Презентация "Работа с документами, как важнейшая обслуживающая функция управления"

ГБПОУ города Москвы «Спортивно-педагогический колледж» Департамента спорта и туризма города Москвы Презентация “Работа с документами, как важнейшая обслуживающая функция управления”

Выполнил: преподаватель информатики Макеева Е.С.

Москва 2017

Содержание

• Введение
• Подготовка документов
• Регистрация документов и формирование дел
• Контроль за исполнением документов
• Систематизация и хранение документов
• Номенклатура дел организации
• Формирование дел
• Подготовка дел к архивному хранению
• Обработка корреспонденции
• Вскрытие почты
• Извлечение и проверка прилагаемых бумаг
• Сортировка почты
• Оформление документов и подготовка их к отправке
• Служебные письма
• Правила оформления деловых писем
• Телефакс
• Заключение
• Список используемой литературы

Введение Организация работы с документами – это важнейший фактор управления трудовыми правоотношениями в организации. Документ в организации после создания или поступления проходит много этапов: фильтрацию, регистрацию, индексацию, исполнение, контроль и так далее. Я считаю эту тему особенно актуальной, так как делопроизводство – одна из функций управления. Подготовка документов

• Секретарь осуществляет «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю.
• Передача документов на рассмотрение должна осуществлять в день их получения.
• ВХОДЯЩИЙ документ – документ, поступивший в учреждение.

Регистрация документов и формирование дел В настоящее время находят применение три системы регистрации документов: - Централизованная - Децентрализованная - Смешанная При регистрации документы делятся на несколько групп,

• входящие документы
• исходящие документы
• внутренние документы
• коммерческие контракты
• документы, имеющие гриф «КТ» («Конфиденциально»)
Распространение получили две формы регистрации документов – журнальная и карточная.

Контроль за исполнением документов Документы подлежат исполнению в определенный срок, который может быть:

• Типовым
• Индивидуальным
Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока. Срок исполнения входящего документа исчисляется с момента поступления его в учреждении, а создаваемого – с момента доведения его до исполнителя. После исполнения документ снимается с контроля.

Систематизация и хранение документов Оформленные дела сдаются в архив организации. Помещение архива должно быть безопасно в пожарном отношении, гарантировано от затопления и иметь запасной выход. Архив должен быть оборудован стационарными стеллажами. Номенклатура дел организации .

Для обеспечения порядка формирование и учёта дел составляется номенклатура дел. Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру для организации.

Номенклатура дел составляют по установленным нормам,

печатают в необходимом

количестве экземпляров.

Формирование дел В дело документ направляется тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. При формировании дел необходимо – помещать в дело только исполненные, документы и группировать в дело документы одного календарного года. Подготовка дел к архивному хранению В архив организации передаются: дела постоянного (свыше 10 лет), временного хранения, по личному составу. Законченные дела подлежат оформлению, а именно:

• подшивке или переплету;
• нумерации листов в деле;
• составлению заверительной надписи дела;
• оформление обложки дела;
• составлению внутренней описи документов дела;

Обработка корреспонденции Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрению руководством и доставляются исполнителям. Вскрытие почты Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день поступления документов. Документы оформляются на бланках.

• общий бланк;
• бланк письма;
• бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Извлечение и проверка прилагаемых бумаг Документы регистрируются в организации один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. Документы регистрируются на карточках. Составляются следующие картотеки:

• справочные;
• контрольно-справочные;
• по географии поступающих документов;
• по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
• тематические (приказы, решения) и др.

Сортировка почты

Все документы делятся на две большие

группы:

• Документы по общим и

административным вопросам.

• Документы по функциям управления.

Оформление документов могут быть совершенно разными:

• по виду оформления – подлинные, копии, выписки, дубликаты;
• по средствам фиксации – письменные, графические, фото-кинодокументы и т.д.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные), совершенно секретные (ДСП), с грифом «конфиденциально»

По срокам исполнения срочные и несрочные.

Оформление документов и подготовка их к отправке Дела подлежат оформлению при их завершении и по завершении года. Обложка дела постоянного и долговременного хранения оформляется по установленной форме. Надписи на обложках дел производится четко черными чернилами или тушью. Описи дел составляются в двух или трёх экземплярах. Служебные письма Бланки служебного письма состоит из следующих реквизитов:

• Государственный герб РФ;
• Герб субъектов РФ;
• Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• Код формы организации;
• Наименование организации;
• Справочные данные об организации.

Правила оформление деловых писем Деловые письма имеют определенный правила составления и оформления выделяются следующих этапы:

• Изучение существа вопроса;
• Подготовка и написание проекта текста письма;
• Согласование проекта письма;
• Подписание руководителем;
• Регистрация;
• Отправка.
Письмо составляется обычно по схеме: вступление, основная часть, заключение. Деловое письмо практически всегда начинается с обращения. Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если стиль и оформление письма выбраны верно, получателю будет легко и приятно работать с ним.

Телефакс Телефакс является самым популярным средством для оперативного обмена информации, его достоинство – возможность передачи документа в любую точку земного шара за одну минуту. Факсимильная связь по-прежнему остается для бизнеса жизненно важным средством. Заключение Организация работы с документами – ключевая технология управления любом учреждении: выполняя свою работу я ставила перед собой цель, рассказать о службе документационного обеспечения управления, эффективность деятельности ДОУ зависит от квалификации работников делопроизводства, степени оснащенности службы и условий труда. Список используемой литературы

• Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие.- М.:ООО «Управление персоналом»,2008
• Андреева В.И. Практика делопроизводства: организация и ведение: учебно-практическое пособие / В.И.Андреева.-М.:КНОРУС,2007.-272с.
• Аручиди Н.А. Компьютер и другая оргтехника для секретаря. –Ростов н/Д: Феникс,2005. -349с.: ил. –(Среднее профессиональное образование).
• Березина Н.М. Современное делопроизводство.,3-е изд., - СПб.: Питер,2007.-224с.
• Баласанян В.Э. Секретарское дело №2/2008 «Использование электронной почты» стр.46-49.
• Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к ТЕРМИКА,2004.-172с.
• ГОСТ Р 6.30-2005 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требование к оформлению документов».
• Демин Ю.М. Делопроизводство. Документационный Бератор,2003
• Киселев С.В. Современные офисные технологии: Учебное пособие для 10-11кл./С.В.Киселев, И.Л.Киселев. -2 –е изд., стер. – М.: Издательство центр «Академия»,2006. – 208с.
• Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления).4 –е изд.. и допол. –М.:ООО Журнал «Управление персоналом»,2008. – 408с.