа

Хабибуллина Гузель

Вафин Азат

Газимова Дина

Ахмадуллина Минзиля

1 уровень

Студенты

Информатика

Математика

Иностранный язык

Физика

2 уровень Дисциплины

«5»

«4»

«3»

3 уровень

Оценки

Подведение итогов урока (выставляются оценки в журнал) Домашнее задание Готовиться по учебнику М. С. Цветкова, Л. С. Великович «Информатика и ИКТ», стр. 267 - 280, ответить на вопросы, в тетрадях составить базу данных «Cтуденты».